Fiche de poste Gestionnaire ADP + modèle à télécharger

Le gestionnaire administration du personnel, généralement appelé ADP, est un acteur clé au sein d’une entreprise. Il est l’intermédiaire entre le salarié et le gestionnaire de paie, qui peut être interne ou externe. Ainsi, c’est l’interlocuteur privilégié des collaborateurs de l’entreprise.

Dans certaines structures, ce poste est rattaché au gestionnaire de paie, dans d’autres il s’agit d’un poste distinct de la production de la paie. Dans ce dernier cas, les compétences techniques et humaines requises pour le poste ne seront pas les mêmes que pour un gestionnaire de paie.

Alors, quelles sont les missions du gestionnaire ADP ? Quelles sont les compétences requises pour devenir gestionnaire ADP ?

Vous trouverez dans cet article une présentation du métier de gestionnaire ADP ainsi qu’une fiche de poste téléchargeable.

Le métier du gestionnaire ADP

Le gestionnaire ADP (administration du personnel), également appelé gestionnaire du personnel ou encore gestionnaire Ressources Humaines, est une acteur clé et incontournable dans le fonctionnement de l’entreprise.

Il est en charge de nombreuses missions aussi riches que variées liées à la gestion du personnel dans l’entreprise. Son rôle polyvalent fait de lui l’interlocuteur privilégié des salariés, mais également de la direction.

Comme pour toutes autres fonctions, mais d’autant plus pour tout ce qui concerne les Ressources Humaines, les tâches peuvent différer d’une organisation à l’autre.

Les missions du gestionnaire ADP

Les missions du gestionnaire ADP ne seront pas les mêmes dans une petite structure, où la gestion de la paie est externalisée à un cabinet d’expertise comptable, que dans une plus grande entreprise qui dispose d’un service paie. Voici les principales missions du gestionnaire ADP.

Gestion des contrats de travail

La gestion des contrats de travail englobe plusieurs tâches liées en cas d’embauche d’un collaborateur ou en cas de modification de son contrat de travail.

Voici les principales tâches relatives à la gestion des contrats de travail dans l’entreprise :

• Collecte des informations personnelles du salarié nouvellement embauché.
• Rédaction du contrat de travail.
• DPAE.
• Rédaction des avenants en cas de modification des conditions contractuelles du salarié (mutation, temps partiel, …).
• Gestion des contrats de travail temporaire et renouvellements.
• Résiliation des contrats de travail.
• Archivage des contrats de travail.

Gestion de la vie courante du salarié dans l’entreprise

Au-delà de la gestion des contrats de travail, le gestionnaire de paie est chargé de gérer tous les aspects de la vie courante du salarié dans l’entreprise. Voici les principales tâches liées à la gestion courante des collaborateurs de l’entreprise :

• Gestion des demandes de congés : le gestionnaire ADP récolte par voie papier ou dématérialisée les demandes de congés des salariés et les transmet au gestionnaire de paie, interne ou externe à l’entreprise, pour prise en compte dans la paie.
• Gestion des demandes d’acompte : le gestionnaire ADP récole les demandes d’acompte des salariés et veille à ce que les demandes soit transmissent dans les délais.
• Mise à jour des dossiers personnels des salariés : changement d’adresse, situation maritale, …
• Récolte des EVP : le gestionnaire ADP est l’intermédiaire entre les salariés et managers, il est ainsi chargé de récolter les éléments variables de paie (prime, indemnité, heures supplémentaires, …) et de les transmettre au service paie.
• Gestion des temps partiel : gestion et suivi des demandes de temps partiel.
• Gestion des absences : récolte et suivi des absences des collaborateurs (arrêt de travail, congé parental.
• Procédures disciplinaires : gestion et suivi des dossiers (envoi convocation, organisation des entretiens, …).

Gestion de la médecine du travail

Le gestionnaire ADP est chargé de gérer le dossier médecine du travail :

• Gestion des convocations pour les RDV périodiques.
• Gestion des visites de reprise.
• Règlement de la cotisation annuelle.
• Relation avec la médecine du travail.

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• Embaucher un salarié : Quelles formalités ? Comment gérer sa paie
• Comment gérer le départ de plusieurs salariés ?
• Comment gérer le retard d’un collaborateur ?

Interlocuteur privilégié du salarié

Le gestionnaire ADP est l’interlocuteur privilégié des collaborateurs de l’entreprise pour toutes questions relatives aux Ressources Humaines ou la mise à jour de leur dossier personnel. Ainsi, il a pour mission d’être à leur écoute et répondre à leurs questions ou demandes d’informations.

Suivi de l’activité RH

Le gestionnaire ADP est également chargé d’établir des tableaux de bord sociaux et KPI à l’attention de la direction. Il peut également être en charge des documents sociaux obligatoires comme le bilan social ou encore le rapport égalité femme/homme.

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L’environnement relationnel du gestionnaire ADP

Le gestionnaire ADP occupe un rôle central au sein de l’entreprise, étant en contact avec divers acteurs internes et externes. Ce riche environnement relationnel implique la maîtrise des compétences interpersonnelles et une communication adaptée à chaque interlocuteur.

Voici les principales relations que le gestionnaire ADP entretient dans le cadre de ses missions.

Les relations internes à l’entreprise

Le gestionnaire ADP interagit avec de nombreux interlocuteurs dans l’entreprise du fait de son statut de liaison entre les salariés, la paie et la direction.

• Les salariés.
• Les managers et responsable d’équipe.
• Les IRP.
• La direction.
• Les autres membres de service RH.

Les relations externes à l’entreprise

Le gestionnaire ADP intervient également auprès d’autres interlocuteurs externes à l’entreprise et notamment :

• Les agence d’intérim et de recrutement.
• La médecine du travail.
• Les organismes de formation.
• Les conseillers juridiques.
• Les organismes de protection sociale.
• Les prestataires de services RH et de paie.
• L’inspection du travail et les autres autorités réglementaires.
• Les éditeurs SIRH.

Le profil type du gestionnaire ADP

Le gestionnaire ADP doit disposer de solides connaissances en Ressources Humaines, mais également de qualités humaines pout mener à bien ses missions.

Les compétences techniques du gestionnaire ADP

Voici les compétences techniques requises, également appelées hardskills  pour être gestionnaire ADP :

• Maîtrise des règles en matière de législation sociale : droit social, règles en matière de durée du travail, procédures disciplinaires, ….
• Maîtrise d’Excel : au minimum niveau perfectionnement.
• Maîtrise des logiciels RH : il ne s’agit pas ici de maîtriser un logiciel en particulier, mais d’être à l’aise avec l’utilisation d’un SIRH.

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Les qualités humaines du responsable paie

Au-delà des compétences techniques, le métier de gestionnaire ADP nécessite de disposer de certaines qualités humaines, les softskills :

• Bonne communication.
• Capacité à résoudre des problèmes.
• Adaptabilité.
• Capacité à gérer des conflits.
• Esprit d’équipe.
• Organisation et planification.
• Polyvalence.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Modèle de fiche de poste du gestionnaire ADP

Vous trouverez ci-dessous une fiche de poste à télécharger gratuitement. Vous y trouverez les missions du gestionnaire ADP ainsi que les compétences requises pour le poste.

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