Repas en entreprise : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Selon l’article R4228-19 du Code du travail, les salariés ne sont pas autorisés à prendre un repas dans les locaux professionnels. Il est toutefois permis aux chefs d’entreprise d’aménager un espace dédié à la restauration au profit de leurs employés.

Ces derniers peuvent également bénéficier d’une prime compensatrice des pauses déjeuner, sous certaines conditions encadrées par la loi. Voici tout ce qu’il faut savoir sur les obligations de l’employeur concernant les repas en entreprise.

Dans quels cas peut-on servir à manger aux employés en entreprise ?

Aucun texte de loi n’oblige l’employeur à prendre en charge le repas de ses salariés. Il peut néanmoins assurer la restauration de ses collaborateurs lors d’un événement d’entreprise ou lorsque l’effectif de son personnel le permet.

La livraison de plateaux-repas lors des événements d’entreprise

Idéals pour renforcer la cohésion, le professionnalisme et le sentiment d’appartenance de votre équipe, les événements d’entreprise sont généralement marqués par des moments de restauration. Que vous organisiez une réunion de travail, un séminaire ou une soirée d’entreprise, pensez aux plateaux-repas préparés et livrés par un traiteur géographiquement proche du lieu de l’événement.

Vous devez tout de même préciser au prestataire les spécialités gastronomiques à cuisiner pour vos collaborateurs. Ainsi, chaque participant reçoit un menu personnalisé qu’il pourra déguster sur place ou emporter.

Vous pouvez même penser à ce même concept pour vos petits-déjeuners ou pour organiser des buffets de temps en temps. Vous pourriez par exemple faire livrer tous les vendredis des plateaux-repas de petit-déjeuner pour que vos employés se réunissent pour un moment convivial au moins une fois par semaine.

L’aménagement d’une cantine d’entreprise

Dans une entreprise ayant un effectif d’au moins 50 salariés, l’employeur a l’obligation d’aménager un local de restauration respectant les normes d’hygiène et de sécurité. Cet espace doit être équipé non seulement d’un nombre suffisant de tables et de chaises, mais également d’appareils électroménagers (réfrigérateur, micro-ondes, etc.). L’installation d’une source d’eau potable est également nécessaire, afin de permettre aux travailleurs de se désaltérer.

Pour garantir la santé et la sécurité des travailleurs, les employeurs doivent limiter ou proscrire la consommation d’alcool lors de la prise des repas en cantine (Code du travail L. 4121-1).

De plus, après chaque repas, vous devez vous assurer de la propreté du local de restauration en le faisant nettoyer par des agents d’entretien qualifiés (article R. 4228-24 du Code du travail). Le respect de cette règle vous évite de recevoir un procès-verbal de l’inspection du travail à la suite d’un contrôle.

Lorsque votre effectif ne dépasse pas 49 salariés, vous avez l’obligation de prévoir un emplacement permettant à ces derniers de se restaurer. Cependant, la loi ne vous impose pas d’équiper l’espace d’un appareil de réfrigération ou de conservation des aliments. Il en est de même pour le robinet d’eau potable, les tables et les chaises dont l’installation n’est pas obligatoire.

Notez qu’avant la mise en place d’une cantine, l’employeur doit consulter en amont l’instance représentative du personnel, également appelée comité social et économique (CSE). Il peut également s’associer avec d’autres employeurs exerçant leurs activités dans la même région afin d’aménager un restaurant inter-entreprises. Cette mesure permet de limiter le coût d’investissement lié à une telle opération.

Tickets resto : une obligation ?

Si l’installation d’une cantine au sein de votre entreprise est matériellement difficile, vous pouvez distribuer des tickets resto à vos salariés, conformément à l’arrêté n° 8300 du 27 mai 1964.

Faisant partie des titres-restaurant (chèque déjeuner, pass restaurant, etc.), ce moyen de paiement permet d’acheter un repas (sandwichs, plats cuisinés frais ou en conserve, etc.) dans les établissements ou magasins agréés par les pouvoirs publics. Il est cependant impossible d’acheter des boissons alcoolisées avec ce type de billet.

Notez que l’employeur peut librement fixer la valeur du ticket en respectant la limite légale de 25 euros imposée par la Commission nationale des titres-restaurant (CNTR). En délivrant ce type de billet, il s’engage à prendre en charge entre 50 % et 60 % du prix de la restauration du travailleur.

Il bénéficie en contrepartie d’une exonération des cotisations sociales, dans la limite de 5,92 euros par titre émis. Au-delà de ce montant, la contribution est intégrée à l’assiette de calcul des charges sociales.

Par ailleurs, la CNTR précise que le ticket resto est un avantage en nature dont bénéficie l’ensemble des salariés, quelle que soit la nature juridique de leur contrat. Le service public rappelle d’ailleurs que le personnel stagiaire ou intérimaire peut recevoir des tickets resto de la part de l’employeur.

Les paniers-repas : pour qui et quand ?

Également appelé prime de panier, le panier-repas est une indemnité versée par l’employeur à un salarié en déplacement professionnel, le contraignant ainsi à manger dans un restaurant. Cette allocation est également donnée lorsque l’employé est obligé de se restaurer sur son poste de travail pour des raisons particulières : travail de nuit ou en équipe, horaires décalés, etc.

Précisons que l’attribution du panier-repas doit figurer aussi bien sur le contrat de travail de l’employé que dans la convention collective de l’entreprise. Son obtention par le salarié est soumise aux conditions suivantes :

• ne pas disposer d’une cantine ou d’un restaurant d’entreprise,
• être contraint de déjeuner sur le lieu de travail,
• ne pas disposer d’un temps de pause suffisant pour rentrer et se restaurer à domicile.

En versant une prime de panier-repas, l’employeur est exonéré des charges sociales. Néanmoins, le montant alloué ne doit pas dépasser 6,40 euros par repas pris sur place et 9 euros par mets consommés hors des locaux de l’entreprise. Lors d’un déplacement professionnel (chantier, client, séminaire, etc.), l’indemnité à percevoir par le salarié peut atteindre 18,40 euros, sans dépasser cette limite. Dans le cas où la convention collective de l’entreprise prévoit un montant supplémentaire pour la restauration, la tranche supérieure est soumise aux cotisations sociales.

De plus, lorsque plusieurs primes de panier doivent être versées au travailleur au cours d’un mois, seule l’indemnité la plus élevée est exonérée des impôts. Notez que les tarifs de ce type d’indemnité sont généralement reconduits ou modifiés au 1er janvier de chaque année. Il existe également des dispositifs particuliers de paniers-repas qui varient en fonction du secteur d’activité ou de l’URSSAF dont vous dépendez.

Par ailleurs, il ne faut pas confondre le panier-repas et le ticket restaurant. Le premier dispositif est entièrement à la charge de l’employeur, contrairement au second qui l’est partiellement. Une partie du titre restaurant est ainsi soustraite du salaire du travailleur à la fin du mois.