La gestion de vos salariés soulève des questions pour lesquelles vous n’avez pas toujours la réponse ?
Malgré les informations réglementaires à votre disposition, vous manquez de temps ou vous avez des doutes sur l’application des textes ?
Découvrez un exemple concret de question RH issu du service « Accompagnement juridique RH » des Éditions Tissot.
Profil de l’entreprise
Effectif de l’entreprise : plus de 50 salariés
Convention collective concernée par la demande : /
Question RH
Bonjour,
Suite à un départ en retraite, nous allons recruter un nouveau salarié dans les prochaines semaines. Il me semble que depuis la fin d’année dernière, pour toute nouvelle embauche, nous devons transmettre un certain nombre d’informations au salarié. Pourriez-vous me préciser lesquelles et me transmettre des modèles de document ?
Cordialement,
Réponse apportée par l’équipe « Accompagnement juridique RH » des Éditions Tissot
Bonjour Madame,
Vous souhaitez connaître les nouvelles informations à communiquer lors de l’embauche d’un salarié.
Depuis le 1er novembre 2023, l’employeur est tenu, pour toute embauche, de transmettre au salarié des informations concernant la relation de travail qui s’engage (décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023).
Certaines informations doivent ainsi être transmises de façon individuelle au salarié, par écrit papier ou dématérialisé, dans les 7 jours calendaires de sa date d’embauche (C. trav., art. L. 1221-5-1, R.1221-34 et R.1221-35). Il s’agit de :
– l’identité des parties à la relation de travail ;
– le ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
– l’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie professionnelle ou la catégorie d’emploi ;
– la date d’embauche ;
– dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue ;
– les durées et conditions de la période d’essai éventuelle ;
– les éléments constitutifs de la rémunération (salaire de base ou minimum et tous les autres avantages et accessoires payés, directement ou indirectement, en espèces ou en nature), indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
– la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes.
D’autres informations doivent être transmises au salarié sous 1 mois suivant sa date d’embauche (C. trav., art. R.1221-35) :
– l’identité de l’entreprise d’accueil d’un salarié intérimaire ;
– le droit à la formation garanti par l’employeur ;
– la durée et les modalités de calcul du droit à congés payés ;
– la procédure de cessation du contrat de travail ;
– les conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise ou l’établissement ;
– les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.
D’autres informations encore concernent uniquement les salariés travaillant habituellement en France appelés à travailler à l’étranger plus de 4 semaines consécutives. Dans cette situation, l’employeur doit les informer sur :
– le ou les pays dans lesquels le travail à l’étranger est effectué et la durée prévue ;
– la devise servant au paiement de la rémunération ;
– le cas échéant, les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;
– les renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salarié.
Dans le cas d’un détachement de travailleurs effectué dans le cadre d’une prestation de services, le salarié appelé à travailler dans un autre État membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen est en outre informé :
– de la rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l’État d’accueil ;
– le cas échéant, des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture ;
– de l’adresse du site Internet national mis en place par l’État d’accueil.
Les informations sur la devise et sur la rémunération du salarié détaché peuvent prendre la forme d’un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables.
Toutes ces informations (les 14 généralistes comme celles spécifiques au travail à l’étranger) doivent être communiquées au salarié avant son départ à l’étranger.
Les informations doivent être transmises au salarié :
– soit au format papier, par tout moyen conférant date certaine ;
– soit au format électronique, à condition :
o que le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique,
o que les informations puissent être enregistrées et imprimées,
o et que l’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.
Précisions importantes :
– dans l’hypothèse de l’évolution de certaines informations, l’employeur doit en informer ses salariés dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification, selon les mêmes modalités. Par exception, aucune obligation d’information ne s’impose si la modification est due exclusivement à un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur ;
– pour les salariés déjà en poste au 31 octobre 2023, s’ils n’ont pas reçu certaines informations, ils peuvent en demander communication à l’employeur à tout moment. L’employeur est alors tenu de respecter un délai de 7 jours ou 1 mois, selon l’information concernée, pour leur répondre. Pour les salariés présents à l’étranger, l’employeur doit répondre à toute demande de communication dans un délai de 7 jours ;
– si l’employeur ne communique pas à un salarié les informations dans les délais prévus, ce dernier peut agir devant le conseil de prud’hommes. Dans ce cas, le salarié doit toutefois préalablement avoir mis en demeure l’employeur de les lui communiquer et lui laisser un délai de 7 jours calendaires ;
– s’agissant des textes conventionnels applicables à l’entreprise, l’obligation de fournir une notice est supprimée. Désormais l’information se fait dans le cadre de la diffusion des informations sur la relation de travail.
Afin de vous aider dans vos démarches, nous vous joignons un modèle de note sur les informations sociales dues sous 7 jours suivant l’embauche et un modèle de note sur les informations sociales dues sous 1 mois suivant l’embauche.
Un arrêté publié le 16 juin 2024 fixe également des modèles de documents afin de faciliter la mise en œuvre de ces nouvelles obligations.
Souhaitant avoir répondu à votre question et restant à votre disposition pour toute précision que vous souhaiteriez nous voir vous apporter.
Bonne journée,
Très cordialement,
L’équipe accompagnement juridique RH des Éditions Tissot.
A propos des Editions Tissot
Depuis plus de 40 ans, les Éditions Tissot facilitent la vie des entreprises françaises en leur apportant une vision claire et compréhensible du droit du travail. Les Éditions Tissot proposent une gamme de solutions pour optimiser vos activités métier de manière simple et compréhensible par tous. Orienté vers l’information opérationnelle, notre objectif est de vous permettre de résoudre toutes vos problématiques quotidiennes grâce à un décryptage des réglementations et des pratiques. Tous nos services sont conçus avec une approche claire et pratique, loin du jargon juridique, mais toujours absolument fiable.