Les obligations légales en matière d’affichages et de registres sont souvent perçues comme de simples détails administratifs. Pourtant, elles jouent un rôle clé pour garantir la conformité de votre structure et établir une relation de travail transparente avec vos salariés.
Le respect de ces obligations permet également d’éviter des sanctions parfois lourdes : par exemple, des manquements dans l’affichage des informations obligatoires peuvent entraîner des amendes allant de 450 à 1 500 euros, voire plusieurs dizaines de milliers d’euros en cas de récidive.
Un contrôle révélant des irrégularités peut aussi nuire à l’image de votre entreprise auprès de vos salariés, des partenaires sociaux et même de vos clients.
Ces obligations légales évoluent régulièrement, ce qui impose une veille constante et une mise à jour rigoureuse. À l’approche de la fin d’année, un rappel s’impose pour vous assurer que votre entreprise est en règle.
Les mises à jour essentielles en matière d’affichage
Depuis quelques années, nous observons un glissement progressif de l’obligation d’affichage vers une obligation de transmission par tout moyen ou de diffusion à l’attention des salariés.
Cependant, certaines obligations d’affichage demeurent et doivent être impérativement respectées.
Si la dernière mise à jour légale remonte au 1er septembre 2022, il est essentiel de vérifier que le contenu des informations obligatoires affichées est actualisé en fonction des évolutions au sein de votre entreprise.
Le contenu des informations à afficher reste généralement stable lorsque ces données n’ont pas vocation à évoluer, comme dans les cas suivants :
- Les coordonnées de l’Inspection du travail.
- L’interdiction de fumer et de vapoter.
- Les coordonnées des secours d’urgence et des services de santé au travail.
En revanche, certains affichages nécessitent une mise à jour régulière :
- Les horaires collectifs de travail et la durée du travail appliquée : si en 2024, vous avez modifié la durée ou l’aménagement du temps de travail (horaires de début et de fin de journée, repos hebdomadaire, etc.), veillez à actualiser ces affichages. Ils doivent être datés et signés par l’employeur.
- Les consignes de sécurité et d’incendie : pour les entreprises de plus de 50 salariés ou manipulant des matières inflammables, l’affichage doit mentionner les noms des responsables du matériel de secours et des personnes en charge de l’évacuation en cas d’incendie.
- La liste des membres du CSE : si des élections professionnelles ont eu lieu en 2024, pensez à mettre à jour la liste nominative, avec les emplacements de travail habituels et, le cas échéant, leur participation à des commissions du CSE.
Les mises à jour essentielles des registres
Plusieurs registres doivent être tenus à jour par l’employeur. Parmi eux, le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) est un document clé. Il regroupe les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés.
Points à vérifier pour le DUERP :
- Dans les entreprises de 11 salariés et plus, le DUERP doit être mis à jour au moins une fois par an.
- Une mise à jour est également requise lors de toute évolution des conditions de travail ou lorsqu’un nouveau risque est identifié.
Bon à savoir : après chaque mise à jour, le DUERP doit être transmis au service de prévention et de santé au travail auquel l’employeur adhère.
D’autres registres nécessitent également une attention particulière en fin d’année :
- Le registre unique du personnel : mettez-le à jour avec les informations récentes (embauches, départs, changements de contrat, etc.).
- Les registres relatifs à la santé et à la sécurité au travail :
- Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement.
- Registre des dangers graves et imminents.
- Registre des questions au CSE.
- Le registre spécial du repos hebdomadaire : pour les entreprises où les salariés n’ont pas le même jour de repos hebdomadaire.
- Le registre ou tableau du travail en équipe : en cas d’organisation du travail par relais ou équipes successives.
- Le registre des vérifications électriques : il doit inclure les dates des vérifications et les travaux effectués.
- Le registre des activités de traitement des données personnelles : recensez les activités liées à la gestion de la paie, des ressources humaines, des données commerciales, etc. Toute nouvelle activité de traitement doit y être ajoutée.
Votre entreprise est-elle prête pour 2025 ?
Pour aborder l’année 2025 en toute sérénité, assurez-vous que vos affichages et registres sont en règle. Pour le vérifier rapidement, utilisez le diagnostic en ligne gratuit des Éditions Tissot. Ne laissez pas une simple formalité administrative devenir un problème coûteux !