Mais comment fiabiliser et sécuriser la gestion de la paie ? Quels contrôles faut-il mettre en place ? Comment les mettre en œuvre ? Quels méthodes et outils pour être sûr de sortir la paie à temps ?
Nous vous proposons de vous apporter toutes les clés pour fiabiliser la gestion de la paie et la sortir à temps.
Rappel des différents process en paie
Exit les idées reçues, la gestion de la paie ne consiste pas à appuyer sur un bouton et non, un gestionnaire de paie ne travaille pas 1 semaine par mois. De nombreuses tâches et missions incombent au gestionnaire de paie au cours du mois.
- La gestion des arrêts de travail et congés « Sécurité Sociale ».
- Le suivi des IJSS dans le cadre de la subrogation.
- La gestion des dossiers prévoyance.
- La saisie des éléments variables de paie.
- Le contrôle de certains éléments (vérification justificatif, calcul de primes, contrôle de la gestion des temps, …).
- Saisie des embauches.
- Gestion des soldes de tout compte.
- Contrôle de la paie.
- DSN.
- Gestion des virements de salaire.
- Les éventuelles déclarations hors DSN.
Optimiser et formaliser le process de paie
De nombreux process peuvent être optimisés dans l’entreprise afin de gagner du temps et fiabiliser les données saisies en paie.
Fluidifier la transmission de l’information
Les erreurs de paie ne sont pas nécessairement dues au gestionnaire de paie, mais peuvent trouver leur origine dans la transmission de l’information par le salarié et/ou le manager, ou encore le service RH dans le cas d’une gestion de paie externalisée. Il peut s’agir d’un oubli, d’une information erronée ou d’une procédure désorganisée et d’une mauvaise communication.
Automatiser la transmission de l’information
Pour fluidifier la transmission des informations, nous vous conseillons de l’automatiser par l’intermédiaire du logiciel de paie ou encore mieux d’un outil SIRH collaboratif. Les éléments variables de paie sont saisis directement par le salarié et/ou le manager. Le gestionnaire se charge alors de contrôler certains éléments avant l’intégration en paie.
Quelques exemples :
Un salarié saisit sa demande de congés payés sur le SIRH. Le manager valide la demande et l’absence est automatiquement intégrée en paie. Pour contrôler la paie, le gestionnaire a la possibilité de générer un état des intégrations.
Un salarié transmet sa demande de remboursement transport dans son espace personnel. Les demandes sont validées par le gestionnaire après vérification des justificatifs. Les demandes saisies avant le 10 sont intégrées pour la paie du mois en cours. Au-delà de cette date, elles sont intégrées dans la paie du mois suivant.
Mettre en place un calendrier de paie
Le gestionnaire de paie n’étant pas le seul acteur de la paie, il est important de bien cadrer les différentes étapes de la paie et de définir des dates d’échéance.
Voici un exemple de calendrier de paie :
| Date limite saisie des EVP | 22/01/23 |
| Intégration des EVP | 23/01/23 |
| Calcul de paie | 25/01/23 |
| Virement de salaire | 28/01/23 |
| Distribution des bulletins | 31/01/23 |
| DSN | 03/02/23 |
Automatiser ses outils de gestion
De nombreux outils de suivi et gestion peuvent être automatisés, soit dans le logiciel de paie, soit au sein d’une autre solution informatique, soit sous la forme d’un tableau Excel. L’idéal est de limiter l’utilisation des tableaux de suivi Excel au profit de solutions informatiques optimisées.
Quelques exemples :
- Un module de suivi des IJSS au sein du logiciel de paie.
- Un outil de calcul du maintien de salaire des salariés.
- Un suivi des fins de contrats dans le logiciel.
Formaliser les process
Parce qu’une absence imprévue du gestionnaire chargé de la paie peut arriver à tout moment, il est important de créer des procédures des différents process de paie.
Cette « bible » de la paie permet d’une part de pouvoir remplacer la personne chargée de la paie au pied levé, même en pleine paie, mais sert également de base de travail au quotidien pour les gestionnaires et est très utile en cas de retour à la suite d’une longue absence (congé maternité par exemple) d’un gestionnaire.
Voici comment vous pouvez structurer votre procédure, à décliner pour chaque thème :
- Principes généraux : règles légales, conventionnelles, accord d’entreprise, …
- Le process dans l’entreprise : Comment l’information arrive jusqu’au gestionnaire ? Que doit-il faire ?
- La saisie en paie : l’objectif étant qu’un salarié ne connaissant pas le logiciel puisse procéder à la saisie sans difficulté.
- Le contrôle : comment cet élément de paie est-il contrôlé en paie ? Vous pouvez également dédier un chapitre à part entière sur le contrôle de paie.
À noter que créer une procédure est une chose, mais encore faut-il la mettre à jour. En paie, il n’y a rien de pire qu’une procédure obsolète. Il vous faut alors désigner une personne (ou même plusieurs) en charge de la mise à jour de la procédure tout en formalisant la méthode de cette mise à jour.
Optimiser son contrôle de paie
Pour réduire les délais de contrôle et sécuriser la paie, nous vous conseillons de mettre en œuvre un process de contrôle automatisé. Exit le contrôle des éléments variables de paie bulletin par bulletin et place au contrôle de masse sur Excel ou encore mieux par l’intermédiaire du logiciel de paie ou d’une solution externe.
Le contrôle de fond
Après avoir contrôlé les éléments variables de paie, vous pouvez effectuer des contrôles de fond. Le type de contrôle va très largement dépendre des problématiques que vous rencontrez et de la qualité de paramétrage de votre logiciel.
Pour effectuer ces contrôles, vous pouvez utiliser le tableau croisé dynamique sur Excel. Il peut être utile lorsque vous recherchez une anomalie suite à un écart constaté sur un état de paie.
Quelques exemples :
- Comparaison du salaire de base avec celui du mois précédant.
- Vérification des nets à payer.
- Contrôle des bases de cotisations.
Le contrôle de la DSN
Avant envoi de la DSN, vous pouvez comparer votre état de paie avec votre état DSN afin de vérifier l’exactitude des informations envoyées aux différents organismes.
Quelques exemples de vérification :
- Le salaire brut.
- Le net imposable.
- Les heures travaillées.
- Les bases de cotisations.
- Le montant dû aux organismes sociaux.
En optimisant vos process de paie, vous allez sans aucun doute sécuriser votre paie et gagner du temps sur le contrôle tout en améliorant vos conditions de travail.
SIRH et paie, le duo gagnant pour plus de sérénité et efficacité
Un SIRH est un outil tout-en-un composé de différents modules et qui gère de manière automatisée toutes les tâches administratives et RH. Avec cet outil, toutes vos données salariés telles que les congés, temps de travail ou encore notes de frais, sont centralisées au même endroit. Vous pouvez donc dire adieu à la traque des éléments variables de paie chaque fin de mois. Ces EVP sont calculés automatiquement selon vos règles de gestion ce qui vous garantit plus de sérénité et surtout plus de fiabilité !
Qu’est-ce que l’offre paie d’Eurécia ?
Une paie mensuelle fiable, sécurisée et dématérialisée qui se réalise en seulement quelques étapes. Intégrée au SIRH, la solution tire sa puissance de celui-ci pour offrir une fonctionnalité complète et tout-en-un en quatre étapes :
- Collecte des éléments de paie via nos modules
- Génération automatique des EVP
- Calcul de la paie et des déclaratifs sociaux
- Génération et distribution du bulletin de paie
Les avantages de cette solution
- Un gain de temps pour tous : toutes les informations sont centralisées dans un seul et même espace
- Plus de sérénité : vous bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure
- Plus de fiabilité : toutes vos données sont interconnectées et vous permettent une paie au plus juste (et dans les temps !)
- Des données sécurisées : les bulletins de salaire sont distribués en ligne et stockés dans un espace sécurisé
- Une utilisation fluide et ergonomique : avec une solution tout-en-un, vous avez accès à une plateforme unique conçue pour rendre l’utilisation facile et agréable pour tous
- Une réduction des coûts pour la paie : tout est géré par votre prestataire !
Particulièrement adaptée aux PME, la gestion de la paie intégrée au SIRH s’inscrit dans une logique de digitalisation de vos processus RH qui vous permet une gestion administrative plus fluide et améliore in fine l’expérience collaborateur. Alors, convaincu par ce duo SIRH et paie ? Découvrez l’offre SIRH Paie tout-en-un d’Eurécia.
A propos de l’auteur
Christophe Pareau
Product Manager