Comment Utiliser les Formulaires à Remplir pour Collecter des Données

Même si la gestion des documents sans papier reste un objectif ambitieux pour de multiples organisations, la demande d’une activité en ligne renforcée ne cesse de croître aujourd’hui.

En période de crise, la nécessité de passer au travail à distance a encouragé les entreprises à repenser leur processus de collecte de données, ainsi que la méthode d’exploitation de l’information dans l’espace numérique.

Ce problème se pose également dans de nombreux autres domaines, notamment l’éducation et les soins de santé, et il est donc utile de savoir comment gérer efficacement les données en ligne.

Les formulaires PDF à remplir viennent alors au secours, et ce guide présente tout ce qu’il faut savoir pour les utiliser efficacement.

Que sont les formulaires PDF à remplir et où les utiliser ?

Les formulaires à remplir représentent un type particulier de fichiers PDF qui permettent aux internautes d’ajouter et de modifier des informations dans des champs spécifiques, notamment des cases à cocher, des menus déroulants et différents types de zones de texte.

Ils sont utilisés à des fins diverses. Voici les cas d’utilisation les plus courants des PDF à remplir :

• Signature de documents relatifs à la politique de protection de la vie privée
• Collecte des renseignements sur l’état de santé d’un patient
• Remplir des formulaires d’autorisation
• Collecte des commentaires des clients
• Distribution d’enquêtes
• Envoi de formulaires d’inscription
• Création de notes de frais
• Remplissage de demandes de bourses d’études et de formulaires d’inscription d’étudiants

Principaux avantages de l’utilisation de PDF formulaires à remplir

Switching to online document management has brought a wide range of benefits for many organizations. Beyond following the global trend of going digital, there are a number of other good reasons to opt for fillable PDFs for the collecte de données.

Facilité de distribution

Le format PDF est universellement pris en charge par les différents systèmes d’exploitation et navigateurs, et même les utilisateurs d’Android/iOS peuvent gérer ces fichiers sur leurs appareils en ayant peu ou pas de connaissances techniques.

Par conséquent, les formulaires peuvent être facilement partagés de multiples façons, en veillant à ce que le destinataire soit en mesure d’ouvrir le fichier et de le remplir à l’aide de son ordinateur, de sa tablette ou de son téléphone.

Automatisation permettant de gagner du temps

L’adoption d’une culture sans papier permet non seulement de réduire l’impact sur l’environnement, mais aussi d’améliorer l’efficacité et la productivité du travail, à mesure que les organisations adoptent des technologies en ligne innovantes pour la collecte de données multicanal.

La possibilité même de partager des documents sur le web permet de gagner du temps sur l’impression et la livraison des documents aux destinataires.

De plus, les formulaires numériques peuvent s’intégrer de manière transparente aux systèmes de gestion de la relation client et aux bases de données afin d’automatiser la saisie des données et d’éliminer la nécessité d’une saisie manuelle.

Précision des données

Les formulaires PDF à remplir contribuent à une bonne organisation, ce qui améliore considérablement la précision des données et réduit les erreurs de saisie.

En effet, des modèles clairs et bien conçus facilitent la lecture et la compréhension des questions, ce qui améliore l’expérience de l’utilisateur lorsqu’il remplit le formulaire. Ainsi, la probabilité de commettre des erreurs diminue.

Protection des données sensibles

Les fichiers PDF prennent en charge plusieurs niveaux de sécurité afin de protéger les informations sensibles lorsqu’elles sont stockées ou partagées sur différents systèmes.

Ainsi, il est possible de crypter les formulaires à remplir, de les protéger par des mots de passe et de définir des restrictions au niveau de l’utilisateur afin d’interdire la modification, la copie et l’impression du contenu.

Il est également possible d’ajouter un filigrane PDF et de signer électroniquement un document pour le rendre encore plus sûr.

Flexibilité

Le format PDF offre de nombreux avantages pour la collecte, le stockage et l’analyse efficaces des informations.

Outre les champs à remplir, les cases à cocher et les menus déroulants, ces documents peuvent également contenir des tableaux, des images, des liens, des formes et différents éléments graphiques – tout ce qui rend l’expérience de l’utilisateur plus interactive et attrayante.

Comment créer et remplir formulaire PDF en ligne

Les éditeurs de fichiers innovants, tels que PDF Guru, sont la solution la plus populaire pour créer et remplir un PDF en ligne. Ils sont conçus pour être utilisés sans connaissances techniques avancées, de sorte que vous parviendrez à effectuer toutes les manipulations de fichiers rapidement et sans effort.

Ses interfaces intuitives permettent de saisir du texte, d’ajouter ou de supprimer des champs, de créer des cases à cocher, de modifier les polices, d’insérer des graphiques et d’introduire de nombreux autres éléments pour que les formulaires aient un aspect précis, professionnel et complet.

Par ailleurs, ces outils pratiques permettent d’ajouter des signatures électroniques et des mots de passe. Tout cela se fait en quelques clics, quel que soit l’appareil utilisé.

Pour remplir formulaire PDF en ligne, procédez comme suit :

1. Ouvrez un éditeur PDF en ligne dans votre navigateur.
2. Téléchargez le formulaire que vous souhaitez remplir.
3. Remplissez les champs, cochez les cases et apportez d’autres modifications selon vos besoins.
4. Enregistrez le formulaire et téléchargez-le sur votre appareil.

La procédure à suivre pour créer des formulaires à partir de zéro est pratiquement la même, mais au lieu de télécharger un fichier existant, il vous suffit de créer un nouveau PDF en ligne et d’ajouter les éléments nécessaires à l’aide des outils d’édition présentés.

Dernières réflexions

Avec l’évolution progressive du monde en ligne, la décision d’utiliser des formulaires PDF à remplir pour la collecte de données reste un choix judicieux.

Ces quelques conseils vous aideront à en tirer le meilleur parti :

• Veillez à ce que vos formulaires soient clairs et concis
• Évitez d’ajouter des champs redondants ou inutiles
• Cryptez, signez électroniquement ou protégez vos PDF par un mot de passe pour les sécuriser.