La gestion de vos salariés soulève des questions pour lesquelles vous n’avez pas toujours la réponse ? Malgré les informations réglementaires à votre disposition, vous manquez de temps ou vous avez des doutes sur l’application des textes ? Découvrez un exemple concret de question RH issu du service « Accompagnement juridique RH » des Éditions Tissot.
Profil de l’entreprise
Effectif de l’entreprise : plus de 50 salariés
Convention collective concernée par la demande : Convention collective nationale des bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs-conseils, sociétés de conseils – IDCC 1486
Question RH
Bonjour,
Plusieurs de nos collaborateurs se sont manifestés pour faire un don de congés à l’un de leur collègue dont le conjoint souffre d’un grave handicap. Quelles sont les règles à suivre ? Avez-vous un modèle de courrier ?
Cordialement
Réponse apportée par l’équipe « Accompagnement juridique RH » des Éditions Tissot
Vous aussi, vous avez des questions en droit du travail ? Découvrez le service Editions Tissot : Accompagnement juridique RH
Bonjour Madame,
Vous souhaitez des informations sur la marche à suivre pour un don de jour de repos entre salariés.
Vous trouverez, ci-après, des informations détaillées sur les règles légales, car il n’existe à notre connaissance aucune mesure spécifique dans la CCN Syntec. Nous vous joignons également un modèle de « formulaire de dons de jours de repos » à personnaliser.
Le don de jours de repos est possible dans toutes les entreprises, quelles que soient leur activité et leur taille, pour autant qu’elles occupent au moins deux salariés : le donateur et le bénéficiaire.
Le don de jours de repos suppose :
1. qu’il y ait des personnes susceptibles, sur le moment ou un jour ou l’autre, d’en bénéficier ;
2. qu’un ou plusieurs salariés manifestent l’intention de céder des jours de repos ;
3. que l’employeur ne s’y oppose pas.
La négociation d’un accord collectif, en définissant les modalités de mise en œuvre, n’est pas un préalable indispensable, même si elle n’est pas exclue.
La direction peut, néanmoins, définir unilatéralement les conditions et les modalités de ces dons (mais ce n’est pas une obligation).
Tous les jours de repos acquis par le salarié, dont il a la maîtrise et qui n’ont pas un caractère d’ordre public, peuvent être donnés. Il n’est pas nécessaire que les jours de repos aient été transférés dans un compte épargne-temps (C. trav., art. L. 1225-65-1, L. 3142-25-1, L. 3142-94-1 ; CSI, art. L. 723-12-1).
Les repos cédés doivent en principe être des journées entières.
Dans la mesure où peuvent coexister des jours ouvrés (JNT, JRTT, etc.) et des jours ouvrables (s’agissant notamment des congés payés), l’idéal est de procéder à une conversion en jours travaillés, c’est-à-dire en jours ouvrés.
Ces dons peuvent être alimentés par tout ou partie :
– de la cinquième semaine de congés payés ;
– des jours de congés conventionnels supplémentaires ;
– des jours de RTT, des journées de repos accordées dans le cadre d’une organisation pluri-hebdomadaire du temps de travail, ou des jours non travaillés pour les bénéficiaires d’une convention de forfait en jours ;
– des journées offertes par l’entreprise ;
– des jours de repos compensateur et des contreparties en temps liés aux heures supplémentaires (repos de remplacement du paiement, repos compensateur légal pour les heures accomplies au-delà du contingent annuel, contrepartie en repos) ou à des sujétions particulières (astreintes, déplacements professionnels, etc.) ;
– des jours de repos de récupération non pris liés, par exemple, à des jours fériés travaillés ou coïncidant avec un jour de repos.
Sont en revanche exclus :
– les 24 jours ouvrables, socle minimal des congés payés, selon les normes européennes ; ces jours sont d’ailleurs expressément exclus par la loi (C. trav., art. L. 1225-65-1, L. 3142-25-1, L. 3142-94-1 ; CSI, art. L. 723-12-1) ;
– le 1er mai, les dimanches, les jours fériés collectivement chômés, et même les jours de pont, ou la cinquième semaine, ou les congés payés conventionnels dès lors qu’ils s’accompagnent d’une fermeture de l’entreprise ;
– les jours de repos hebdomadaires collectifs accolés ou non aux dimanches ;
– les jours de repos ayant pour objet la protection de la sécurité et de la santé des salariés (le repos hebdomadaire de 35 heures, même si cette journée et demie varie d’un salarié à l’autre, la suspension du travail pour raison médicale ou de sécurité, etc.).
Cette liste d’exclusion peut éventuellement être complétée par l’accord collectif ou la décision unilatérale de la direction organisant le don de jours.
Quelles conditions doit remplir le salarié pour bénéficier du don ?
Le receveur doit en premier lieu appartenir à l’entreprise du donneur.
Tous les salariés de l’entreprise, remplissant les conditions requises, peuvent en bénéficier, quel que soit leur contrat de travail, à durée indéterminée ou à durée déterminée, à temps complet ou à temps partiel. En revanche, il n’est pas possible de faire don de jours de repos à un salarié d’une autre entreprise, quand bien même cette dernière ferait partie du groupe auquel appartient l’entreprise du ou des donateurs.
L’attribution de ces jours peut le cas échéant être soumise à une condition d’ancienneté.
Le bénéficiaire doit par ailleurs :
– soit avoir perdu un enfant ou une personne dont il avait la charge effective et permanente, âgés l’un et l’autre de moins de 25 ans à la date de leur décès (C. trav., art. L. 1225-65-1, al. 2) ;
– soit avoir un enfant à charge de moins de 20 ans, gravement malade (C. trav., art. L. 1225-65-1, al. 1er). Les conditions à remplir pour bénéficier de ce don sont identiques à celles applicables au congé de présence parentale (C. trav., art. L. 1225-62) ;
– soit apporter son aide à un proche atteint d’une perte d’autonomie d’une particulière gravité ou souffrant d’un handicap.
La loi n’impose aucune procédure particulière.
Cela étant, compte tenu des enjeux liés au don de jours de repos, il est indispensable que l’employeur se ménage une preuve du don.
Aussi, sous réserve des éventuelles dispositions conventionnelles ou des modalités fixées par la direction, il est conseillé de faire faire le don par écrit. Il peut s’agir d’un courrier, d’une lettre remise en main propre, d’un courriel du donateur ou d’un formulaire mis en place au sein de l’entreprise. Seront mentionnés, a minima, la ou les catégories de jours donnés, leur nombre, la période de référence à laquelle ils se rattachent, le nom du bénéficiaire du don ou les cas d’utilisations prioritaires.
Si le donateur ne souhaite privilégier aucune personne ou situation particulière, ou ne sait pas qui peut bénéficier de son don, il est conseillé d’opter pour une formulation plus large, par exemple, « un salarié de l’entreprise ayant un enfant gravement malade, dont l’enfant ou une personne à sa charge de moins de 25 ans est décédé ou devant aider un proche atteint d’une perte d’autonomie d’une particulière gravité ou présentant un handicap, à désigner par la DRH ».
On peut d’ailleurs concevoir que la DRH mette en place un fonds de solidarité pour préserver l’anonymat. Il est alors puisé dans le pot commun ainsi constitué pour attribuer ces jours de repos aux salariés demandeurs susceptibles de pouvoir en bénéficier. Là encore, la négociation d’un accord collectif est un plus. Ce dernier peut par ailleurs fixer les modalités de gestion de ce fonds.
La DRH peut aussi organiser une campagne de dons au profit d’un salarié confronté à une situation “digne d’intérêt”. L’accord collectif peut, le cas échéant, en préciser les conditions de mise en œuvre, en s’inspirant des campagnes de dons de sang.
Comment l’employeur doit-il formaliser son accord ? Là encore, la loi est muette. L’employeur peut, au choix, adresser un courrier d’acceptation au donneur, apposer la simple mention « bon pour accord » sur sa demande ou sur le formulaire utilisé, voire conclure un véritable contrat avec l’intéressé.
Souhaitant avoir répondu à votre question et restant à votre disposition pour toute précision que vous souhaiteriez nous voir vous apporter.
Bonne journée,
Très cordialement,
L’équipe accompagnement juridique RH des Éditions Tissot.
A propos des Editions Tissot
Depuis plus de 40 ans, les Éditions Tissot facilitent la vie des entreprises françaises en leur apportant une vision claire et compréhensible du droit du travail. Les Éditions Tissot proposent une gamme de solutions pour optimiser vos activités métier de manière simple et compréhensible par tous. Orienté vers l’information opérationnelle, notre objectif est de vous permettre de résoudre toutes vos problématiques quotidiennes grâce à un décryptage des réglementations et des pratiques. Tous nos services sont conçus avec une approche claire et pratique, loin du jargon juridique, mais toujours absolument fiable.