Si la voiture de fonction représente un atout indéniable à l’embauche, cet avantage professionnel n’est pas toujours facile à gérer au niveau RH.
Voici 5 idées d’actions RH qui peuvent faciliter la gestion de votre flotte automobile : la Car Policy, l’assurance auto, les outils digitaux, la carte carburant, la communication.
Car Policy : cadrer l’utilisation des voitures de fonction (vs les voitures de service)
La gestion des voitures de fonction peut rapidement devenir complexe pour les départements RH, mais l’élaboration d’une politique automobile, ou “car policy”, permet de structurer et de simplifier cette tâche.
Avant tout, apprenons à différencier les voitures de fonction des voitures de service :
- Une voiture de fonction est un avantage en nature, utilisable pour des déplacements professionnels et personnels. L’employeur ne peut pas la retirer sans l’accord du salarié.
- En revanche, une voiture de service est strictement réservée aux déplacements professionnels et peut être retirée à tout moment par l’employeur.
Nous parlerons ici, donc, uniquement de voitures de fonction.
Le document “car policy” doit définir clairement les rôles et responsabilités de chacun concernant l’entretien des véhicules. Le contrat de travail ou le règlement intérieur doit préciser si le salarié ou l’employeur est responsable des révisions, du contrôle technique, et des autres opérations d’entretien.
La car policy doit inclure des directives précises sur l’entretien régulier des véhicules. Le salarié doit veiller à l’état général du véhicule, y compris la pression des pneus, les niveaux d’huile, et le bon fonctionnement des feux et des clignotants.
Le contrôle technique, quant à lui, est généralement à la charge de l’employeur. En matière de responsabilité financière, l’employeur couvre souvent les frais d’entretien, mais des arrangements spécifiques peuvent être négociés.
En 2025, les car policies doivent s’aligner sur les nouvelles exigences réglementaires, notamment la loi d’orientation des mobilités (LOM), qui encourage les alternatives à l’usage individuel de la voiture. Les entreprises doivent également veiller à réduire l’empreinte écologique de leur flotte en favorisant les véhicules à faibles émissions.
Enfin, point très important : la communication de la car policy à tous les collaborateurs est essentielle. Un document signé par le salarié, détaillant ses droits et obligations, peut éviter les malentendus et les litiges.
Opter pour un outil digital de gestion de frais professionnels
L’adoption d’un logiciel de gestion des frais professionnels pour les voitures de fonction peut révolutionner la manière dont les entreprises gèrent les dépenses liées à leur flotte automobile.
En 2025, cette solution devient indispensable pour répondre aux exigences croissantes en matière de transparence, d’efficacité et de conformité réglementaire.
Un tel outil digital permet d’automatiser de nombreuses tâches manuelles, réduisant ainsi les erreurs humaines et le temps consacré à la saisie et au traitement des notes de frais.
Les collaborateurs peuvent photographier leurs reçus de carburant, de péage ou d’entretien et les télécharger directement via une application mobile.
Les gestionnaires de flottes automobiles professionnelles peuvent ainsi suivre les dépenses en temps réel, identifier les anomalies et prendre des décisions éclairées.
Cela permet également de renforcer la confiance entre les employés et l’employeur, en garantissant que chaque dépense est justifiée et conforme à la politique de l’entreprise.
En outre, ces logiciels offrent des fonctionnalités avancées telles que l’intégration avec les systèmes comptables, permettant une gestion fluide et cohérente des finances.
Les alertes automatiques et les rappels aident à respecter les délais et les limites de dépenses, réduisant ainsi les risques de fraude et de non-conformité.
Choisir la bonne assurance auto pour réduire les coûts
Choisir la bonne assurance auto est essentiel pour réduire les coûts tout en garantissant une couverture adéquate.
La première étape pour économiser sur votre assurance auto consiste à comparer différents devis. Chaque assureur propose des formules variées, allant de la couverture au tiers à l’assurance tous risques.
Faites la différence entre les garanties essentielles et les options superflues. Par exemple, si votre salarié est un petit rouleur, certaines assurances offrent des tarifs préférentiels.
L’assistance et les services associés à votre contrat d’assurance peuvent également faire une grande différence. Une assistance 24h/24, un véhicule de remplacement en cas de panne ou d’accident, ou encore des services de dépannage rapide sont autant d’éléments à prendre en compte pour éviter des dépenses imprévues.
La gestion des sinistres est un aspect souvent négligé mais à ne pas oublier de prendre en compte.
Pour toutes ces raisons, il est essentiel de bien comparer les offres avant de souscrire une assurance auto. Groupama et son assurance auto, par exemple, proposent des formules flexibles et des services additionnels qui peuvent répondre à vos besoins tout en optimisant vos dépenses.
La carte carburant, pour une meilleure visibilité sur les frais
La gestion des dépenses de carburant peut rapidement devenir complexe pour les entreprises, surtout lorsqu’il s’agit de suivre les frais engagés par les collaborateurs.
L’utilisation d’une carte carburant offre une solution efficace pour gagner en visibilité et en contrôle sur ces dépenses.
Avec une carte carburant, les collaborateurs peuvent faire le plein sans avancer les frais, ce qui simplifie la gestion des notes de frais.
Les transactions sont enregistrées en temps réel, permettant aux gestionnaires de suivre les dépenses de carburant de manière précise. Cette visibilité aide à identifier les anomalies et à optimiser les coûts.
De plus, les cartes carburant offrent souvent des réductions et des avantages, comme des remises à la pompe ou des programmes de fidélité. Ces économies peuvent s’accumuler et représenter un gain significatif pour l’entreprise.
Enfin, l’utilisation d’une carte carburant facilite la comptabilité et le reporting. Les données centralisées permettent de générer des rapports détaillés, aidant ainsi à la prise de décision et à l’amélioration continue des processus de gestion des frais.
Voitures de fonction : communiquer régulièrement et de manière transparente
La communication régulière et transparente est essentielle pour maintenir une relation de confiance entre les employés et l’employeur, surtout en matière de gestion des frais professionnels.
En informant régulièrement les collaborateurs des politiques de remboursement et des procédures à suivre, vous réduisez les risques de malentendus et de frustrations.
Une communication claire sur les attentes et les responsabilités de chacun permet également de responsabiliser les employés.
Utiliser des outils numériques pour centraliser les informations et les rendre accessibles à tous est une bonne pratique. Les plateformes de gestion des frais permettent aux employés de suivre l’état de leurs remboursements en temps réel, renforçant ainsi la transparence.
Enfin, organiser des réunions régulières pour discuter des dépenses et des optimisations possibles montre aux employés que leur avis est pris en compte.
Cette approche collaborative favorise un environnement de travail positif et contribue à l’efficacité globale de l’entreprise.