L’établissement ainsi que la gestion des paies et des charges sociales sont deux des principaux enjeux et garants d’une bonne administration d’entreprise, tant d’un point de vue légal que social.
En effet, être en mesure de produire des paies en adéquation avec l’ensemble des règles fiscales et administratives, et ce dans les délais impartis tout en s’assurant d’un paiement mensuel auprès de ses salariés, est indispensable. Mais voilà, ne produit pas qui veut une fiche de paie. Entre les spécificités des taux et réductions accordées, les évolutions législatives, etc. le risque que représente ce pôle est certain.
Ainsi, le choix de son logiciel de paie et/ou de son prestataire externe est donc d’une importance primordiale. Quelles sont ses fonctionnalités ? Les mises à jour seront-elles faites régulièrement et dans quel délai ? De quelle assistance bénéficierais-je ? Quelles sont mes garanties ? Puis-je gérer mes charges sociales ? Comment intégrer mes éléments variables de paie ? Que faire en cas de piratage de mes données ? Quels doivent être mes critères de choix ?
Autant de questions qui vous aiguilleront dans votre choix d’un logiciel de paie. Face à la multitude d’offres sur ce marché, chez Culture RH, nous avons testé pour vous le logiciel de paie de chez Kelio : 123 Paie !
Présentation générale du logiciel de paie : 123Paie.
Depuis l’année 2019, Kelio ( anciennement Bodet Software) s’est allié à l’un des acteurs historiques de la dématérialisation de la paie : 123Paie Online. Kelio a intégré le logiciel de paie à son offre de gestion RH afin de proposer une solution complète en matière de gestion et d’administration du personnel.
123Paie est un logiciel de paie relativement classique dans sa présentation, mais pas si classique que cela dans ses fonctionnalités. En effet, le logiciel de paie 123Paie offre à ses clients une incroyable expérience de liberté et de flexibilité dans leur mode de gestion de la paie.
Vous aurez la possibilité de choisir l’un des 2 modes : soit vous optez pour un logiciel de paie traditionnel, qui vous laissera en charge de l’établissement de vos paies et de vos charges sociales, ou alors vous choisissez l’externalisation partielle et/ou totale de vos paies et charges sociales réalisée par les experts paie d’123Paie.
En plus de son offre classique de logiciel de paie, les équipes d’123Paie vous accompagneront au quotidien dans tout ce qui touchera à la gestion de la paie : assistance technique, gestion des fichiers de paiement, aide à la réalisation d’opération complexe de paie, veille juridique et sociale avec explication de texte, ….
123Paie se veut être plus qu’un simple outil de paie, il s’inscrit comme un véritable partenaire de votre entreprise.
À qui s’adresse-t-il ?
Le logiciel de paie 123Paie s’adresse au marché des PME relevant du secteur privé classique. 123Paie prend en charge 120 conventions collectives, et n’est donc pas en mesure de traiter l’ensemble des secteurs.
Ainsi, toutes les entreprises relevant du secteur public, des conventions hospitalières et du régime de protection sociale des marins (ENIM) ne pourront utiliser à ce jour le logiciel de paie proposé par Kelio et 123Paie.
Combien coûte-t-il ?
À l’instar des logiciels proposés par Kelio, il ne nous sera pas possible de vous informer sur le coût que représentent la souscription et l’abonnement aux offres de 123Paie.
En effet, les principes mêmes du logiciel 123 Paie sont : la flexibilité, la personnalisation et l’adaptabilité de leur solution à vos besoins. Ainsi, chaque entreprise se verra présenter, en fonction de ses contraintes et de ses exigences, une offre personnalisée et à un prix unique.
Toutefois, notez bien qu’123Paie vous propose une étude de situation gratuite de votre situation afin de vous conseiller au mieux dans le choix de la solution qui sera faite pour vous et pour votre entreprise.
Prise en main du logiciel 123Paie et fonctionnalités.
La première chose qui nous interpelle lors de la connexion à l’espace dédié 123Paie est l’ergonomie du site. Relativement classique, tant dans son esthétique que dans ses couleurs, la navigation n’en reste pas moins facile et intuitive.
Alors certes, vous n’y trouverez pas l’ergonomie fluide et colorée de certains logiciels bien connus du marché, mais vous y retrouverez toutes les fonctionnalités nécessaires pour réaliser l’ensemble de vos paies et de vos charges sociales.
Grâce à ces items clairement identifiés, vous vous repérez facilement dans vos dossiers et saurez où chercher les informations dont vous aurez besoin. Que cela soit les données comptables, l’édition du fichier de paiement des salaires, l’envoi des bulletins de paie, les éditions des états de paie, les DSN mensuelles et événementielles, etc. tout vous sera indiqué avec précision.
123Paie de Kelio met également en avant son espace veille juridique et vous propose des fiches thématiques sur les nouvelles normes. Via le logiciel, les mises à jour des règles légales et conventionnelles sont réalisées automatiquement. Lorsque l’évolution légale ou conventionnelle implique de configurer un automatisme de calcul en fonction des caractéristiques de votre entreprise, 123Paie met à votre disposition un guide illustré afin de vous accompagner tout au long de la démarche.
Même si vous pouvez bénéficier de l’offre d’123Paie sans souscrire au logiciel SIRH Kelio, l’échange de données entre les deux logiciels représente un véritable plus pour 123Paie. L’intégration automatique des absences et des congés, vous apporte sécurité et gain de temps dans le traitement de vos paies.
De même, le déploiement des intégrations et des échanges entre les deux logiciels est en pleine expansion et d’ici peu les clients 123Paie et Kelio vont avoir une base commune de leur personnel. Évitant ainsi les lourdeurs liées aux retraitements d’information.
En ce qui concerne la saisie des paies, vous y retrouverez tout ce que vous attendez d’un bon logiciel de paie : saisie des paies par masque de données, saisies unitaires par bulletin, édition des contrôles de paies par bulletin préparatoire, établissement des charges sociales et arrêts maladie via la DSN, etc.
De même en ce qui concernent les transferts de données, le logiciel comprend la transmission automatique à partir du logiciel de la DSN et la récupération des compte-rendus des organismes destinataires, etc.
En outre, 123Paie propose en option une fonctionnalité puissante de génération automatisée de rapports sociaux et d’indicateurs RH à partir de la DSN. Depuis 123Paie, vous compilez plusieurs centaines d’indicateurs RH : effectifs, masse salariale, pyramide des âges, absentéisme, turnover, … et vous complétez et personnalisez les modèles de rapports et bilans sociaux proposés dans la solution (BDESE, index égalité professionnelle, etc).
Côté services, on notera que lors de la création du dossier client, le paramétrage du logiciel est effectué par les équipes 123Paie, en mode accompagné, et suivi pendant les premiers mois de paie pour assurer la mise en route.
De plus, le service d’externalisation de paie proposé par le logiciel est un atout considérable. En effet, si votre gestionnaire de paie venait à être absent pour une raison X ou Y pour quelques jours ou plusieurs semaines, 123Paie vous propose de prendre à son compte la gestion de vos paies de A jusqu’à Z, et ce sans besoin de vous engager sur la durée pour ce mode de gestion.
Ses plus.
- La possibilité de passer d’un mode de gestion à l’autre d’un mois interne à externalisé et sans durée d’engagement obligatoire.
- La mise à jour automatique des règles légales et conventionnelles.
- Logiciel 100% en ligne et sécurisé.
- Un tarif optimisé et adapté à votre besoin.
- Une assistance d’experts paie 5 jours sur 7, avec (en mode externalisé) un gestionnaire paie dédié
- Interfaçage sécurisé avec le logiciel de gestion des temps et des absences Kelio.
Ses moins.
- Une ergonomie classique et pas très avenante comparée à ses concurrents.
- Limitation de l’utilisation à 120 conventions collectives
En résumé.
Indéniablement, la plus grande force du logiciel 123Paie est la flexibilité qu’il vous propose dans la réalisation de vos paies, ainsi que la mise à jour automatique des évolutions légales et conventionnelles.
L’externalisation de la paie auprès de leurs experts à tout moment, et sans engagement de durée, est un gage de sécurité inestimable pour toutes les entreprises.
Cet aspect compense à lui seul les quelques faiblesses qu’il lui reste à combler, notamment sur l’aspect visuel.