Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est conçu pour digitaliser et optimiser les principaux processus RH : gestion des temps et des activités (GTA), paie, recrutement, entretiens et évaluation des compétences, formation, notes de frais, rémunération…
Avec l’automatisation et la centralisation des données RH, on gagne en fiabilité et en productivité. Cette approche permet de prendre les bonnes décisions notamment grâce à l’éclairage des données quand elles sont connectées.
Néanmoins, aujourd’hui moins de 10 % des entreprises ont intégralement digitalisé leurs processus RH*.
Si depuis quelques années, la paie s’est fortement digitalisée, de nombreuses entreprises souffrent encore d’un manque d’agilité sur ce sujet. Changer de solution peut les effrayer et les freiner quant à l’adoption de nouvelles technologies.
Il faut donc se reposer les bonnes questions : Quels sont les bénéfices d’un SIRH intégré ? Quelle solution choisir entre SIRH cloud ou local ? Et surtout, comment la mettre en œuvre ?
Le SIRH cloud, l’outil qui répond aux enjeux RH
Le télétravail a ces dernières années donné un coup d’accélérateur à la digitalisation RH.
En effet, la dématérialisation est passée d’importante à incontournable, et de nouveaux besoins sont apparus : gérer la paie même à distance, faciliter les échanges entre collaborateurs, permettre la tenue des entretiens en distanciel, recourir au digital learning pour faire monter en compétences les équipes et répondre aux nouveaux enjeux…
Désormais, deux approches sont possibles : opter pour un SIRH « tout intégré » pour couvrir l’ensemble des besoins des services RH ou une approche « best of breed » c’est-à-dire choisir pour chacun des processus un logiciel différent et spécialisé.
Opter pour un SIRH intégré semble être la solution la plus adaptée. Pourquoi ? Elle offre l’avantage de s’appuyer sur un seul système de gestion des données RH. Ainsi, avec toutes les données centralisées, on limite le risque de perte d’information et on gagne du temps.
Quels sont les principaux bénéfices d’un SIRH intégré ?
- Gagner un temps précieux : grâce à l’automatisation des tâches chronophages, finies les ressaisies dans de multiples systèmes ! Ainsi, les équipes RH peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée et prioritaires.
- Réduire son budget : faire appel à un seul prestataire est moins coûteux que de recourir à plusieurs spécialistes. De plus, un intégrateur unique réduira les couts de MEO mutualisée et les dépenses de maintenance entre les interfaces seront nulles.
- Optimiser la performance et le pilotage : dotés de puissants reportings et d’analyses, le DRH pourra se positionner comme un Business Partner de l’entreprise et prendre les décisions qui s’imposent. De ce fait, il mettra en place des plans de formation basés sur les besoins réels, fixera les augmentations qui s’imposent, recrutera là où les compétences font défaut…
- Faciliter l’adoption par les collaborateurs : disposer d’une seule ergonomie pour la paie et les RH simplifie la prise en main et les différentes tâches d’un gestionnaire ou expert de la paie. Aussi, il permet une meilleure appropriation également par les collaborateurs utilisateurs (notes de frais, gestion des congés…).
Avoir un SIRH intégré, c’est l’assurance d’avoir un seul outil complet qui répondra à tous les enjeux des RH d’aujourd’hui.
*Baromètre 2021 de la digitalisation de la fonction RH Deloitte et CrossKnowledge
Cloud ou local, quel hébergement répondra le mieux à vos attentes ?
En choisissant une solution SIRH, on s’approprie aussi la technologie et les bénéfices ou inconvénients associés.
Deux principales tendances émergent dans ce contexte, à savoir cloud versus hébergement local.
Les 2 modes sont comparés dans le tableau ci-dessous :
| Modalité | Serveur local | Cloud (Saas) |
| Evolution des règles de paie | – Complexité de paramétrage | – Montée de version automatique |
| SIRH intégré | – Complexité d’interfacer des composants RH : GTA, notes de frais, modules et gestion des talents – Ressaisie des données variables ou manipulation complexe | – Extraction et récupération automatique des données variables de paie |
| Sécurité et fiabilité de la paie | – Erreurs de paie ou de déclarations | – Paramétrage conforme à la législation |
| Montée de version | – Plusieurs montées de versions par an avec des risques de régression | – Mises à jour en temps réel et mutualisées |
| Facturation | – Pas de maitrise des aspects financiers, nombreux surcoûts | – Maitrise et transparence des coûts – Flexibilité |
Quels sont les principaux avantages du cloud ?
- Simplicité et rapidité de mise en œuvre du SIRH: après avoir établi un cahier des charges en collaboration avec le service RH et en fonction des besoins de l’entreprise, l’intégrateur mettra en place la solution. Les mises à jour et la maintenance sont automatisées et prises en charge par l’éditeur.
- Sécurisation des données : ce sont les serveurs de l’éditeur situés dans le cloud qui hébergent et stockent les données. A la pointe des dernières technos et très puissants, ils sont extrêmement sécurisés et RGPD compliance. Le frein au changement lié à la sécurité des données s’ancre plus dans la psychologie que dans le réel. Il n’est pas plus risqué d’opter pour un logiciel en cloud que pour un système hébergé. En effet, la plupart des cyberattaques aujourd’hui viennent des emails reçus par les collaborateurs.
- Disponibilité de partout, 24H/24, 7jours/7 : en tant qu’application web, une simple connexion internet suffit pour utiliser son logiciel SIRH. Notez que certaines solutions sont même proposées avec un mode “hors connexion”. Un pré requis consiste néanmoins à disposer d’un débit de qualité.
- Unification des systèmes d’information : la connexion du SIRH à d’autres logiciels est possible via les API ouvertes.
- Tarification attractive : avec le cloud, on dispose d’un abonnement all incluse. On oublie donc les frais de matériel, de mise en route, de cloud privé etc… Un avantage non négligeable !
On constate donc que le SIRH cloud offre des avantages significatifs comparé à un SIRH local ou hébergé.
Et qu’en est-il au niveau de la sécurité ?
L’ensemble des moyens de production sont hébergés dans des datacenters sécurisés de classe tiers 3+. L’accessibilité aux données étant un sujet très sensible, plusieurs fonctionnalités dédiées peuvent être intégrées.
Par exemple, pour garantir les normes RGPD, on va développer les fonctionnalités permettant le droit à l’oubli et l’anonymisation de données. Ainsi, on met en œuvre un partitionnement logique des datas avec une habilitation configurable dans la solution.
La sécurité est au cœur des préoccupations. En effet, on trace et audite l’ensemble des accès et des mises à jour, et on crypte toutes les données transférées ou stockées.
De surcroit, tous les ans, un audit de sécurité est prévu, ce dernier décèlera les éventuelles failles et renforcera les procédures de contrôles et d’alertes.
Plusieurs éditeurs cloud disposent d’un plan de reprise d’activité (PRA) qui va redémarrer rapidement sur un site de secours, en cas de problème majeur de la solution. Ainsi, les activités de paie et RH des clients ne seront pas impactées par cet incident.
Pendant ce temps-là, les équipes techniques corrigent les erreurs pour un retour rapide à la normale.
Dans un futur proche, grâce à l’intelligence artificielle, notamment, l’architecture des solutions cloud permettra de croiser les données RH aux informations sociales afin de fournir aux RH des prévisions sur leur entreprise, des analyses approfondies et des plans d’action correctifs.
Dans un contexte de forte croissance, l’agilité offerte par le cloud est une vraie force pour accompagner l’entreprise dans son développement. De plus, les architectures cloud disposent d’un monitoring autonome et complet des infrastructures qui peut générer des alertes préventives et déclencher les actions correctrices adéquates.
SIRH cloud : mise en œuvre et migration
Aujourd’hui, les RH retardent le changement de leur système d’information de paie, estimant que ce seront des projets lourds, longs à mettre en place et risqués. Si on peut comprendre cette peur, dans les faits, la mise en œuvre se passe sans problème dans la majorité des cas.
Si une approche très cadrée avec planning, comités de pilotage, convient bien aux entreprises d’une certaine taille, elle ne correspond pas du tout au besoin d’une entreprise plus petite, souhaitant bénéficier d’un système de paie rapidement et avec un investissement réduit en temps et en budget.
Ainsi, une approche modélisée sur le légal et les conventions pourra mieux adresser le besoin de ces entreprises. Certains éditeurs, comme Nibelis, peuvent vous proposer une approche sur mesure adaptée à la taille de votre entreprise et à vos besoins spécifiques.
Première étape incontournable, rédiger un cahier des charges. Ce dernier définira clairement les besoins et les priorités que vous souhaitez voir remplis par le SIRH :
- objectifs,
- date de mise en production,
- automatisation de processus et workflows
- interface avec d’autres logiciels,
- obligations légales
- budget global défini pour le fonctionnement, la mise en place et les éventuelles formations.
Selon la complexité du projet, la mise en œuvre varie de quelques jours à quelques mois.
Comment passer d’un SIRH local vers un SIRH en cloud ?
La question qui peut inquiéter les RH : la migration vers un SIRH en cloud est-elle un parcours du combattant ? La réponse est non !
Le temps passé dépendra naturellement de l’envergure du projet, de la taille de votre entreprise. Notez que la migration d’un système local vers le cloud reprend les étapes d’une mise en œuvre classique, énoncée précédemment.
Quoiqu’il en soit, il est nécessaire de nommer des chefs de projet des deux parties de l’intégration : coté RH et coté éditeur. Ces derniers définiront les besoins et spécificités essentiels qui devront apparaitre dans la solution, le planning des tâches, les responsabilités, les indicateurs de suivi. En sus, ils animeront des comités de pilotage hebdomadaires pour une mise en œuvre optimale.
Quid de la récupération de vos données ? Pas d’inquiétude, plusieurs intégrateurs ont développé un outil de reprise des données intégré à votre solution qui permet de les récupérer simplement et facilement à partir de votre déclaratif DSN.
Disposer d’un SIRH intégré en cloud semble être la réponse aux besoins d’agilité, de fiabilité et de pilotage des données des Directions des Ressources Humaines.
A propos de l’auteur
Ghislain Tuaz
Directeur Technique, Nibelis
Avec plus de 25 ans passés chez différents éditeurs SIRH, Ghislain dispose d’une forte expertise d’Architecture et de Produits Paie et RH. Après une première partie de carrière chez ADP-GSI, au cours de laquelle, il a eu la responsabilité de services R&D, désormais, depuis 2014, il accompagne Nibelis dans sa croissance pour garantir une solution performante, fiable, évolutive et sécurisée.