Entreprise : comment relever les défis liés à la gestion des contrats ?

Selon les chiffres de l’INSEE, 47,3 millions de contrats ont été signés en 2022 dans les entreprises françaises. Ce chiffre prend en compte aussi bien les contrats de travail que ceux impliquant la fourniture et la prestation de service.

Pendant longtemps, l’archivage physique, les feuilles de calcul Excel et les nuages de stockage étaient les principales solutions de gestion des archives et des contrats. Seulement, ces solutions impliquent un travail chronophage qui affecte indubitablement le rendement de l’entreprise.

Comment relever les défis de la gestion des contrats d’entreprise ? La réponse ici.

Quels sont les défis actuels de la gestion des contrats d’entreprise ?

La gestion des contrats occupe une place centrale dans la performance d’une entreprise. Elle prend en charge un processus complexe qui va de l’élaboration à l’archivage des protocoles d’accord entre les différentes parties.

Autrefois confiée à un collaborateur, la gestion des contrats faits désormais face à des défis majeurs. Les plus importants sont d’ordre juridique et organisationnel.

Les défis juridiques

Les contrats d’entreprise sont des documents juridiques qui déterminent les modalités de collaboration entre deux ou plusieurs entités. De ce fait, leur élaboration se doit de respecter certaines obligations juridiques.

Cependant, peu d’entreprises disposent des compétences inhérentes à la création d’un contrat en bonne et due forme. Cela expose donc les différentes parties à une invalidation pure et simple de leurs accords.

Les défis organisationnels

D’après les données d’une enquête de PwC, les grandes entreprises gèrent entre 20 000 et 40 000 contrats en fonction de leurs activités. Ce chiffre fait état de l’impossibilité d’une gestion manuelle du flot des contrats.

Cette difficulté est d’autant plus importante quand on sait que les contrats sont des textes évolutifs qui peuvent être régulièrement modifiés. À moins d’y consacrer de colossales ressources humaines, un suivi manuel est une tâche herculéenne.

En réalité, les risques d’erreur dans l’interprétation et l’analyse d’un contrat sont proportionnels au nombre de contrats traités par l’entreprise. Pour éviter des déconvenues, il peut être intéressant d’accorder un soin particulier à la production effective des contrats et d’automatiser certaines tâches à travers l’utilisation d’une contrathèque par exemple.

Quelles sont les étapes clés de la gestion de contrat d’entreprise ?

Le meilleur moyen de relever les défis organisationnels de la gestion de contrat est de mettre un soin particulier dans l’élaboration des protocoles d’accord. Cela passe par les étapes suivantes :

Étape 1 : la préparation et la rédaction du contrat

Considérant les obligations juridiques qui y sont liées, la première étape dans la création d’un bon contrat d’entreprise est la préparation. Il est essentiel d’identifier le type de contrat (prestation, service ou travail) puis de récolter des informations sur les entités qui y sont impliquées.

L’exercice suivant consiste à définir les textes juridiques susceptibles de régir le contrat à signer. Une fois ces tâches effectuées, la rédaction du contrat peut être entamée. D’une part, il doit mentionner nominativement les différentes parties concernées par l’accord. D’autre part, il doit présenter explicitement les modalités de collaboration entre les partenaires.

Étape 2 : la négociation et la finalisation du contrat

La rédaction préalable du contrat permet de définir un socle de négociation entre les parties concernées. En fonction des réclamations manifestées par les uns et les autres, la période de négociation peut être particulièrement longue. C’est d’autant plus le cas lorsque les parties concernées sont contraintes d’organiser des entrevues.

Dans le but de réduire les délais, il peut être intéressant d’utiliser un logiciel de gestion de contrat. Cet outil propose un espace de travail collaboratif qui centralise toute la démarche d’élaboration du contrat. Il permet donc aux différentes parties d’accéder à l’énoncé des clauses d’un contrat et de discuter des modifications sans passer par une rencontre physique.

Aussi, l’utilisation de cet outil peut être décisive parce qu’elle favorise l’intervention en temps réel des services juridiques. Bien souvent, ces derniers n’entrent en action qu’à la finalisation des accords.

S’ils se contentent généralement d’entériner les dispositions, il arrive parfois qu’ils émettent des griefs qui obligent les parties à reprendre les négociations. Un outil de gestion permet donc aux experts de porter un regard sur les décisions prises pendant les négociations.

Étape 3 : l’exécution et le suivi des accords

Lorsque les parties conviennent des modalités d’accord, elles procèdent à la signature du contrat. Comme lors des négociations, cet exercice nécessite bien souvent des rencontres physiques. Dans certains cas, plusieurs entités d’une même entreprise doivent signer ledit accord afin d’assurer sa pérennité.

À ce niveau, le recours à un outil spécialisé peut être intéressant. Un outil de signature électronique est une piste à explorer. Cependant, la solution la plus pertinente est d’utiliser un logiciel de gestion de contrat. En plus d’offrir un cadre collaboratif pour les négociations, cet outil permet aux différentes parties de signer et d’entériner les accords en quelques clics.

Étape 4 : la clôture, le renouvellement et la résiliation du contrat

Les contrats d’entreprise ne sont pas des documents définitifs. À certaines occasions, ils subissent des modifications dans le temps qui s’adaptent aux challenges rencontrés dans leur exécution. Dans ce cas, la gestion des contrats implique le suivi rigoureux des modifications et la mise à jour des documents.

De même, la résiliation d’un contrat ou la fin de la période de validité n’entraîne pas systématiquement son annulation. Pour des raisons juridiques, les entreprises sont légalement tenues de conserver les contrats pendant une durée qui varie de 5 à 10 ans.

Quels outils pour une gestion efficiente des contrats d’entreprise ?

De nombreux outils favorisent la gestion efficiente et sécuritaire des contrats. Le plus important est le logiciel de gestion des contrats précédemment évoqué.

Cet outil intervient de bout en bout dans le cycle de vie des contrats. En plus d’offrir un espace collaboratif pour les négociations, il propose un suivi juridique de l’élaboration des accords et un espace de stockage sécurisé des contrats signés.

Cela dit, l’utilisation d’une contrathèque est une piste à explorer. C’est une bibliothèque virtuelle qui rassemble tous les contrats signés par une entreprise dans un espace sécurisé. Grâce à sa capacité d’indexation, il permet aux collaborateurs de retrouver aisément des documents grâce à des paramètres de recherche comme les dates ou les signataires.

Par ailleurs, cet outil propose également des synthèses qui permettent aux collaborateurs de connaître la substance d’un contrat sans procéder à une lecture complète.