Avec en moyenne 250 candidatures reçues par offre d’emploi publiée, le simple tri des candidatures peut vite nécessiter une personne employée à temps plein, si l’on veut étudier chaque CV avec soin.
Cette étape chronophage impacte également l’un des principaux KPI que vous devez avoir à l’œil : le time-to-hire. En effet, pour recruter les meilleurs, vous n’aurez pas des heures car, c’est prouvé, la rapidité est cruciale pour retenir les bons candidats. Peuvent en témoigner les organisations avec un temps de recrutement supérieur à 40 jours : elles subissent une augmentation de 12% de leur taux d’abandons (selon l’Étude 2025 de Tellent) .
Conséquence : il faut faire vite dans un contexte de recrutement de plus en plus exigeant et avec des candidats de plus en plus volatiles. Pour rester dans la course, il faut gagner du temps en commençant par ne pas faire à la main, ce qui peut se faire en un clic. Facile à dire ? Vous allez voir dans cet article que c’est aussi facile à faire !
Gestion des candidatures : définition
Une définition simple de la gestion des candidatures consiste à la décrire comme l’ensemble des actions et des outils qui permettent de recevoir, de trier, d’analyser et de suivre les candidatures tout au long du processus de recrutement.
La gestion des candidatures concerne les professionnels des ressources humaines, les recruteurs ainsi que les dirigeants des PME, qui souhaitent structurer leurs recrutements pour gagner en efficacité.
Dans le contexte de tension du marché que nous connaissons, où la pénurie de candidats est une réalité dans certains secteurs, où recruter vite et bien est devenu un enjeu stratégique, la gestion des candidatures n’est plus une option et ne doit surtout plus se faire manuellement.
Encore trop d’organisations s’appuient sur des méthodes “artisanales” pour la gestion de leurs candidatures : dossiers papiers, tableaux Excel, échanges de mails…
Ces outils, aujourd’hui inadaptés, sont devenus des freins à votre efficacité :
- ils vous font perdre votre temps,
- rendent le suivi des candidats fastidieux,
- augmentent le risque d’erreurs, de pertes d’informations ou d’oublis,
- ne favorisent pas la collaboration au sein des équipes RH,
- allongent les délais de réponses
- et finissent par mettre à mal l’expérience candidat et par effet de domino, marque employeur…
En somme, l’absence d’outil de suivi de candidature nuit aux principaux KPI de recrutement que vous pilotez pour vous assurer de la qualité de votre capital humain, de la performance et de la compétitivité de votre entreprise :
- La performance de la marque employeur
- La durée entre la diffusion de l’annonce d’emploi et l’embauche
- Le taux de candidatures pertinentes reçues
- Le coût réel du recrutement
- Le taux de satisfaction de l’onboarding
En quoi consiste la gestion des candidatures concrètement ?
Aujourd’hui une bonne gestion de vos candidatures passe nécessairement par un Tellent Recruitee, capable d’automatiser les tâches chronophages qui n’ont aucune valeur ajoutée et qui alourdissent considérablement votre quotidien de recruteur :
- La publication de vos offres d’emploi en une seule fois sur l’ensemble de vos canaux comme votre site carrière, vos jobboards, vos réseaux sociaux.
- La centralisation des candidatures que vous recevez via différents canaux, évitant ainsi les recherches fastidieuses dans vos boîtes mails.
- L’envoi d’accusés de réception et de messages types de convocations, relances, réponses négatives, que vous pouvez personnaliser, planifier et automatiser.
- Le tri automatique des CV selon des critères définis (compétences, expérience, mots-clés), ce qui fait gagner un temps précieux lors de la présélection.
- La planification des entretiens, grâce à des calendriers partagés et des intégrations avec les outils de messagerie.
- Le suivi du parcours candidat, avec une vue claire sur les étapes franchies, les évaluations, les échanges, sans risquer de perdre d’informations.
En évitant à vos équipes de gérer ces tâches à faible valeur ajoutée, leur donner accès à un outil de gestion des candidatures leur permet de se concentrer sur des missions nettement plus valorisantes et stratégiques comme :
- Attirer les bons profils en travaillant à la rédaction d’offres d’emplois attractives,
- Construire une marque employeur forte,
- Collaborer entre RH, opérationnels et dirigeants,
- Qualifier les candidatures, analyser les profils et organiser les entretiens,
- Connecter les bonnes personnes aux bons postes, au bon moment,
- Créer les conditions pour que chaque recrutement soit une réussite,
- Veiller à la conformité des processus : RGPD et égalité des chances,
- Suivre les KPI comme les délais de recrutement ou le taux de conversion, etc.
Sans un outil de suivi de candidatures, non seulement les recruteurs peuvent expérimenter un sentiment de frustration et de désorganisation mais les candidats peuvent perdre leur intérêt initial en raison de délais trop long ou d’un manque de communication sur les étapes du recrutement.
Cela menant à une mauvaise expérience candidat, nuisible pour l’image de marque de votre entreprise…Mais ce n’est pas tout, un système de gestion de vos candidatures inadapté peut avoir des conséquences bien plus sérieuses, impactant bien plus que votre service RH.
Gestion des candidatures inefficace : ces erreurs qui vous coûtent cher
Un outil de gestion des candidatures obsolète ou pas d’outil du tout peuvent, au delà de vous faire perdre un temps précieux, devenir un frein à vos recrutements et engendrer des gouffres financiers pour votre organisation.
Vous l’avez certainement déjà expérimenté : si le processus de recrutement est trop complexe ou trop long, 60% des candidats abandonnent en cours de route, les meilleurs d’entre-eux, bien entendu… (Étude Tellent 2025)
Et peut-être vous retrouvez-vous dans ce sentiment partagé par 1 recruteur sur 2 qui estime passer trop de temps à trier manuellement les candidatures (Étude CareerBuilder) ?
Mais d’autres signes de dysfonctionnement doivent vous alerter.
Mauvaise gestion des candidatures : ce qui doit vous alerter
- Manque de communication avec les candidats : l’absence d’accusé de réception ou de retour nuit à votre marque employeur et décourage les candidats
- Délais trop longs entre la réception d’une candidature et la première prise de contact ou entre le premier et le deuxième entretien, les candidatures restent sans réponse pendant plusieurs semaines, décourageant les meilleurs profils qui acceptent d’autres offres ailleurs.
- Mauvaise gestion du tri manuel des CV excessivement chronophage alors que des outils de pré-sélection existent, à l’absence de centralisation dispersant les candidatures entre différents dossiers ou interlocuteurs.
- Erreurs fréquentes : candidats oubliés, doublons, réponses mal adressées
- Lassitude des recruteurs et managers face à des tâches répétitives
- Absence d’historique des candidatures : impossible de retracer vos anciens échanges avec un candidat (risque d’oubli des étapes passées) et obligation de recommencer de zéro pour chaque nouvelle offre. Côté légal, vous ne pouvez pas prouver le respect de vos obligations (RGPD, égalité des chances…).
- Difficultés à suivre l’avancement des recrutements
- Manque d’intégration avec vos autres outils RH : l’outil de gestion des candidatures ne communique pas avec les systèmes de paie, d’onboarding ou de formation entraînant une double saisie chronophage, des difficultés à maintenir vos données à jour, un processus de recrutement décousu, un manque de visibilité global, un onboarding ralenti, la non-conformité potentielle et une expérience utilisateur dégradée (RH et managers).
- Pas de reporting : donc pas d’évaluation de la performance et donc pas d’optimisation des méthodes possibles.
Selon Robert Half, le cabinet RH, un mauvais processus de recrutement peut coûter jusqu’à 45 000 € à l’entreprise.
Le coût financier d’une mauvaise gestion des candidatures reste un indicateur mesurable avec des impacts clairement visibles dans votre budget.
En revanche, le coût humain est beaucoup plus insidieux et nettement plus long à détecter :
- démotivation des équipes,
- surcharge de travail,
- perte de confiance dans le processus de recrutement (doute sur l’efficacité, la fiabilité et l’équité de la part des candidats, des managers et des recruteurs)
- voire démissions en chaîne.
Si vous avez observé ces signaux d’alerte dans votre organisation, ce qui suit va vous donner les clés pour contrer cette spirale infernale de coûts financiers et humains.
Comment réorganiser la gestion des candidatures ?
Pris isolément, les signaux d’alerte peuvent sembler anecdotiques pour certains d’entre eux, mais lorsqu’ils se cumulent et que vos indicateurs le confirment, c’est qu’il est temps de revoir votre processus de recrutement et notamment la gestion de vos candidatures en profondeur.
Étape 1 : l’audit de vos processus
C’est le moment de poser un diagnostic clair car avant d’améliorer, il faut comprendre les points de friction et les sources de perte de temps et d’erreurs.
Cela peut passer par une cartographie de chaque étape du parcours candidat de votre entreprise, de la réception des CV jusqu’à la prise de décision finale : qui fait quoi et comment ?
Pour répondre à cette question, voici les éléments que vous pouvez analyser :
- Mesurez la réactivité de vos équipes
- Observez la fluidité de vos échanges
- Analysez le suivi, est-il rigoureux et facile ?
- Relevez les tâches manuelles répétitives (emails, relances, saisie, réponses)
- Consultez les reportings de recrutement : en avez-vous ? Sont-ils précis ? Fournissent-ils des indicateurs clairs et exploitables ?
Dans notre entreprise, je constate clairement un lien entre un délai de recrutement plus court et le succès dans l’embauche de talents. Un time-to-hire plus court, c’est un parcours de recrutement réduit pour le candidat, des retours plus rapides et un échange d’informations fluide, ce qui reflète aussi la fiabilité et le professionnalisme de l’entreprise. Cette efficacité ne se limite pas à répondre aux attentes de base, elle crée aussi une perception positive auprès des talents, renforçant ainsi le succès des recrutements.
Sera Mbaraka, Recruteuse chez Die Görgens Gruppe (Olymp & Hades)
Étape 2 : la centralisation de vos candidatures
À présent que votre diagnostic est clairement établi, c’est la centralisation qui devient la clé de votre performance : Vous devez vous équiper d’un ATS (outil de gestion des candidatures) pour rassembler l’ensemble des informations liées à vos recrutements au même endroit.
Non seulement, la mise en place de cet outil favorise l’accès de ces informations à tous les acteurs du recrutement, mais en plus, il fait gagner en efficacité grâce à l’automatisation des tâches répétitives citées plus haut. Véritable espace de collaboration entre managers et recruteurs, chacun peut suivre indépendamment l’avancement des candidatures, ajouter ses commentaires, procéder aux validations.
Cette centralisation a le bénéfice de rendre possible la génération de reportings intégrés, essentiels pour ajuster vos pratiques dans une démarche d’amélioration continue. Mais encore faut-il que cet outil soit adopté… C’est l’objet de la troisième étape de votre réorganisation.
Étape 3 : Accompagnement au changement et formation
Un bon outil ne sera efficace que s’il est adopté par vos équipes. Pour ce faire, vous devez embarquer vos collaborateurs dans votre nouvelle culture du recrutement et leur expliquer les bénéfices directs dans leur quotidien de recruteur : plus facile, plus collaboratif, plus réactif.
Vous pouvez le faire au travers d’ateliers qui seront aussi l’occasion de prendre l’outil en main.
Une fois cette prise en main effectuée, vous pourrez nommer des référents internes vecteurs du partage des bonnes pratiques.
Gardez en tête que cette troisième étape est cruciale pour remplir votre objectif à moyen terme, à savoir l’amélioration de la gestion des candidatures dans votre entreprise, mais surtout pour remplir votre objectif à long terme : mieux recruter !
Comment choisir son logiciel de gestion des candidatures pour mieux recruter ?
Téléchargez gratuitement notre check-list reprenant les caractéristiques principales à observer pour bien choisir votre ATS de gestion des candidatures.
Une entreprise peut-elle se passer d’un logiciel de gestion des candidatures ?
Reprenons maintenant l’ensemble des critères ci-dessus dans un comparatif “AVEC / SANS outil de gestion des candidatures”, qui vous permettra de visualiser concrètement les bénéfices d’un ATS, de prendre une décision éclairée, puis d’argumenter une demande de budget en interne. Ce support pourra également vous être d’une grande utilité lors de la préparation d’appel d’offre et lors de la présentation de l’outil aux équipes.
| SANS LOGICIEL (Gestion manuelle) | AVEC LOGICIEL ATS (Gestion automatisée des candidatures) | |
| Centralisation & Collaboration | Vous recherchez les informations dans plusieurs supports dispersés : mails, Excel, fichiers papier, etc. Tout comme vos échanges qui manquent de traçabilité. | Vos candidatures sont regroupées sur une plateforme unique et partagée, accessible par toutes les parties prenantes. Les commentaires sont centralisés, envoi de notifications. |
| Automatisation | Tri manuel, relances par email, copier-coller chronophages. | Réponses automatiques, relances planifiées, filtres intelligents. |
| Suivi & Communication | Étapes floues, candidats oubliés, manque de visibilité, réponses tardives, voire inexistantes. | Pipeline visuel, étapes personnalisées et facilement suivies. Envoi d’emails / sms intégrés et personnalisables, meilleure réactivité. |
| Expérience candidat | Lenteur, silence, image peu professionnelle. | Interface fluide, réponses rapides, marque employeur valorisée. |
| CVthèque | Difficile, souvent inexistante ou non structurée. | Moteur de recherche intelligent avec filtres. |
| Diffusion des offres | Publication manuelle, répétitive sur chaque plateforme. | Publication en un clic sur plusieurs jobboards et réseaux. |
| Entretiens | Prises de rendez-vous manuelles, suivi par mails. | Intégration de l’agenda, visio et feedbacks centralisés. |
| Suivi de l’historique candidat | Historique incomplet ou perdu. | Suivi précis et chronologique de toutes les actions sur chaque profil. |
| Reporting | Performance non mesurée, données difficiles à exploiter. | Tableaux de bord clairs pour visibilité et pilotage des données de recrutement dans un objectif d’amélioration continue. |
| RGPD | Risques de non conformité élevés. | Données sécurisées, consentements tracés, règles paramétrables. |
| Intégrations & scalabilité | Processus figé, difficilement scalable. | Intégrations avec SIRH, API, évolutivité selon vos besoins. |
| Formation et accompagnement | Pas de cadre structurant, dépendance aux habitudes individuelles. | Accompagnement au changement, formations et support dédiés. |
En conclusion : la quête du talent a besoin d’outils
Dans un marché du travail tendu entre pénuries et surabondance de candidats selon les secteurs, la gestion des candidatures ne peut plus se faire à la main comme au temps où le courrier et la lettre manuscrite primaient.
Gérer les candidatures demande désormais des outils adaptés et adaptables, à la fois capables de centraliser les informations, de fluidifier les échanges, d’automatiser les tâches chronophages et de favoriser une collaboration efficace entre toutes les parties prenantes du recrutement.
Si vous souhaitez attirer les meilleurs talents, améliorer leur expérience candidat et gagner en efficacité, il est temps de passer à un outil structurant et performant.
Rassurez-vous, cet outil n’est pas prêt de remplacer l’humain, qui reste maître de la décision finale. Au contraire, il vous donne les moyens de recruter mieux, en vous concentrant sur ce que vous savez faire de mieux.
Présentation de l’auteure
Diane Prevosteau
Diane, responsable et créatrice de contenus depuis plusieurs années est passionnée par l’univers de la tech RH. Son objectif ? Partager des conseils pratiques, des astuces et les dernières tendances pour aider et accompagner les professionnels du monde des RH.
A propos de Tellent
Tellent : La plateforme de décision de vos équipes RH
Avec plus de 7 000 entreprises du monde entier qui utilisent nos produits, Tellent accompagne les équipes RH pour des prises de décisions plus rapides, plus stratégiques et plus performantes, en leur évitant les tâches sans valeur ajoutée. Grâce à Tellent, les équipes RH se concentrent sur ce qui compte vraiment : offrir une meilleure expérience à toutes les étapes du parcours candidat et collaborateur pour maintenir des salariés épanouis.