Pour vous aider à éviter les erreurs, optimiser vos processus et surtout gérer vos paies en toute tranquillité, nous vous présentons 6 conseils incontournables.
Conseil n°1 : Valider la réactivité et la qualité du support de votre prestataire
Lors du choix de votre solution de gestion de paie, assurez-vous que le service Support de votre prestataire soit efficace. Pour cela, n’hésitez pas à appeler des références, demander des témoignages d’autres utilisateurs et prêter attention aux recommandations que vous pouvez obtenir par le bouche-à-oreille.
Un support réactif est essentiel pour éviter des problèmes lors du traitement des paies. Lorsque des éléments de paie doivent être paramétrés à la dernière minute ou lorsqu’un souci technique empêche la validation des bulletins, un support de qualité et réactif peut faire toute la différence.
Conseil n°2 : Opter pour un prestataire offrant une externalisation temporaire
Les aléas comme la maladie, un congé maternité, ou encore le départ précipité d’un gestionnaire de paie peuvent compromettre le bon fonctionnement du service paie et d’autant plus dans les plus petites entreprises où la paie est gérée par un seul collaborateur.
Pour pallier ces situations qui peuvent s’avérer très problématiques dans la mesure où la paie et la DSN doivent obligatoirement être traitées dans les délais impartis, choisir un prestataire qui propose un service d’externalisation temporaire est un avantage indéniable.
Dans le cadre de l’externalisation temporaire, lorsqu’un de vos gestionnaires est absent, un expert paie prend le relais et prend en charge la saisie et le contrôle des paies ainsi que la déclaration de la DSN jusqu’au retour de ce dernier.
Ainsi, choisir un prestataire proposant un service d’externalisation temporaire vous permettra de garantir que les paies seront toujours prêtes à temps, indépendamment des aléas de votre service paie. Assurez-vous que le prestataire est en mesure de mobiliser rapidement des experts qualifiés pour prendre le relais.
Conseil n° 3 : Choisir une solution de paie automatisée
La sécurité et l’efficacité de votre processus de paie dépendent très largement de l’outil que vous choisissez et de sa capacité à automatiser les différents processus. Privilégiez une solution qui offre un maximum d’automatisations, telles que par exemple :
- L’envoi de la DPAE à la saisie de l’embauche.
- Des contrôles intégrés de la DSN.
- Le signalement des arrêts de travail et des fins de contrat en DSN depuis la solution de paie.
- La déclaration de la DSN mensuelle directement depuis le logiciel de paie.
- La mise à jour automatique des taux de PAS.
- L’ automatisation des calculs des éléments de paie (prime d’ancienneté, calcul des absences, …).
- Etc.
Ces automatisations réduisent le risque d’erreurs et font gagner un temps précieux à votre équipe paie. Avoir un outil capable de déclarer une DSN contrôlée en amont sans devoir passer par les outils de contrôle représente un gain de temps considérable et une sécurité accrue pour les gestionnaires de paie.
Par ailleurs, intégrer un maximum d’automatisation dans le calcul de la paie permet d’éviter les erreurs de calcul et ainsi produire une paie plus fiable.
Conseil n°4 : Utiliser une solution en mode SaaS pour une sécurisation optimale des données
Les logiciels de paie en mode SaaS (Software as a Service) offrent de nombreux avantages pour les équipes paie.
La solution SaaS permet un accès à distance sécurisé : les gestionnaires de paie peuvent consulter et traiter les données où qu’ils soient, tant qu’ils disposent d’une connexion internet. Cela est particulièrement utile dans un contexte de travail hybride ou de télétravail.
De plus, les logiciels SaaS bénéficient de mises à jour automatiques, garantissant ainsi une conformité légale et réglementaire en temps réel sans intervention manuelle. Cela signifie que les changements liés à la législation sociale (SMIC, taux de cotisations, PSS, …) sont directement intégrés dans le logiciel, et facilitent la tenue à jour de votre paie selon les dernières réglementations.
Le mode SaaS contribue également à la sécurité des données. En effet, les fournisseurs de logiciels en mode SaaS investissent en continu dans des infrastructures robustes pour protéger les données sensibles des entreprises, incluant des systèmes de sauvegarde et de récupération automatisés.
Conseil n°5 : Choisir un éditeur qui prend en charge la veille sociale et conventionnelle
Les évolutions législatives et conventionnelles ont un impact considérable sur la gestion de la paie. Un éditeur qui intègre ces évolutions directement dans son outil permet de s’assurer que les paies respectent la réglementation en vigueur, sans avoir à effectuer de mises à jour manuelles et des travaux de paramétrage.
La réglementation en paie est en constante évolution, il peut s’agir d’une modification dans la législation, l’introduction d’un nouveau dispositif ou encore un nouvel accord de branche. Tous ces changements ne doivent pas être une source d’inquiétude pour vous ou vous rajouter une charge supplémentaire dans des services paie qui fonctionnent souvent en flux tendu.
En choisissant un prestataire qui veille activement aux mises à jour, et notamment celles issues des conventions collectives, et les applique dans votre logiciel de paie, vous vous soulagez d’une partie des mises à jour et limitez les risques de non-conformité, tout en vous consacrant à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Conseil n°6 : Privilégier un prestataire RH global pour une gestion unifiée
Choisir un prestataire RH global, proposant à la fois des solutions de Gestion des Temps et Activités (GTA) et de paie, présente l’avantage de n’avoir qu’un interlocuteur unique et des outils compatibles entre eux.
En cas de problème, vous aurez un seul interlocuteur et vous gagnerez donc en efficacité. De plus, une solution intégrée permet une meilleure synchronisation des données entre la gestion des temps et la paie, évitant les rejets, les ressaisies et minimisant ainsi les risques d’erreurs.
Choisir un prestataire offrant à la fois la gestion des temps et des activités (GTA) et la paie présente un avantage financier notable : en optant pour un même éditeur pour ces deux solutions, vous réduisez les coûts liés aux abonnements multiples, au paramétrage des solutions et à la maintenance de différents systèmes.
En appliquant ces conseils, vous disposerez de toutes les clés pour gérer vos paies de manière plus sereine et efficace. Une bonne gestion de la paie repose sur des outils adaptés, un accompagnement solide et une anticipation des imprévus. En choisissant des prestataires fiables, en optant pour des solutions automatisées et sécurisées, vous gagnez non seulement en tranquillité d’esprit, mais aussi en efficacité.
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A propos de l’auteur
David Verhaegen
Chef de produit paie chez Kelio et fort de 25 ans d’expérience dans le domaine de la production de bulletins de paie et de déclarations sociales.
A Propos de Kelio
Kelio est un éditeur et intégrateur de solutions de gestion des collaborateurs depuis plus de 35 ans, dans 3 domaines :
- Les solutions de gestion des Ressources Humaines, SIRH
Le logiciel RH Kelio couvre l’ensemble des processus de gestion d’un service RH : du recrutement grâce à notre ATS performant, à la préparation de la paie, en passant par la gestion des temps et activités (badgeuses physiques ou virtuelles), la gestion des congés, des plannings, des absences, la gestion des talents, du plan de formation, des notes de frais ou encore des campagnes d’entretiens annuels et professionnels.
- La gestion de la paie en ligne
La solution 100% Cloud 123Paie de Kelio permet la réalisation de l’ensemble du processus de paie, depuis le calcul des éléments variables, jusqu’à la consolidation des événements paie, la réalisation des bulletins et déclarations ainsi que l’envoi des écritures en comptabilité.
- Le contrôle d’accès aux bâtiments et la sécurisation du personnel
Le système de contrôle d’accès Kelio permet de sécuriser une entreprise, depuis ses accès extérieurs jusqu’à des zones sensibles à l’intérieur des installations. Kelio permet de définir des droits d’accès personnalisés en fonction des zones, du profil de l’utilisateur et des horaires.
Kelio distribue ses solutions dans plus de 60 pays auprès de 25 000 clients – 5 millions d’utilisateurs quotidiens, et s’adresse aux organisations de toutes tailles et de tous secteurs d’activité.
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