Le calcul de l’entrée/sortie en paie

Le calcul de l’entrée/sortie en paie

Professionnels de la paie, nous vous proposons, chaque mois, notre expertise sur un sujet qui vous touche en tant que RH, Gestionnaire de paie, mais également Directeur administratif et financier. Envie de découvrir notre sujet du mois ? Ça se passe juste ici !

L’été arrive et la période des recrutements est lancée ! Que ce soit pour la rentrée ou en job d’été, les nouveaux collaborateurs vont arriver.

Si certaines fois les choses se goupillent bien et le salarié entre le 1er du mois, il est possible que d’autres fois, il arrive en milieu de mois voir en fin de mois. 

Cette situation peut également se présenter en cas de sortie du salarié. En fonction des délais de prévenance, des dates de préavis, etc., il est possible que la sortie du collaborateur se produise en milieu de mois. 

Se pose alors la question du calcul entrée/sortie du salarié. Comment faire pour la calculer au plus juste ? Comment cela se passe-t-il avec la mensualisation ? Comment traiter cette absence entrée/sortie en paie ? 

Tant de questions auxquelles nous vous proposons de répondre aujourd’hui ! 

La déduction en cas d’absence entrée/sortie du collaborateur

L’arrivée ou le départ du salarié en cours de mois va engendrer une ligne sur le bulletin de paie dénommée « Absence entrée/sortie ». 

Cette ligne de déduction entrée/sortie va apparaître pour toute embauche ou sortie en cours de mois pour marquer le fait que le collaborateur n’a pas travaillé effectivement tout le mois et ne perçoit pas l’entièreté de son salaire. Peu importe que le contrat soit conclu à temps plein ou non, à durée indéterminée ou non, etc., la déduction entrée/sortie apparaît en cas d’entrée ou de départ en cours de mois.

En effet, le salaire de base est le produit d’un taux horaire par le nombre d’heures effectuées. Avec la mensualisation, le nombre d’heures est lissé sur l’année. Mais en cas d’entrée ou de sortie en cours de mois, une retenue pour entrée ou sortie doit être faite. 

Cette déduction entrée/sortie te permettra de verser le salaire proportionnellement à l’absence de ton collaborateur et donnera lieu à un calcul d’absence entrée/sortie.  

Elle apparaît clairement sur le bulletin de salaire dans le haut de bulletin avant la ligne « Salaire brut ».

La déduction te permettra également de recalculer le plafond de Sécurité sociale en fonction des jours réellement travaillés. 

En effet, sur un bulletin de paie comportant une déduction entrée/sortie, tu pourras constater que le plafond de Sécurité sociale est réduit proportionnellement au nombre de jours calendaires de présence du salarié. (Article R.242-2 du Code de Sécurité sociale) 

Prenons deux exemples et rappelons que la valeur du plafond mensuel de la Sécurité sociale en 2024 est de 3864 € : 

  • un salarié qui entre le 5 du mois de juillet, son plafond de Sécurité sociale est de :
    • 3864 x 27/31 = 3365.419
  • un salarié qui entre le 25 du mois de juillet, son plafond de Sécurité sociale est de :
    • 3864 x 7/31 = 872.516

Il est donc important de bien vérifier que le plafond de Sécurité sociale soit correctement calculé. 

Voyons désormais le calcul de l’entrée/sortie du collaborateur. 

La déduction entrée/sortie chez Unit RH on connaît bien ! Tu cherches un prestataire pour effectuer tes paies ? Nous sommes là ! Unit RH peut être ton partenaire pour l’établissement de paie. N’hésite pas à cliquer sur la bannière pour découvrir nos prestations et prendre rendez-vous avec nous ! 🙋

Le calcul de l’entrée/sortie du collaborateur

On le sait, plusieurs méthodes existent pour calculer l’absence d’un salarié. En effet, aucun texte ne vient fixer LA méthode pour calculer l’absence. Ainsi, c’est avec la pratique que différentes méthodes sont nées au gré des différentes absences (indemnisées ou non). 

Cependant, une seule méthode est validée par la Cour de cassation en cas d’absence non indemnisée : il s’agit de la méthode « aux heures réelles ».

Cette méthode est appliquée pour la déduction entrée/sortie et correspond à un calcul particulier que nous vous proposons de découvrir ici.

Pour un salarié entré ou sorti en cours de mois, le calcul de l’absence entrée/sortie doit donc se faire par rapport au nombre d’heures réellement travaillées sur le mois. 

Encore une fois, il s’agit de la seule méthode validée par la Cour de cassation. 

Tu vas donc devoir regarder les heures de travail réellement effectuées par ton collaborateur. Je te montre ? 

Tu embauches un collaborateur dont l’entrée est prévue le 8 juillet 2024. Il est embauché sur la base d’un temps plein, 35 heures réparties sur 5 jours par semaine à raison de 7 heures quotidiennes. Son salaire de base est de 2500 €. 

Dans un premier temps, nous allons devoir calculer le nombre de jours travaillés sur le mois de juillet 2024. (Bien à tomber, le 14 juillet tombe un dimanche 😅) On compte alors 23 jours travaillés. 

Le nombre d’heures normalement travaillées pour un mois complet est de 7×23 = 161 heures

Nous allons ensuite regarder le nombre d’heures réellement travaillées par le collaborateur. Il est présent du 8 au 31 juillet, soit 18 jours travaillés. Une nouvelle fois, nous allons regarder le nombre d’heures qu’il va réellement effectuer sur ces jours en calculant : 7×18=126.

Il nous reste donc à déterminer son salaire de base pour son mois de juillet. Pour cela, le calcul est le suivant : 2500 x 126/161 = 1956,52 €.

La déduction entrée/sortie sur son bulletin de paie sera donc de 543,478 € arrondi à 543,48 €.

Tu procéderas de la même façon pour calculer la déduction entrée/sortie en cas de départ de ton collaborateur. 

Outre le fait que cette méthode est la seule validée par la Cour de cassation, et donc les juges, elle permet d’obtenir le paiement exact des heures réellement effectuées. 

Cependant, il peut questionner le collaborateur. Ce dernier peut ne pas comprendre pourquoi son taux horaire est différent d’une ligne à l’autre. 

Et comment cela se passe-t-il pour le forfait jours, me diras-tu ? 

Une nouvelle fois, le Code du travail brille par son absence de disposition sur ce sujet. Une absence de texte pour calculer une absence… Cocasse, non ! 

Ici, le calcul entrée/sortie ne se fera plus en heures réelles, mais par rapport aux jours. Encore une fois, peu importe que le salarié entre ou sorte en cours d’année, le calcul est le même. 

Reprenons notre exemple de tout à l’heure avec notre collaborateur arrivé le 8 juillet 2024 et partons du principe que son forfait jours est de 218 jours (journée de solidarité incluse). 

Sur sa fiche de paie, il aura une absence de 5 jours correspondant aux jours non travaillés du lundi 1er juillet au vendredi 5 juillet. 

Pour calculer la déduction entrée/sortie, le salaire est divisé par le nombre de jours réels du mois. 

2500/23 =108.696

Cela correspond à la valeur pour une journée non travaillée. 

Dans notre exemple, il a été absent 5 jours donc, 5 x 108,696 = 543,48 €. 

Son absence pour entrée/sortie entraînera une réduction de 543,48 €

Maintenant que tu connais les détails du calcul entrée/sortie, je te propose d’évoquer rapidement les obligations qui y sont liées. 

Les obligations liées à l’absence entrée/sortie

Parlons tout d’abord de l’entrée. 

Quand un collaborateur arrive, au-delà de lui faire signer un contrat de travail, d’autres obligations t’incombent en tant qu’employeur. 

La première est celle de déclarer l’embauche de ton collaborateur via la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Peut être que tu la connais sous son ancien nom « Déclaration unique d’embauche » dite DUE. 

À destination des organismes, c’est un peu comme un faire part de naissance sauf que là au lieu d’annoncer à tes proches la naissance d’un petit bout, tu annonces l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein de ta structure. 

La DPAE est un acte dématérialisé qui permet d’informer les différents organismes (URSSAF, la CPAM, Pôle emploi, le Service de santé au travail, la CARSAT). Elle est effectuée dans les 8 jours précédant l’embauche. 

En plus de l’information aux organismes, remplis bien ton registre du personnel. 😉

Tu dois également fournir des informations à ton collaborateur. Une loi et un décret de 2023 sont venus fixer les informations et leurs délais de transmission. Récemment, un arrêté a publié les modèles de courriers à l’attention de tes collaborateurs nouvellement embauchés. Tu peux le retrouver ICI

En cas de sortie, tu dois remettre à ton collaborateur ses documents de fin de contrat. Mais qui sont-ils ?

Il s’agit de son solde de tout compte, d’un certificat de travail et d’une attestation France Travail. 

Ces documents sont dits quérables : tu as l’obligation de les établir à la sortie de ton collaborateur, mais tu n’as pas l’obligation de les lui envoyer. En tout cas, pas en vertu du Code du travail. 

En effet, il est prévu que l’employeur établit les documents et doit informer le salarié de leur mise à disposition. 

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Présentation Unit RH 

Chez Unit RH, nous accompagnons des professionnels des RH ou de la finance dans la gestion de leurs bulletins de paie.

Externalisation, Intégration Silae ou Formations Paie, nous intervenons auprès de PME de 0 à 1 000 salariés dans toute la France, dans tous types de secteurs d’activité.

Quand vous entrez chez nous, le service mise en œuvre s’occupe du paramétrage et de l’audit complet de votre dossier. Vous passez ensuite entre les mains d’un binôme de gestionnaires de paie et vous bénéficiez l’accompagnement du service juridique social. 

Envie de gérer votre paie par vous-mêmes ? Nous pouvons vous mettre à disposition le logiciel Silae utilisé par nos gestionnaires de paie. 

Créé en 2017 à Lille par Charlotte, Emmanuel et Arthur, nous avons été rejoints dans notre aventure par 40 collaborateurs qui partagent avec vous leurs compétences en Paie et leur bienveillance au quotidien !

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A propos de Charlotte

Co-fondatrice d’Unit RH, il y a maintenant 10 ans que je suis spécialisée dans le domaine de la paie, ça ne me rajeunit pas ! 

En parallèle, j’enseigne la Paie et la Politique de Rémunération aux niveaux Licence et Master en Ressources Humaines. 

Ma passion pour la transmission du savoir m’incite à partager mensuellement mon expertise sur des thèmes d’actualité.

A propos de Mary

Arrivée chez Unit RH en 2022, je suis tombée dans le Droit social lors de ma troisième année d’université. 

Chez Unit RH, j’accompagne les collaborateurs et les clients sur toutes leurs questions relatives à l’application du Droit social. Besoin d’une recherche dans une convention collective ou d’une précision de la jurisprudence, je suis là ! 

Mon credo ? Rendre lisible le Droit social.

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