Workday

Entre les logiciels traditionnels et les nouvelles solutions de plus en plus automatisées fonctionnant en mode « Saas », chaque entreprise peut trouver le logiciel qui lui convient.

Parmi la multitude de solutions paie proposées, l’éditeur américain Workday, petit nouveau sur le marché de la paie française, a su faire sa place grâce à une solution moderne Workday Payroll.

Mais que propose cette solution paie ? Son utilisation est-elle aisée ? Combien coûte t-elle ?

Nous vous proposons de faire un tour d’horizon du logiciel de paie Worday Payroll.

Présentation du logiciel de paie Workday Payroll

Présent depuis plus de 15 ans sur le marché américain, Workday a su révolutionner le secteur des logiciels de gestion financière et ressources humaines avec une approche innovante et moderne.

Depuis 2016, il a adapté sa solution paie Workday Payroll au marché Français, pari risqué en raison des spécificités et de la complexité de la paie française.

Workday propose une solution paie entièrement en ligne, marque de fabrique du pure-player américain qui a basé sa stratégie sur le Cloud.

La solution de paie Workday Payroll déjà exploité aux Etats Unis, au canada et au Royaume-Uni a su s’adapter à la législation française bien particulière en matière de paie.

Elle propose ainsi toutes les fonctionnalités nécessaires au traitement de la paie de l’embauche du salarié à sa sortie d’un collaborateur ainsi qu’aux déclarations sociales en découlant .

Au delà de la gestion de la paie, Workday propose des modules complémentaires de gestion du temps, de gestion des ressources humaines et gestion des recrutements.

A qui s’adresse le logiciel de paie Workday ?

Workday Payroll s’adresse principalement aux Entreprise de Taille Intermédiaire (ETI) à partir de 250 salariés et aux grandes entreprises en raison du mode de fonctionnement de la solution et du budget conséquent consacré à la mise en place et au paramétrage du logiciel.

Le cœur de cible de l’éditeur américain reste les entreprises de plus de 1000 salariés qui se positionne comme le concurrent principal d’ADP et d’Oracle sur le marché de la paie française.

Comment fonctionne Workday Payroll ?

Workday propose une solution paie entièrement en ligne en mode SaaS (Software as a Service), marque de fabrique de l’éditeur américain.

Le grand avantage de ce mode fonctionnement en Cloud est d’une part de pouvoir se connecter de n’importe quel poste de travail et de n’importe quel support ( ordinateur, tablette, téléphone, …) disposant d’une connexion internet grâce à une connexion sécurisée et notamment avec la démocratisation récente du télétravail en France.

D’autre part, la solution en mode SaaS permet de déléguer la saisie et le contrôle d’un certain nombre d’informations aux collaborateurs et aux managers comme la saisie et le contrôle des heures supplémentaires ou la saisie des informations personnelles du collaborateur.

Fonctionnalités de base

La solution paie de Workday permet de gérer les paies des collaborateurs de l’embauche à la sortie en passant pour tous les éléments variables de paie dont les salariés sont amenés à bénéficier durant leur vie dans l’entreprise.

Les mises à jour de taux ou suite à une évolution réglementaire sont mises à jour via le Cloud.

L’éditeur américain s’est également adapté à la législation française avec l’intégration automatique des données de paie en DSN.

Par ailleurs, la solution permet le calcul du bulletin de salaire au fil des différentes saisies permettant un contrôle instantané des éléments de paie générés.

Au delà de la gestion de la paie, la solution permet d’extraire les données de paie afin d’en faciliter leurs analyses et le contrôle de paie.

Fonctionnalités avancées

Il est possible de combiner le module de gestion de la paie avec d’autres modules de gestion des ressources humaines présent dans le système HCM proposé par Workday.

  • Gestion des temps et absences
  • Gestion des notes de frais
  • Gestion des emplois et des compétences
  • Recrutement
  • Formation
  • Audits et reporting RH

Possibilité d’externaliser la paie

Workday travaille avec des partenaires locaux ( everBe et HRPath) proposant un service d’externalisation de la paie pour les entreprises utilisatrices ne souhaitant pas conserver la compétence paie en interne.

Combien coûte Workday Payroll ?

Le coût du logiciel va dépendre d’un certain nombre de variables. Comme de nombreux éditeurs de solutions paie, l’éditeur n’affiche pas un prix au bulletin et le chiffrage est déterminé sur devis en fonction du besoin du client.

L’effectif de l’entreprise, les spécificités de l’entreprise et les difficultés du paramétrage et de mise en place vont être des facteurs déterminants dans la détermination du coût du logiciel.

A savoir que la mutuelle générale, premier client français à avoir migrer sa paie vers la solution paie de Workday a annoncé avoir diminué son coût par bulletin de 38 à 15 euros.

Interface moderne et intuitive

Le logiciel de paie Workday présente une interface moderne et intuitive permettant une prise en main rapide de l’utilisateur et qui coupe avec les interfaces plus traditionnelles des éditeurs historiques.

Le mode Saas, la marque de fabrique de Workday

Le fonctionnement du logiciel en mode SaaS permet de déléguer certaines saisies et contrôles aux collaborateurs et aux managers et ainsi libère les gestionnaires de paie de tâches très chronophages à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur des missions beaucoup plus enrichissantes pour le gestionnaire et la valorisation du métier comme les contrôles de paie.

La mise à jour automatique des évolutions réglementaires via le Cloud est un réel atout car sécurise la paie et est un véritable gain de temps et d’argent en paramétrage.

Adapté pour les organisations internationales

Par ailleurs, les solutions Workday sont commercialisées dans plusieurs pays avec la possibilité de centraliser les différentes données. Il est donc particulièrement adapté aux organisations à dimension internationale.

S’adapter à la législation française

La législation française en matière de paie est beaucoup plus complexe que dans d’autres pays et notamment les pays anglo-saxons dont la solution paie est déjà implanté depuis plusieurs années. La solution paie française est alors à adapter en fonction des spécificités bien particulières à l’hexagone, ce qui nécessite un travail important de développement qui a nécessairement une répercussion sur le portefeuille du client.

Pour remédier à cette difficulté d’adaptation à la législation française et offrir au client un support local de qualité, Workday s’est doté de deux partenaires locaux everBe et HRPath.

Ainsi, si l’entreprise doit traiter des paies particulières comme le BTP, le transport ou l’usage aux contrats saisonniers par exemple, la solution paie de Workday n’est pas la plus adaptée à moins de se doter d’un budget conséquent dédié au développement.

A contrario, pour une grande entreprise à dominance internationale sans grandes spécificités en matière de paie, la solution paie Workday paraît plutôt appropriée.

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La rédac' Culture RH