Nous nous retrouvons en ce mois de décembre pour évoquer une nouvelle thématique paie.
Et qui dit mois de décembre dit potentiellement, fêtes de fin d’année, achats de cadeaux pour faire plaisir ou se faire plaisir.
D’autant plus que ce n’est pas la tentation qui manque : Black Friday, voir Black Week, Cyber Monday, etc. Durant cette période, il est possible que les finances ne suivent pas, car les dépenses arrivent plus régulièrement que les échéances de paie.
Durant cette période, mais également tout au long de l’année : un imprévu financier peut vite arriver. En effet, le système français prévoit pour la majeure partie des salariés un paiement mensuel de la rémunération uniquement. Ce n’est pas comme dans d’autres pays où les salariés sont payés à la semaine, à la tâche ou autres. Par exemple, aux États-Unis, aucune règle ne fixe les échéances et dans la pratique, les collaborateurs sont payés deux fois par mois.
La notion de « salaire à la demande » a d’ailleurs émergé, mais ne semble pas encore être très répandue en France. En effet, le droit français dispose déjà de dispositifs permettant à un collaborateur de percevoir sa rémunération avant l’échéance mensuelle. Il formule une demande d’avance sur salaire ou d’acompte.
Alors, pourquoi utiliser deux termes différents ? Ces notions se confondent-elles ou sont-elles différentes ?
Nous vous proposons pour cette nouvelle Chronique de revenir plus en détail sur ces phénomènes qui sont de plus en plus courants en entreprise.
- L’avance sur salaire : la définition
- L’acompte sur salaire, le cousin de l’avance sur salaire
- La différence entre l’avance sur salaire et l’acompte.
1. L’avance sur salaire : la définition
L’avance sur salaire permet à un collaborateur de solliciter de son employeur le paiement de la prestation de travail qu’il n’a pas encore effectuée.
Parce qu’un exemple vaut 1000 mots, prenons l’exemple de François qui sollicite le 20 juillet une avance sur salaire. S’agissant d’une avance sur salaire, l’employeur lui verse la rémunération correspondant aux jours entre le 20 juillet et la fin du mois.
Aucun texte n’impose à l’employeur d’accéder à une demande d’avance sur salaire : il est tout à fait libre de refuser. Aucun reproche ne pourra lui être fait.
Par ailleurs, si le collaborateur a des difficultés financières, l’entreprise peut également être sujette à des ralentissements de trésorerie, ce qui expliquerait un refus de sa part.
Cette absence d’obligation est également tout à fait compréhensible puisqu’on ne peut pas savoir ce qu’il va se passer sur le reste du mois : le salarié sera-t-il présent sur la totalité de la période ? Que se passe-t-il s’il pose des congés payés ? Et s’il tombe malade et qu’il est placé en arrêt de travail ?
Alors oui il est possible de « reprendre » les sommes avancées si la prestation du travail n’est pas assurée par le collaborateur. Mais cela se fait sous conditions et je te propose de voir ça en dernière partie.
Sur les modalités de la demande, il est toujours préférable d’avoir un écrit de la part du collaborateur et un écrit sur les modalités de reprise de la part de l’employeur.
Le montant de l’avance sur salaire ne connaît pas de limite ou de plafond. Cependant, il est important de le limiter.
Par ailleurs, l’avance de salaire n’est pas limitée à une catégorie de personnel : tout collaborateur peut effectuer une demande qu’il soit en CDD ou en CDI, à temps plein ou à temps partiel, etc.
Comme exposé en introduction, à côté de l’avance sur salaire, un deuxième mécanisme existe : l’acompte sur salaire.
2. L’acompte sur salaire : le cousin de l’avance sur salaire
Cousin, frère ou oncle : l’acompte sur salaire se distingue en un point de l’avance sur salaire.
En effet, lorsqu’on parle d’acompte sur salaire, on sous-entend que le collaborateur a déjà effectué la prestation de salaire.
Reprenons l’exemple de François, s’il sollicite un acompte sur salaire, son employeur lui accordera la somme correspondante aux jours de travail entre le 1er juillet et le 20 juillet.
Ici, le montant de l’acompte doit donc correspondre à la rémunération acquise par le salarié, alors que souviens-toi pour l’avance sur salaire, il n’y a pas de limite.
Comme pour l’avance sur salaire, tout collaborateur mensualisé a droit de solliciter un acompte. À ces salariés, s’ajoutent les VRP. En dehors de ces deux cas visés, il convient de vérifier les usages et/ou accords d’entreprise.
Si les textes sont silencieux, alors l’employeur n’a aucune obligation. En effet, dans le cadre d’un acompte et contraire à une avance sur salaire, l’employeur est obligé d’accorder au collaborateur qui peut le demander, l’acompte demandé.
D’ailleurs le Code du travail prévoit que le salarié mensualisé a droit à un acompte égal à la moitié de sa rémunération mensuelle pour une quinzaine de jours. (Article L.3242-1 du Code du travail)
3. Les conséquences de l’avance sur salaire et de l’acompte.
Voici un schéma synthétique reprenant la principale différence entre l’acompte et l’avance sur salaire.
Voyons maintenant les conséquences de ces mécanismes.
Comment cela se traduit-il en paie ?
Tout avance sur salaire ou acompte doit apparaître sur le bulletin de paie. L’employeur peut également faire signer un reçu.
En cas de contentieux, la simple mention sur le bulletin de paie ne suffira pas : il reviendra à l’employeur de prouver que la somme a bien été payée. Dans l’hypothèse où le salarié a perçu des avances sur salaire, c’est à lui de prouver qu’il a bien remboursé les sommes.
Que ce soit pour une avance sur salaire ou sur un acompte, il n’y a pas d’intérêts à précompter. Aucun intérêt n’est consenti sur ces mécanismes.
Que se passe-t-il en cas d’absence du salaire après l’accord ?
Dans le cas d’une avance sur salaire, lorsque l’employeur est contraint de reprendre une partie de son avance, il ne pourra pas effectuer cette reprise sans respecter certaines règles.
En effet, les retenues sur salaires suite à une avance sur salaire ne peuvent être effectuées que dans la limite du 10ème du montant des salaires exigibles.
Attention, si l’avance sur salaire a servi au collaborateur pour l’achat d’outils nécessaires à l’exécution de sa prestation, la reprise se fait sans limite. (Article L.3251-3 du Code du travail)
Par ailleurs, il sera possible pour l’employeur de se rembourser en totalité d’une avance sur salaire sur toutes les sommes ayant un caractère de dommages et intérêts, et cela, sans appliquer la limite du 10ème.
Si le collaborateur a formulé une demande d’acompte sur salaire, la somme correspond à la prestation de travail déjà effectuée. Donc aucun remboursement n’est à faire.
Dans tous les cas, en cas d’acceptation d’une avance sur salaire, il est primordial pour l’employeur de répondre par écrit au collaborateur afin de lui indiquer les modalités de remboursement de l’avance. Ce courrier pourra également contenir les règles applicables en cas de rupture du contrat de travail. En effet, une fois le contrat rompu, l’employeur ne pourra plus « prélever » les sommes sur la paie de son collaborateur. Ce dernier doit donc s’engager à rembourser les sommes perçues dans le cadre de l’avance.
S’agissant du régime de cotisations, les acomptes et avances sur salaire ne donnent pas lieu à cotisations de Sécurité sociale au moment où la somme est versée. Ce n’est qu’au moment du versement de la totalité du salaire que les charges seront prélevées.
Dans les faits, l’acompte ou l’avance sur salaire sera indiqué en bas de bulletin, mais la totalité des charges sociales sera prélevée en haut.
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