Collecter les documents nécessaires à une embauche, vérifier leur validité, relancer le candidat puis saisir les informations dans les différents outils de l’entreprise prend du temps. CheckHub automatise ce parcours, du premier contact avec le candidat jusqu’à la création de son dossier dans le SIRH ou le logiciel de paie.
À qui s’adresse CheckHub ? Quelles sont ses principales fonctionnalités ? Et combien coûte la solution ?
Nous répondons à toutes vos questions sur le logiciel de gestion documentaire CheckHub.
Présentation de la solution CheckHub
CheckHub est une solution SaaS de gestion documentaire et d’onboarding. Elle permet de collecter les informations et les documents d’un candidat, de les contrôler puis de constituer son dossier administratif.
La solution fonctionne à partir de six briques activables à la carte : collecte, extraction des données, validation, génération des documents, signature électronique et création du dossier du personnel.
La collecte des documents et des formulaires
Le candidat reçoit une invitation lui permettant d’accéder à un espace sécurisé. Il peut y déposer les documents demandés et compléter les formulaires nécessaires à la constitution de son dossier.
Les pièces obligatoires et facultatives sont clairement distinguées. Le candidat visualise les documents manquants ainsi que le statut de chaque élément : demandé, en attente, validé ou rejeté. En cas de problème, il peut remplacer ou corriger la pièce concernée.
La plateforme accepte différents formats, y compris les documents recto verso ou composés de plusieurs pages. Elle peut compiler les fichiers, les convertir au format PDF et les renommer automatiquement selon les règles de l’entreprise.
L’extraction automatique des données
CheckHub utilise l’OCR et l’intelligence artificielle pour lire les documents déposés et en extraire les informations utiles. Les données sont ensuite transformées en champs structurés pouvant être utilisés dans les formulaires ou transmis vers d’autres logiciels.
Cette fonctionnalité évite, par exemple, de saisir manuellement le nom, la date de naissance, l’adresse ou l’IBAN du candidat. Elle fonctionne avec des pièces structurées, comme une carte Vitale ou un RIB, mais également avec des documents dont la présentation varie, tels qu’un CV, un diplôme ou une facture.
CheckHub couvre les documents officiels de 254 pays et reconnaît plus de 15 000 types de documents.
La validation des documents et des informations
L’entreprise peut définir ses propres règles de validation. Elle peut notamment imposer un pays d’émission, un type précis de document ou une durée minimale de validité. Des contrôles portent également sur la cohérence des informations, la correspondance entre le recto et le verso ou la présence de toutes les pièces attendues.
Un système de score permet d’automatiser la décision. Selon le résultat obtenu, le document peut être accepté, rejeté ou transmis à un gestionnaire pour un contrôle manuel.
La vérification d’identité et la détection de fraude
Il s’agit de l’une des fonctionnalités les plus intéressantes de CheckHub. La solution ne se limite pas à récupérer une copie du document d’identité. Elle analyse ses différentes zones, notamment la partie visuelle, la bande MRZ, les codes-barres et les éléments de sécurité disponibles.
Des règles permettent de vérifier que le nom du candidat correspond à celui du titulaire et que la pièce est toujours valide. L’entreprise peut également demander un selfie réalisé en direct. La photographie est alors comparée à celle du document d’identité.
Pour renforcer le contrôle, une vérification de vivacité peut être activée. Le candidat doit suivre des instructions aléatoires, par exemple tourner ou incliner la tête. Ce mécanisme limite l’utilisation frauduleuse d’une photographie ou d’une vidéo préenregistrée.
La détection de fraude concerne également les documents non officiels, comme les RIB, factures d’énergie, diplômes ou autres justificatifs. L’intelligence artificielle recherche notamment les incohérences visuelles, les différences de police de caractères, les métadonnées inhabituelles ou les contenus susceptibles d’avoir été modifiés.
L’automatisation du parcours d’onboarding
CheckHub intègre les principales fonctionnalités attendues d’un logiciel d’onboarding : formulaires préremplis, relances automatiques, génération des documents, signature électronique, gestion des droits d’accès et constitution du dossier du personnel.
Une fois le parcours terminé, les données et les pièces peuvent être transmises vers l’ATS, le SIRH ou le logiciel de paie.
CheckHub Pass et CheckHub Reader
CheckHub Pass permet de vérifier une nouvelle fois l’identité du candidat lors de son arrivée sur son lieu de travail. Après avoir scanné un QR code, celui-ci réalise un selfie comparé à la photographie du document préalablement validé.
CheckHub Reader est un moteur destiné au traitement de documents complexes ou de volumes importants. Il classe les pièces, extrait leurs données et applique les règles de validation correspondant à chaque catégorie.
À qui s’adresse CheckHub ?
CheckHub s’adresse principalement aux cabinets de recrutement et aux entreprises de travail temporaire. Ces structures collectent régulièrement de nombreuses pièces : documents d’identité, titres de séjour, cartes Vitale, RIB, justificatifs de domicile, permis de conduire, diplômes ou contrats.
La solution répond aussi aux besoins des entreprises réalisant de nombreux recrutements ou souhaitant sécuriser leur onboarding. Elle peut être utilisée par les établissements de santé, les administrations et les organisations qui traitent des documents sensibles.
Combien coûte CheckHub ?
La tarification est réalisée sur devis. Le prix dépend des fonctionnalités activées, du nombre d’utilisateurs ainsi que du volume de dossiers ou de documents traités.
L’entreprise peut ainsi limiter son utilisation à la collecte et à la validation documentaire ou choisir un parcours complet intégrant l’extraction, la détection de fraude, la signature et la transmission des données.
L’avis de la rédaction
CheckHub va plus loin qu’une simple solution d’onboarding. La solution automatise la chaîne documentaire tout en apportant un niveau de contrôle avancé sur les informations transmises par le candidat.
Cette solution est particulièrement intéressante pour les entreprises de travail temporaire et les cabinets de recrutement qui traitent des volumes importants. Ils doivent constituer rapidement de nombreux dossiers tout en s’assurant de la conformité des documents transmis.
CheckHub se distingue surtout par ses fonctionnalités de vérification d’identité et de détection de fraude. La solution contrôle les pièces officielles, mais aussi des documents plus courants comme les RIB, les diplômes ou les justificatifs de domicile.
Cet enjeu est d’autant plus important que des outils d’intelligence artificielle performants sont désormais accessibles au plus grand nombre et permettent de falsifier plus facilement certains documents, comme les diplômes ou les extraits de casier judiciaire.
Prise en main de CheckHub
L’interface destinée aux gestionnaires est claire et structurée. Le tableau de bord donne une vision immédiate des dossiers en cours, des formulaires complétés et des documents nécessitant une intervention.
Les dossiers peuvent être filtrés par compte, responsable, statut, type de formulaire ou tag. Les utilisateurs ont également la possibilité d’enregistrer leurs propres vues.
La fiche du candidat regroupe ses coordonnées, ses documents, ses formulaires, les notes internes et le journal d’activité. Un indicateur distingue les éléments obligatoires des pièces optionnelles.
Côté candidat, aucun compte ni téléchargement n’est nécessaire. Une connexion Internet suffit pour accéder au parcours depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Ses plus
- Une vérification avancée de l’identité et de l’authenticité des documents
- La détection de fraude sur les pièces officielles et les autres justificatifs
- L’extraction automatique des données
- Un parcours candidat accessible sans compte ni application
- Des fonctionnalités activables à la carte
- Des connexions avec les ATS, SIRH et logiciels de paie
- Un tableau de bord personnalisable avec de nombreux filtres
Ses moins
- Des tarifs disponibles uniquement sur devis
- Un budget moins adapté aux entreprises réalisant peu d’embauches
- Un paramétrage initial nécessaire pour les parcours les plus complexes
Pour résumer…
CheckHub est une solution de gestion documentaire et d’onboarding particulièrement adaptée aux cabinets de recrutement et aux entreprises de travail temporaire.
Elle se distingue par ses fonctionnalités de vérification d’identité, de validation et de détection de fraude. Son fonctionnement à la carte permet d’adapter la solution aux besoins et au volume de dossiers de chaque entreprise.
