Comment les outils PDF peuvent optimiser la routine RH de votre entreprise

Le service RH est responsable, entre autres, de l’embauche et du licenciement des employés, de la communication directe avec les équipes, de la fourniture et de la réception du feedback, de l’aide pour les questions administratives et bien d’autres choses encore. Une entreprise ne peut fonctionner sans ce département.

Seules les personnes impliquées dans le secteur des Ressources Humaines savent à quel point le quotidien est chargé. Les tâches à accomplir ne manquent pas, chacune avec des objectifs différents, toutes extrêmement précieuses pour le fonctionnement de l’entreprise. Face à cette situation, que peut-on faire pour mettre de l’ordre dans tout ce chaos ?

La réponse est simple : l’utilisation d’outils technologiques ! Il existe de nombreuses ressources alternatives pour faciliter le quotidien d’un professionnel des RH, de sorte qu’il vaut la peine d’en connaître quelques-unes. Cela s’applique aussi bien aux personnes qui travaillent au siège de l’entreprise qu’à celles qui travaillent à domicile.

5 façons d’optimiser la routine RH avec les outils PDF

Après tout, quels sont les outils qui permettent d’optimiser la routine des professionnels des RH ? Nous avons sélectionné 5 des plus intéressantes, couvrant certaines des principales tâches effectuées quotidiennement dans la région. Parmi eux, au moins un vous facilitera la vie quotidienne.

1. Convertir les documents avant de les envoyer

Les fichiers numériques font partie du quotidien de tous les professionnels des RH, mais beaucoup ne savent pas qu’il est possible de les convertir avant de les envoyer ou après les avoir reçus. Les documents texte, par exemple, peuvent bénéficier des outils de convertir PDF en Word pour un certain nombre de raisons et d’avantages.

La conversion peut se faire du PDF vers Word (comme déjà mentionné) ou de Word vers PDF. Dans tous les cas, les éditeurs qui effectuent cette tâche remplissent également d’autres fonctions, telles que la compression de fichiers, l’extraction et la suppression de pages et bien d’autres encore, ce qui garantit la flexibilité dans l’utilisation des fichiers PDF.

2. Conserver les fichiers importants dans le cloud

Le « cloud » est le terme générique utilisé pour désigner les services de stockage sur Internet. En d’autres termes, au lieu d’être sauvegardé sur l’ordinateur de l’entreprise, un document est stocké sur un serveur sur l’internet, ce qui évite de le perdre en cas de panne de l’ordinateur. Il suffit de disposer d’un accès à l’internet.

Pour le secteur des ressources humaines, ce type d’initiative permet d’économiser beaucoup de travail et de maux de tête. Il convient de conserver une copie des fichiers sur votre ordinateur, bien sûr, mais aussi de les stocker dans le cloud. Ainsi, si la machine que vous utilisez pour le travail a un problème, votre fichier restera en sécurité.

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3. Organiser des réunions à distance par vidéo

La pandémie de Covid-19 que le monde a connue il y a quelques années nous a enseigné de dures leçons, dont beaucoup nous ont appris des façons alternatives (et positives) d’accomplir nos tâches. C’est le cas des réunions de télétravail par vidéo, qui remplacent les réunions en face à face sans compromettre la communication.

Dans le secteur des RH, tant les professionnels qui travaillent à distance et de manière hybride que ceux qui se rencontrent en personne tirent profit des réunions vidéo à distance. En éliminant les trajets domicile-travail, vous gagnez du temps à consacrer aux tâches importantes d’une journée bien remplie.

4. Maintenir une base de données avec un accès collectif

Le secteur des Ressources Humaines d’une entreprise est composé de plusieurs professionnels qui effectuent des tâches individuellement ou conjointement. Comme vous pouvez l’imaginer, cela nécessite un échange constant de fichiers et de médias, qui peut être optimisé à l’aide d’outils.

Au lieu des échanges de fichiers, pourquoi ne pas maintenir une base de données avec un accès collectif pour tous les professionnels du secteur ? Naturellement, les données doivent être protégées par un mot de passe afin que seuls les membres de l’équipe puissent y accéder, mais cette suggestion permet de gagner beaucoup de temps.

5. Utiliser les ressources de l’IA ponctuellement

Les intelligences artificielles ont fini par dominer les secteurs les plus divers, du divertissement au monde professionnel. Face à cette réalité, il est essentiel que les professionnels des RH comprennent comment la technologie peut les aider dans leur travail, mais qu’ils ne l’utilisent pas pour toutes leurs tâches.

L’IA peut être utilisée, par exemple, pour numériser des documents papier et les transformer en texte (tâche appelée « OCR ») ; mais elle doit être évitée pour l’envoi de courriels aux employés. Ces technologies ont leur place, mais elles ne doivent pas remplacer certaines activités humaines.

Cette liste pourrait être deux fois plus longue, considérant les nombreux emplois dans le secteur des RH, mais les cinq ci-dessus sont certainement les plus utiles. En fonction du travail que vous effectuez au quotidien, il est intéressant de découvrir des technologies et des ressources en ligne qui rendent les tâches plus pratiques sans sacrifier la qualité.