À l’ère du tout numérique, où la dématérialisation des données et des documents devient la norme, les ressources humaines n’échappent pas à la règle. Fini les montagnes de paperasses et les dossiers du personnel qui envahissent le bureau du responsable des ressources humaines. Aujourd’hui, tout tient dans un ordinateur et est en partage sur le Workflow.
Seulement, connaissez-vous bien la digitalisation des RH ? Digitaliser les fonctions RH est-il aussi simple que cela ? Peut-on tout digitaliser dans les ressources humaines ?
À travers cet article, nous allons vous présenter de A à Z le processus de digitalisation des ressources humaines en répondant à toutes les questions que vous vous posez à ce sujet.
Sommaire de l'article:
Qu’est-ce que la digitalisation des ressources humaines ?
Dans cette première partie, nous allons commencer par vous présenter une définition simple et pratique de la digitalisation des ressources humaines ; avant de vous parler des enjeux majeurs de ce processus.
Quelle définition peut-on donner de la digitalisation des RH ?
Une fois n’est pas coutume, le terme de digitalisation des ressources humaines n’est pas doté de sa propre définition. Il est alors nécessaire de nous interroger sur la définition des mots qui composent notre terme pour aboutir à notre propre définition.
Si l’on cherche la définition du mot digitalisation dans le Larousse, il nous faudra nous référer au verbe numériser pour obtenir la définition qui nous intéresse. Ainsi, la digitalisation s’apparente à l’action de : « Convertir une information analogique sous forme numérique. » Dans notre cas, l’information analogique devient de l’information papier.
Les ressources humaines, toujours en se basant sur la définition que nous en donne le Larousse, sont : « Le regroupement de l’ensemble du personnel d’une entreprise. » Ici aussi, nous devons nous adapter à notre contexte. Dans notre cas, les ressources humaines seront toutes les informations, les outils, les données et le fonctionnement de l’ensemble du personnel de l’entreprise.
Ainsi, la digitalisation des ressources humaines se définit comme : l’ensemble des procédés permettant de numériser les différents aspects RH d’une entreprise.
Mais cantonner la digitalisation RH à cette simple définition serait réducteur. En effet, comme nous allons le voir dans notre prochaine partie, de nombreux enjeux se cachent derrière la digitalisation des ressources humaines.
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Quels sont les enjeux de la digitalisation des ressources humaines ?
Lorsque l’on pense à la digitalisation des ressources humaines, généralement, notre première pensée va vers la dématérialisation des fiches de paie. Mais les enjeux de la digitalisation des RH vont bien au-delà de la simple diminution des volumes de papiers distribués et stockés au sein des entreprises.
En réalité, la digitalisation des ressources humaines repose sur 4 enjeux majeurs pour les entreprises.
Le développement et l’amélioration de son e-réputation dans le cadre d’une démarche RSE.
En effet, le premier effet d’une digitalisation des ressources humaines sera de diminuer de façon significative les impressions de papier et les divers échanges administratifs de grande ampleur.
Dématérialisation des fiches de paie, des demandes et acceptations de congés, numérisation des dossiers du personnel, …. Tous ces points sont autant d’actions qui peuvent être mises en avant, et communiquer de la part de l’entreprise, dans le cadre d’une démarche RSE.
Ainsi, les entreprises amélioreront de façon indirecte leur marque employeur, mais aussi leur e-réputation. Ce qui peut leur permettre d’attirer de nouveaux talents.
De même, une digitalisation des ressources humaines en matière de recrutement contribuera également à l’accroissement de l’e-réputation de l’entreprise.
Une amélioration de ses processus.
Avec la digitalisation des ressources humaines et la dématérialisation des informations et des données, les entreprises vont grandement améliorer la gestion et la fiabilité de leurs processus interne.
Plus de risques de pertes de documents, d’oublis d’envois dans les délais, pas d’erreurs de destinataires, …. Et que cela soit pour les processus et procédures en rapport avec :
Des gains de productivité.
Avec la digitalisation des ressources humaines de nombreuses tâches administratives chronophages seront automatisées. Ce qui, immanquablement, permettra aux gestionnaires des ressources humaines de se dégager du temps pour se concentrer sur d’autres éléments en rapport avec leur cœur de métier : les ressources humaines.
Ainsi, le service des ressources humaines peut se focaliser sur des questions comme :
- La gestion des talents.
- La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (la GPEC).
- Le recrutement.
- La fidélisation des employés.
- …
Une amélioration de la qualité de vie au travail.
La digitalisation des ressources humaines est également un enjeu et un outil de choix pour les entreprises dans le domaine de l’amélioration de la QVCT via le bien-être au travail.
En facilitant l’accès aux informations, en amélioration la communication entre les services, en diminuant les temps de transmissions, de traitements et de réponses des demandes, en favorisant de nouvelles organisations de travail (comme le télétravail), les salariés se sentiront plus heureux et plus épanouis dans leurs missions. Diminuant ainsi le stress au travail, le taux de turn-over, etc.
En quoi la digitalisation des ressources humaines est-elle si importante pour les entreprises ?
Comme nous venons de le voir brièvement, la digitalisation des ressources humaines ne sera pas anodine pour une entreprise, mais peut-on cependant l’appliquer à toutes les fonctionnalités RH ? N’y a-t-il que des avantages à la digitalisation des ressources humaines ?
C’est ce à quoi nous allons répondre dans cette deuxième partie.
La digitalisation des ressources humaines s’applique-t-elle à toutes les fonctions RH ?
Si la digitalisation des ressources humaines va plus ou moins toucher l’ensemble des fonctions RH, certaines actions et décisions resteront toujours du ressort de l’humain. Il ne faut pas oublier que dans la gestion des ressources humaines, il y a le mot humain. Le service des ressources humaines fait face à des individus uniques et si l’automatisation et la dématérialisation seront une aide, la digitalisation ne sera pas en mesure d’individualiser les prises de décision.
Ainsi, la digitalisation des ressources humaines à toute sa place dans les domaines suivants :
- La gestion et l’envoi des fiches de paye.
- La gestion des dossiers du personnel (rappel des dates de visites médicales, échéance des formations obligatoires, …)
- Automatisation et génération des KPI RH.
- Campagnes de recrutement et envoi des contrats de travail.
Dans d’autres domaines, la digitalisation sera certes la norme, mais une intervention humaine sera toujours requise, dans des cas particuliers, afin de s’assurer que le salarié ne soit pas confronté à une difficulté personnelle ou professionnelle. On peut citer entre autres :
- La gestion des temps de travail et des congés. Face à une difficulté personnelle, un salarié peut avoir besoin de s’absenter une heure ou deux ou poser exceptionnellement un jour de congé du jour au lendemain ; dans le cadre de la digitalisation et de l’automatisation cela n’est pas toujours possible. Dans ce cas, c’est au RH et au manager du salarié d’intervenir et de trouver ensemble une solution pour le salarié et l’entreprise.
- La GPEC et les entretiens professionnels. Là encore, la digitalisation RH sera un outil précieux de collecte de données et de planification qui fera gagner du temps au service RH, mais l’expertise, l’écoute et l’analyse des responsables RH seront toujours nécessaires et importantes.
Pour d’autres fonctions RH, la digitalisation est envisageable, mais la question est de savoir si elle est souhaitable. Cela est notamment le cas pour la gestion disciplinaire et la gestion de fins de contrats dans les RH.
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Quels sont les avantages et les inconvénients de la digitalisation des ressources humaines ?
La digitalisation des ressources humaines présente de nombreux avantages pour les entreprises comme pour les salariés. Parmi ces avantages, nous pouvons citer :
- Une augmentation de la productivité de l’ensemble du personnel. Pour le personnel RH, qui se verra délesté des tâches administratives répétitives et pour les salariés, qui passeront moins de temps à formuler leurs demandes.
- Une amélioration de la communication et de la distribution de l’information. Avec la digitalisation des fiches de paie, de la gestion des congés et des temps, etc. les salariés pourront en un clic obtenir toutes les informations dont ils auront besoin et visualiser l’état de leurs demandes.
- La diminution des erreurs de saisie et des oublis. En automatisant un certain nombre de tâches, l’erreur humaine est retirée de l’équation.
- Une optimisation des procédures de recrutement en ligne et des méthodes de fidélisation des salariés.
- La possibilité pour les salariés de suivre des formations en ligne auxquelles ils n’auraient pas eu accès autrement.
Le principal inconvénient de la digitalisation RH est en fait : le risque de déshumanisation qu’entraîne un mode de gestion où tout est automatisé et où tout est généré par une machine qui ne fait pas de sentiment ni de distinction entre les individus et leurs situations.
Tout le piège de la digitalisation RH est là ; le service des ressources humaines doit s’appuyer sur la digitalisation RH et ne doit surtout pas en dépendre. La digitalisation RH est et doit rester un outil qui permet au service RH de consacrer du temps à l’humain et aux salariés en les écoutant et en étant attentif à leurs comportements.
L’autre inconvénient de la digitalisation RH est qu’il peut y avoir une perte de connaissances et de compétences en matière RH. Comment ? Eh bien, c’est simple : si la machine le fait, je n’ai pas besoin de savoir le faire. Mais dans ce cas, comment faire lorsque l’outil tombe en panne ?
Comment mettre en place la digitalisation des ressources humaines ?
Comme nous venons de le voir, les avantages de la digitalisation RH sont loin d’être anodins, il faut seulement que les entreprises et les gestionnaires RH fassent attention à ne pas se reposer seulement sur ces outils pour réaliser leurs missions.
Mais en dehors de cela, la digitalisation RH est une opportunité que doivent saisir toutes les entreprises. Dans cette dernière partie, nous allons voir quels sont les outils à disposition des entreprises pour réaliser cette digitalisation. Puis nous finirons par vous présenter quelques exemples de digitalisation RH.
Quels sont les outils de la digitalisation des ressources humaines ?
L’outil indispensable pour réaliser la digitalisation des ressources humaines est l’acquisition d’un logiciel de SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines). Ce logiciel va permettre une centralisation de toutes les informations et données nécessaires pour que la digitalisation des RH se passe au mieux.
Les entreprises ont la possibilité de n’activer qu’un ou deux modules sur la multitude d’options que le SIRH propose. Mais avec une utilisation globale, le SIRH permettra de gérer : la paie, la gestion des temps et des congés, les dossiers administratifs des salariés (maladies, mutuelles, …), la GPEC, les tableaux de bords RH, etc.
Les SIRH sont nombreux sur le marché, et il est indispensable de réaliser une étude et une comparaison des différents logiciels et services qu’ils proposent avant de l’acquérir.
Les autres outils de la digitalisation des RH seront :
- Les plates-formes de travail collaboratif qui permettent de mettre à disposition et en partage des documents de travail, ainsi que les agendas de chacun.
- Des plates-formes de formation en ligne.
- Les applications réseaux et internet.
- …
Quelques exemples de digitalisation des ressources humaines.
La digitalisation des ressources humaines peut toucher des domaines insoupçonnés. Par exemple, de nombreuses entreprises françaises se sont lancées dans la digitalisation du déjeuner.
Comment ? C’est très simple, grâce à diverses applications les salariés ont la possibilité de consulter et de sélectionner le repas qu’ils mangeront à la cantine le midi. Ils peuvent aussi sélectionner un créneau horaire et communiquer avec leurs collègues pour les y retrouver. Et pour ceux qui préfèrent se faire livrer le repas, les start-up rivalisent d’ingéniosité pour développer des applications de commande et de livraison de repas dans les espaces de pause en entreprise.
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