Numérisation : quelles sont les pratiques des organisations françaises ?
Dans le paysage actuel des entreprises françaises, la numérisation et la gestion électronique des documents représentent un pivot central de la transformation numérique.
Une récente étude, réalisée par Kodak Alaris en collaboration avec Archimag, offre un éclairage approfondi sur les tendances et pratiques actuelles en matière de numérisation au sein de ces organisations.
Les résultats soulignent une progression notable dans l’adoption de technologies de numérisation, mais révèlent également une dépendance persistante à l’égard des équipements traditionnels, tels que les copieurs multifonctions, pour effectuer cette transition vers le numérique.
L’enquête met en évidence que plus de la moitié des professionnels interrogés utilisent encore ces appareils pour numériser et envoyer des documents par e-mail ou les stocker sur un ordinateur personnel, une pratique qui, malgré sa commodité apparente, soulève des questions d’efficacité et de sécurité des données.
D’autre part, des technologies plus avancées comme l’indexation automatique, l’intégration avec des solutions métiers et l’extraction automatique des données ne sont pleinement exploitées que par une minorité d’organisations. Ces outils peuvent pourtant significativement accélérer les processus, améliorer la précision et faciliter l’accès aux informations.
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Je télécharge le guide de l’entretien annuelLes avantages des scanners spécialisés, équipés de fonctions comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’intelligence artificielle pour un traitement documentaire plus intelligent, sont indéniables. Ces dispositifs offrent une meilleure intégration des données dans les flux de travail numériques et contribuent à une gestion plus sécurisée et efficace des informations.
Kodak Alaris souligne l’importance d’évoluer vers ces solutions plus sophistiquées pour maintenir la compétitivité des entreprises, en mettant en avant la nécessité d’une numérisation qui va au-delà de la simple création de copies numériques, pour transformer les documents en données exploitables et précieuses pour l’entreprise.
L’étude révèle également une prise de conscience croissante des enjeux écologiques liés à la consommation de papier, avec une majorité d’organisations s’efforçant de réduire leur empreinte papier pour des raisons à la fois économiques et environnementales. Cela témoigne d’une évolution vers des pratiques de dématérialisation plus responsables et alignées sur les objectifs de développement durable.
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Après la numérisation, la capture intelligente des documents
Bien au-delà d’une simple conversion du papier au numérique, la numérisation des documents ouvre la porte à une gestion intelligente et automatisée des informations.
Cette transformation digitale permet non seulement de capturer les documents, mais aussi d’extraire, d’indexer et d’utiliser efficacement les données qu’ils contiennent. Malgré ces avantages considérables, il apparaît que peu d’organisations exploitent pleinement ces potentialités.
La pratique courante au sein des entreprises, qui consiste à envoyer les documents numérisés par courriel aux collaborateurs, souligne un usage encore basique et manuel de ces technologies. Cette méthode impose un travail supplémentaire de tri, de renommage et d’indexation manuelle, limitant considérablement l’efficacité et la valeur ajoutée que pourrait apporter une gestion documentaire plus sophistiquée.
L’enquête révèle également une exploitation limitée des données extraites, avec une grande partie des processus de gestion restant manuels.
Cependant, il est à noter que certains avancent vers l’automatisation, où les données sont non seulement indexées automatiquement mais peuvent également déclencher des workflows spécifiques, démontrant ainsi le potentiel d’une approche plus intégrée.
La question de la conservation des documents originaux, même après numérisation, reflète une incertitude quant à la valeur légale des copies numériques. Bien que la réglementation française reconnaisse la validité juridique des copies numériques fidèles, sous certaines conditions, la pratique de garder à la fois les versions papier et numérique persiste.
L’adoption de solutions de numérisation et d’archivage électronique certifiées pourrait aider à surmonter cette réticence, en assurant la conformité et en renforçant la confiance dans le processus de numérisation.
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