5 astuces pour une gestion des congés et absences optimisée

5 astuces pour une gestion des congés et absences optimisée

Lorsque les effectifs augmentent et que les situations des salariés se diversifient, la gestion des congés et absences se complexifie. Pour les RH et managers, les risques liés à une erreur de planning, à un oubli d’un congé ou à une mauvaise communication se multiplient, entraînant des conséquences négatives sur les plans organisationnel et légal.

L’objectif pour les RH est alors d’optimiser cette tâche pour la rendre simple, claire et sécurisée. Zoom sur 5 astuces.

Pourquoi est-ce important d’avoir une bonne gestion des congés et absences ?

Avant de passer aux solutions pratiques, commençons par une piqûre de rappel. Une bonne gestion des congés et absences est indispensable pour plusieurs raisons :

Raison 1 : Avoir un planning conforme à l’organisation du service

L’élaboration du planning est une tâche essentielle pour garantir le bon fonctionnement de l’activité. En pratique, le manager doit composer entre les congés, absences et différents temps de travail de son équipe pour organiser le planning. La moindre négligence ou erreur peut perturber l’organisation du service. 

Par exemple, si vous avez placé Matthieu en rayon le mercredi alors que vous lui avez validé sa demande d’absence deux semaines plus tôt, l’équipe va se retrouver en sous-effectif. Qui va assurer la mise en rayon et le conseil client ?

Raison 2 : Maintenir un climat social serein et le bien-être des équipes 

Pour les collaborateurs, une bonne gestion des congés et absences suppose plusieurs choses : 

  • avoir une visibilité sur leur solde de congés
  • ne pas avoir peur que leurs managers oublient leurs absences 
  • ne pas être obligés de courir après le service RH pour être assurés que leurs bulletins de salaire ne comportent aucune erreur.

Une bonne gestion des congés et absence influe donc directement sur le bien-être et sur l’ambiance générale.

Raison 3 : Être conforme au cadre légal applicable aux congés et absences 

La loi impose le respect de règles claires par l’employeur en ce qui concerne les congés payés, les RTT, les absences et congés spécifiques (congé maternité, absence pour enfant malade…). C’est à l’employeur de vérifier et de contrôler la bonne prise des congés par les employés. De même, il est tenu de justifier d’avoir pris toutes les mesures nécessaires afin de permettre aux salariés de poser tous leurs jours de repos effectifs.

Ceci étant dit, concrètement comment optimiser votre gestion des congés et absences ?

5 astuces pour optimiser votre gestion des congés et absences

Faire preuve d’anticipation

Lorsque vous comptez deux ou trois collaborateurs dans votre équipe, il est possible d’organiser les vacances d’été à la dernière minute sans trop de difficultés. Mais dès que les effectifs augmentent, ce n’est plus possible. 


Pour cette raison, nous vous conseillons d’anticiper la période estivale dans l’idéal, dès le mois d’avril. De cette façon, vous pourrez définir sereinement les critères d’ordre de départ en congé et préparer les plannings tranquillement. Vos salariés pourront également mieux organiser leur vie privée.

Avoir un process clair et compris par tous

Si la gestion des congés n’a plus de secret pour les RH, ce n’est pas le cas des managers et des collaborateurs ! Preuve en est : chaque année, il est fréquent que ces derniers sollicitent le service RH pour leur rafraîchir la mémoire sur le fonctionnement et la législation applicable aux congés. 

Parmi les questions qui reviennent : les congés payés sont-ils décomptés en jours ouvrés ou en jours ouvrables ? Quel est mon solde de congés ? Comment cela se passe-t-il lorsqu’un jour férié tombe pendant mes vacances ? Mon manager peut-il refuser ma demande de congés ? Comment faire ma demande de vacances ? À qui ?

Avec un process clair et transparent, vous éliminez les incertitudes et vous gagnez du temps dans la gestion des congés et absences.

Communiquer auprès des collaborateurs

Une mauvaise communication est source d’erreurs, d’oublis et de tensions entre les managers et les salariés. Vous devez donc tracer les demandes de congés. Pour cela, pensez à définir votre stratégie de communication en répondant à ces questions :

  • Comment les salariés doivent-ils soumettre leurs demandes de congés et d’absences ? Par mail ? Via un tableur Excel ? Au moyen d’un logiciel interne ?
  • Comment les demandes sont-elles validées ? Par qui ? Sous quel délai ?

Définir des règles d’arbitrage équitables et objectives

Pour éviter des tensions et conflits au sein de l’équipe, il est préférable de définir des critères d’ordre de départ en congés équitables. Autrement dit, on fait attention à ne pas privilégier les collaborateurs avec lesquels on s’entend le mieux et à ne pas se baser sur des critères discriminatoires.

Avant de définir votre procédure d’arbitrage, pensez à vérifier si une convention collective prévoit des critères d’ordre particuliers. Aussi, n’oubliez pas que le Code du travail impose certains critères comme la situation familiale des salariés, l’ancienneté ou l’activité chez un autre employeur. En dehors de ceux-là, vous êtes libre de définir d’autres critères en fonction des spécificités de votre activité.

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S’équiper d’un logiciel de gestion des congés et absences digitalisé

Un logiciel de gestion des congés et absences est conçu pour optimiser, faciliter et sécuriser la gestion de ces temps de non-travail. Son atout ? Il est paramétré en fonction de vos contraintes légales, conventionnelles et organisationnelles.

En pratique, il présente plusieurs avantages :

  • Un gain de temps dans la gestion des congés et absences (qui peut avoisiner les 50%). En quelques clics, le manager, les RH et le collaborateur ont accès au solde de congés et peuvent faire une demande et la valider instantanément
  • Une meilleure visibilité sur le planning des congés et des absences
  • Une communication fluide et en temps réel. Le salarié envoie une demande d’absence ou de congé via le logiciel. Le manager est alerté en temps réel. Il peut ainsi valider la demande dans la foulée. Le collaborateur reçoit une notification instantanée
  • Plus de fiabilité. Le logiciel offre une sécurité sur le plan légal et organisationnel. Le risque d’erreur et d’oubli est supprimé. L’activité n’est pas perturbée
  • Une paie juste. Avec un SIRH tout-en-un, le logiciel de gestion des congés et absences est rattaché au logiciel de paie. Les informations sont donc automatiquement transférées. Terminé les erreurs de paie !

En résumé, il est tout à fait possible d’améliorer sa gestion des congés et absences en agissant sur les différents leviers organisationnel, structurel et procédural que nous venons de lister ! Alors, vous commencez quand ? 

A propos de l’auteure

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Marianne Cordray

DRH chez Eurécia

J’exerce depuis une quinzaine d’année dans le milieu des Ressources Humaines.

J’ai toujours exercé sur des postes de RRH ou DRH et dans différents types d’organisations : Groupe, ETI et PME mais également dans différents domaines d’activité : agro-alimentaire, grande distribution, l’immobilier, la mode et les télécoms.

J’occupe le poste au sein d’Eurécia depuis septembre 2022

A propose de l’entreprise

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Eurécia c’est avant tout l’histoire de son fondateur, Pascal Grémiaux et d’une intuition. Entre Toulouse et Montréal, il a travaillé dans des entreprises de toutes tailles, dans les domaines du spatial, de l’aéronautique, du web, de l’ ESN et l’édition de logiciels, avant de créer sa propre société.

Lassé par la lourdeur administrative des grandes sociétés dans lesquelles il a forgé son expérience, Pascal Grémiaux décide de créer sa propre structure pour simplifier le quotidien des entreprises.

Partant d’une intuition : celle que les PME allaient s’équiper de SIRH à l’instar des grandes entreprises – et d’un pari : celui qu’elles privilégieraient le mode SaaS pour sa simplicité et son efficacité.

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