Nouveau mois, nouvelle chronique.
Cette semaine Culture RH nous parle recrutement. Alors pour être dans le thème de la semaine, nous allons parler d’un sujet en lien avec le recrutement et plus particulièrement à l’intégration du salarié.
Avant de rentrer dans le cœur de notre sujet qu’est l’affiliation à la protection sociale complémentaire, nous vous proposons de revenir rapidement sur l’importance de l’intégration du salarié à son arrivée dans l’entreprise. 🤗
Nous sommes TOUS passés par là : un premier contact au sein d’une entreprise après une offre d’emploi. Arrive alors le premier jour… Le réveil est mis, la tenue du jour est prête, le discours est prêt et parfois le stress monte. 😧
Le stress ? Eh oui.. Le ou la RH est un peu stressé par l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Pour le/la, RH, l’intégration du salarié est capitale.
Tu as pensé à tout : préparation du poste de travail, mise à disposition des outils nécessaires, déj d’équipe, visite des locaux, présentation des équipes, trombinoscope, plan des locaux, etc.
Oui, mais voilà, si le côté humain a toute son importance dans l’intégration, le côté plus formel et administratif ne doit pas être négligé. ⚠️
Nous te proposons donc le programme suivant :
- L’intégration réussie au travers de la paie
- Les affiliations obligatoires : l’oublié (parfois) d’une intégration réussie,
- Le récapitulatif des éléments administratifs pour compléter l’intégration du salarié.
1. L’intégration réussie au travers de la paie
Ici, quand on écrit côté paie, c’est vraiment en termes de paie pure. 💶
Avant même de procéder à l’intégration physique du collaborateur, il est obligatoire de l’intégrer dans la paie, le positionner, le classer… En effet, le collaborateur doit bénéficier d’une classification conventionnelle correcte si une convention collective est appliquée au sein de l’entreprise. 💡
Et cette classification va permettre de déterminer le bon salaire. Car oui, une intégration de salarié réussie est aussi une intégration paie correcte. 🪙
Ainsi, au moment de la signature du contrat, qu’elle soit en amont du premier jour de travail ou le jour de l’arrivée de son collaborateur, il ne faut pas oublier de vérifier ce que prévoit la convention collective applicable en termes de classification et de minimum conventionnel.
L’intégration du salarié pourrait en pâtir si dès le premier jour, le collaborateur se penche sur la question (et surtout sur son contrat de travail) et qu’il découvre une mauvaise classification ou un mauvais montant de rémunération. 😕
2. Les affiliations obligatoires : l’oublié (parfois) d’une intégration réussie
L’intégration du salarié passe également par le sérieux mis dans le côté administratif.
Vous le savez sûrement, mais en tant qu’employeur vous jouez un rôle dans la santé et la sécurité de vos collaborateurs. Pour remplir correctement une partie de cette obligation, l’employeur va devoir récolter des informations auprès de son collaborateur pour que l’intégration administrative de ce dernier se passe bien.
Ici, on parle des affiliations en matière de protection sociale complémentaire à savoir la mutuelle et la prévoyance. Commençons tout d’abord par la prévoyance.
Petit rappel rapide : un contrat de prévoyance permet aux collaborateurs et à leurs entourages d’être mieux couverts en cas de réalisation de certains risques à savoir : l’incapacité temporaire de travail, l’invalidité ou encore le décès.
Véritable outil pour attirer les collaborateurs et les fidéliser, il est partie intégrante de l’intégration du salarié.
Le Code du travail rend obligatoire l’affiliation de collaborateurs dont le statut professionnel relève de la catégorie « Cadre ». L’intégration d’un salarié cadre doit déclencher un réflexe : celui de l’affiliation au régime de prévoyance. (Parfois, cela peut même entraîner une quête du contrat d’assurance !) 😅 Ensuite, il est également nécessaire de vérifier ce que prévoit la Convention collective sur ce sujet. Les accords collectifs prévoient très souvent des dispositions en matière de prévoyance.
Si maintenant, l’intégration concerne un salarié non-cadre, le réflexe sera également de se tourner vers la Convention collective applicable. Si le Code du travail n’oblige pas à affilier ce nouveau collaborateur non-cadre, la Convention peut le prévoir. Et de fait, il faudra donc le faire ! 😏
Par ailleurs, la Convention collective peut également être un outil pour vérifier les niveaux de garanties à assurer. 🔍
Ensuite, concernant la mutuelle. Cette obligation est récente et s’étend à l’ensemble des employeurs. Dès l’intégration d’un nouveau collaborateur, une obligation d’affiliation à une garantie frais de santé ou plus communément appelée « mutuelle » se déclenche.
En principe, dès son premier jour, le nouveau collaborateur doit donc être affilié à la mutuelle de l’entreprise. Cependant, il existe de nombreux cas de dispense :
- le salarié est déjà bénéficiaire d’une mutuelle en qualité d’ayant droit :
- d’un autre régime de frais de santé collectif obligatoire d’entreprise
- d’un contrat d’assurance de groupe dit Madelin
- Etc.
- le salarié est déjà couvert à titre individuel
- le salarié est bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire,
- le salarié est en CDD
- etc.
Ces cas de dispense peuvent avoir une durée limitée. En effet, si un collaborateur est en CDD, mais qu’il accepte une proposition de CDI, la dispense fondée sur la nature du contrat à durée déterminée ne devrait plus jouer éternellement.
Autre point de vigilance : Si le collaborateur bénéficie d’une dispense au titre d’une couverture individuelle déjà souscrite, cette dernière ne vaut que jusqu’à l’échéance du contrat. Dans ce dernier cas, l’intégration de ton salarié va « s’étaler » dans le temps.
Si le collaborateur a présenté une dispense lors de son intégration, il va falloir le solliciter pour connaître l’échéance de son contrat de couverture individuelle et donc lui demander les informations nécessaires pour remplir l’obligation employeur et donc procéder à son affiliation à la couverture collective de l’entreprise.
Ici aussi, il ne faut pas oublier de vérifier la Convention collective applicable : elle va pouvoir imposer des niveaux de garanties à respecter.
Le fait de respecter ses obligations dans cette matière va avoir une importance sur l’intégration du collaborateur… surtout s’il est en attente sur ces sujets.
D’ailleurs, parmi les nombreuses informations à remettre à ton collaborateur au moment de son intégration, il ne faut pas oublier de lui remettre une notice d’information relative à la protection sociale complémentaire applicable dans l’entreprise.
Ainsi, l’intégration du salarié va se faire dans la durée ; elle ne se limitera pas aux premiers jours au sein de l’entreprise.
Rapidement, une autre affiliation à effectuer : celle à la caisse de retraite complémentaire. Lorsqu’un nouveau collaborateur est intégré, il est important de se rappeler, en tant qu’employeur, de l’affilier à cette caisse.
3. Le récapitulatif des éléments administratifs pour compléter l’intégration du salarié.
À côté de ses affiliations, d’autres obligations « administratives » doivent être remplies pour que l’intégration de ton collaborateur soit complète.
- La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
Anciennement appelée Déclaration Unique à l’Embauche (DUE), la Déclaration Préalable à l’Embauche est, comme son nom l’indique, préalable à l’arrivée et donc l’intégration du salarié !
Cette formalité est un indispensable à ne pas oublier : à travers la DPAE, l’employeur informe les organismes de l’arrivée d’un nouveau collaborateur et du fait qu’il va venir travailler pour la société.
C’est toujours mieux que d’être condamné(e) pour travail dissimulé et/ou à une amende administrative dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti + une amende pénale prévue pour les contraventions de 5ème classe ! 😅
La DPAE doit être réalisée au plus tôt dans les 8 jours avant l’embauche (au plus tard au moment de l’entrée en fonction) et elle est adressée à l’URSSAF. À défaut de transmission par voie électronique des déclarations, l’employeur peut se voir attribuer une pénalité de 0,5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale, par salarié.
Par le biais de la DPAE, l’employeur effectue plusieurs formalités en une seule fois. Elle permet également au nouveau collaborateur d’être couvert en cas d’accident du travail, de bénéficier des exonérations, etc.
Intégrer un salarié c’est donc aussi annoncer au monde administratif son arrivée dans l’entreprise !
Savais-tu que tu pouvais lui remettre un exemplaire de sa DPAE et/ou de son contrat de travail ?
- Inscription Registre unique du personnel
Autre formalité à accomplir pour une intégration de salarié complète : l’inscription au registre du personnel. Ici, pas de condition d’effectif pour le tenir : dès qu’un salarié entre, son entrée est renseignée.
Attention, chaque établissement à son registre du personnel. Alors des intégrations de salariés au siège social et dans des établissements sont faites, il ne faut pas oublier de renseigner le bon registre.
Le registre unique du personnel est LE document à avoir : il liste les entrées et sorties des collaborateurs, mais pas que !
Le registre du personnel doit comporter, de manière indélébile, les noms et prénoms des salariés occupés dans l’établissement, dans l’ordre des embauches. Il faut y inscrire la date d’entrée, mais aussi la date de sortie. Le type de contrat, l’intitulé de poste, le type et le numéro du titre d’autorisation de travail sont également des mentions figurantes sur le document.
Certaines informations propres au collaborateur pourront également servir pour son intégration : ici on pense particulièrement à la date de naissance. Cet élément, qui figure sur de nombreux documents, peut également servir à assurer une intégration réussie à un nouveau collaborateur : il est toujours sympa d’avoir un message de Joyeux Anniversaire le jour J en arrivant à son poste de travail !
- Inscription Médecine du travail et organisation visite médicale
Autre étape clé de l’intégration : l’organisation de la visite médicale.
Depuis quelques années, au moment de l’embauche, le salarié nouvellement embauché doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention s’il n’est pas affecté à un poste à risque.
Encore une fois, cette obligation va s’inscrire dans une durée, preuve que l’intégration du collaborateur ne se limite pas à une journée d’accueil. En effet, cette visite doit être organisée dans les 3 mois suivant la prise de poste effective, en dehors de tout cas particulier.
Vigilance encore : une fois cette visite effectuée, une attestation de suivi doit être remise à l’employeur.
À noter : l’envoi de la DPAE va générer une demande de visite auprès de la Médecine du travail. Néanmoins, il est conseillé de vérifier que l’information a bien été reçue.
Voici ici quelques clés pour réussir l’intégration d’un collaborateur. D’autres éléments pourraient être évoqués, mais il faudrait écrire un livre !
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En parallèle, j’enseigne la Paie et la Politique de Rémunération aux niveaux Licence et Master en Ressources Humaines.
Ma passion pour la transmission du savoir m’incite à partager mensuellement mon expertise sur des thèmes d’actualité.
A propos de Mary
Arrivée chez Unit RH en 2022, je suis tombée dans le Droit social lors de ma troisième année d’université.
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