La récolte des éléments variables de paie est le cœur de la préparation de la paie des salariés dans l’entreprise. S’assurer de leurs bonnes prises en compte est un enjeu fondamental pour le service RH ou paie.
Mais qu’est-ce qu’un élément variable de paie (EVP) ? Quelles sont les différentes catégories d’éléments variables de paie ? Quels en sont les enjeux ? Comment les collecter plus efficacement ?
Qu’est-ce qu’un élément variable de paie ?
Avant de s’intéresser aux enjeux et à la saisie des éléments variables de paie, il est important d’en comprendre la notion et de définir les différentes catégories d’éléments variables de paie.
Un EVP, c’est quoi ?
L’élément variable de paie constitue tous les éléments saisis en paie qui sont variables d’un mois sur l’autre.
Les différentes catégories d’EVP et leurs saisies en paie
Les éléments variables de paie peuvent être regroupés en différentes catégories :
Les EVP liés à l’activité
Il s’agit de tous les éléments variables de paie qui sont liés à l’activité des salariés dont le versement est généralement mensuel. Il peut s’agir :
- Des heures complémentaires et supplémentaires
- Des primes conventionnelles ou contractuelles liés à l’activité : prime de panier, prime de pénibilité, prime de transport, prime de production, …
- Des titres restaurants
Les primes annuelles ou exceptionnelles non liées à l’activité
Il s’agit de primes conventionnelles ou contractuelles non liées directement à l’activité du salarié dont le versement peut être annuel ou pluriannuel comme la prime de 13ème mois, la prime de vacances ou une prime exceptionnelle.
Les absences
Les absences des salariés constituent des éléments variables de paie qui varient d’un mois sur l’autre en fonction des prises de congés et des arrêts de travail des salariés.
Les absences suivantes peuvent être saisies en paie :
- Les congés payés et jours de repos
- Les absences pour événement familial ou autres absences autorisées
- Les absences sans solde et congés non rémunérés (création d’entreprise, sabbatique, …)
- Les arrêts de travail et invalidité
Le solde de tout compte
Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit lui solder les compteurs d’absences non pris (congés payés, RTT, …), les EVP dus jusqu’à sa sortie (heures supplémentaires, prime d’activité, …) ainsi que les primes annuelles et pluriannuelles calculées au prorata temporis.
Il doit également verser au salarié, les éventuelles indemnités liés à la rupture du contrat de travail (indemnité de licenciement, prime de précarité, …).
Les éléments variables de paie : le cœur de la paie
Les éléments variables de paie sont les éléments qui constituent la paie des salariés. Ainsi, il est important de bien les récolter et de les traiter avec rigueur afin d’éviter des erreurs de paie.
Enjeux de la récolte des EVP pour le service RH
Un problème d’organisation dans la récolte des EVP entraine une perte conséquente de temps pour les gestionnaires de paie qui doivent alors retraiter les informations ou relancer les différents interlocuteurs (salariés, manager, …). La récolte des EVP se doit d’être claire et fluide pour une bonne productivité du service paie et une qualité de vie au travail plus sereine.
Incidence des EVP sur le climat social dans l’entreprise
Des erreurs ou des oublis d’EVP sur la paie des salariés peuvent avoir des conséquences sur le climat social dans l’entreprise et entacher la confiance des salariés envers le service paie et plus généralement le service Ressources Humaines. Ainsi, cette dégradation du climat social peut impacter la productivité des salariés ainsi que les relations entre les IRP et l’employeur.
Les répercussions financières
Des erreurs dans la saisie des EVP peuvent entraîner des répercussions financières sur l’entreprise en cas de condamnation prud’homale.
Une attention particulière doit être portée à la récolte des EVP des salariés sortants qui sont plus susceptibles d’avoir un recours aux prud’hommes que les salariés encore en poste (même si c’est également possible).
Comment collecter plus sereinement les EVP ?
La collecte des EVP est la clé pour gérer les paies plus efficacement. Mais comment collecter les EVP ? Quels outils mettre en place pour une gestion efficiente des EVP ?
La gestion des EVP sur Excel
Il est intéressant de centraliser les diverses primes et variables à saisir en paie dans un tableau Excel afin d’en faciliter la saisie ainsi que le contrôle.
Le tableau Excel des éléments de variables de paie permet de collecter et calculer plus rapidement les heures supplémentaires, primes, indemnités de fin de contrat et congés payés. Il existe plusieurs modèles à télécharger gratuitement qui peuvent ensuite être personnalisé en fonction des besoins de l’entreprise.
Collecter les éléments variables de paie sur Excel n’exclue pas cependant le risque d’erreurs lors de la ressaisie. Pour plus de simplicité dans la collecte des EVP, certaines solutions de paie proposent l’intégration du tableur dans la solution. Ainsi, le gestionnaire de paie s’exonère de la saisie des EVP au profit du contrôle.
La collecte dématérialisée grâce à un SIRH
Grâce à la dématérialisation des processus RH et des données salariés, les SIRH permettent de collecter automatiquement au sein d’une interface unique l’ensemble des éléments variables de paie.
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Je télécharge les 8 fichesCes solutions proposent un portail personnel et sécurisé aux salariés et aux managers pour la saisie EVP. Ainsi, le salarié peut saisir lui-même ses demandes de congés qui sont ensuite validées par le manager avant de basculer en paie.
Pour la gestion des heures supplémentaires, le salarié peut saisir ses heures travaillées et de la même manière que pour les absences, les éventuelles heures supplémentaires basculent en paie après validation du manager. En fonction de l’activité du salarié sur le mois, certaines primes peuvent se calculer automatiquement comme les primes de panier ou les titres restaurants par exemple.
Le portail personnel peut également prévoir un module de saisie des primes comme les demandes de prime de transport à saisir par le salarié ou des primes de production ou exceptionnelles à saisir par le manager.
L’ensemble du processus est fiabilisé grâce à un circuit de validation des éléments variables de paie. Le service RH ou paie n’a plus de ressaisie à faire, ni de fichiers à transmettre ou d’informations à collecter auprès des différents services. Il peut également exporter ces EVP au format Excel en quelques clics vers son logiciel de paie. L’avantage d’une telle solution : adieu les erreurs de paie ainsi que les ressaisies. Le temps entre la date de clôture de la paie et l’émission des bulletins de salaire est également réduit.
Une bonne gestion des EVP permet au gestionnaire de paie de ne plus être qu’un opérateur de saisie mais un véritable technicien de la paie en mettant toutes ses compétences au service du contrôle et de la qualité de la paie. Pour les services RH, automatiser son processus de paie permet aux équipes de passer moins de temps sur l’administratif et de se recentrer ainsi sur leur cœur de métier : l’humain.
