Avertissement de travail : règles, procédure, délais… tout savoir !

Une relation contractuelle emporte pour les parties des droits et devoirs. Concernant les salariés, l’un des devoirs est de respecter les clauses du contrat du travail et les règles établies dans l’entreprise.

Que peut faire l’employeur lorsque le salarié ne remplit pas ses devoirs ? Il peut user de son pouvoir de direction et du droit disciplinaire.

Le droit disciplinaire recouvre le champ des sanctions disciplinaires dont l’avertissement de travail fait partie.

Dans le présent article, nous allons nous attacher à l’avertissement de travail en rappelant dans un premier temps ce qu’est l’avertissement, puis en nous attardons ensuite sur la procédure à suivre pour le mettre en œuvre.

Qu’est-ce qu’un avertissement de travail ? C’est quoi ? Définition !

L’avertissement de travail est une sanction disciplinaire c’est-à-dire une observation écrite de l’employeur suite à un comportement fautif du salarié. Cette sanction doit être proportionnée à la faute commise.

Sur l’échelle des sanctions, il s’agit d’une sanction légère car elle n’aura pas d’impact sur le salaire du salarié, ni sur sa fonction, ni sur sa présence au sein de l’entreprise.

Généralement, on utilise un avertissement pour sanctionner des faits fautifs légers ou bien comme première sanction lorsque nous sommes face à un salarié qui n’a jamais été sanctionné par le passé et pour lequel des remarques orales ont déjà été formulées ou encore un courrier de recadrage appelé aussi courrier de mise en garde.

L’échelle des sanctions allant de l’avertissement au licenciement est une indication pour l’employeur, toutefois vous n’êtes pas obligé de respecter toutes les marches de l’échelle pour sanctionner car le choix de la sanction dépendra aussi de la nature de la faute et du contexte dans lequel elle s’inscrit.

Pour exemple, un salarié fautif d’un harcèlement sexuel auprès d’un/une collègue se verra appliquer directement un licenciement sans forcément passer par les cases avertissement, mise à pied disciplinaire, mutation disciplinaire, rétrogradation disciplinaire.

Voici un schéma représentant l’échelle des sanctions allant de la plus légère à la plus lourde (de bas en haut) :

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Pour quels motifs peut-on notifier un avertissement à un salarié ?

Un avertissement de travail peut être notifié pour divers motifs tels que :

• non-respect du règlement intérieur de l’entreprise (non-respect des règles de sécurité par exemple),
• retards ou des absences injustifiées répétées,
• erreurs/négligences dans l’exécution des tâches (erreurs de caisse par exemple)
• insultes, menaces envers un collègue ou son supérieur hiérarchique,
• insubordination.

Quelle est la procédure pour notifier un avertissement ?

Avant d’envisager une sanction disciplinaire, voici quelques réflexes à adopter :

• une sanction ne peut être envisagée que si la faute est directement imputable au salarié ainsi le premier réflexe est de bien s’informer sur le contexte de la réalisation de la faute et de bien s’assurer qu’elle est pleinement imputable au salarié seulement,
• Le fait fautif ou la connaissance du fait fautif ne doit pas dater de plus de 2 mois,
• On ne peut pas sanctionner une même faute 2 fois. Toutefois, il existe une exception à ce principe lorsque la faute est répétée : ce sera le cas pour des retards ou des absences répétés,
• Prendre le temps de la réflexion pour savoir qu’elle sanction envisagée en se posant les questions de savoir si le salarié a déjà été averti oralement sur ce comportement fautif, s’il a déjà été sanctionné ou encore de vérifier qu’il a disposé de tous les moyens nécessaires (information, formation, outils etc….) pour réaliser sa mission. A titre d’exemple, on ne peut pas reprocher au salarié le non-respect d’une procédure s’il n’a pas été informé de cette dernière,
• vérifier que le Règlement Intérieur de l’entreprise prévoit qu’une telle sanction peut être envisagée à l’égard du salarié.

Sur ce point, il est à noter que contrairement aux sanctions dites lourdes (mise à pied, rétrogradation, licenciement), la notification de l’avertissement ne nécessite pas le suivi d’une procédure particulière telle qu’une convocation à entretien préalable sauf si le Règlement Intérieur exige qu’on doive suivre une telle procédure pour notifier un avertissement. Vous comprenez ici toute l’importance de se référer au Règlement Intérieur de l’entreprise.

Dans le cas où le règlement intérieur ne prévoit pas la tenue d’un entretien préalable pour notifier un avertissement, nous préconisons tout de même de rencontrer le salarié au cours d’un entretien durant lequel vous lui expliquerez les faits reprochés et lui demanderez des explications sur son comportement fautif.

Cela est intéressant à plusieurs points de vue : vous pouvez recueillir les explications du salarié, de nouveau lui expliquer les règles de l’entreprise et le comportement attendu.

Notification de l’avertissement

Pour être qualifié de sanction disciplinaire, l’avertissement doit être obligatoirement écrit.

Il n’y a pas de formalisme à respecter. Ainsi, l’avertissement peut être notifier sous forme de mail, de lettre remise en main propre contre décharge ou bien par courrier recommandé avec accusé de réception.

Avant de notifier l’avertissement, assurez-vous que personne d’autre n’a adressé un écrit sur les mêmes faits au salarié pour éviter de vous retrouver dans le cas d’un fait déjà sanctionné. Pour exemple, en qualité de manager, assurez-vous que la DRH n’a pas déjà formulé un écrit au salarié sur les faits reprochés.

Attention, si le Règlement Intérieur, un accord d’entreprise ou une convention collective prévoit un formalisme particulier, il faut le respecter !

En tout état de cause, l’écrit doit contenir les motifs de la sanction de façon précise, à savoir détailler précisément les faits reprochés et les conséquences préjudiciables pour l’entreprise.

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Modèle de lettre de notification d’un avertissement de travail

Vous trouverez ci-dessous un modèle de notification d’avertissement pour absences injustifiées répétées :

Quelques questions récurrentes sur l’avertissement

Peut-on notifier un avertissement à un salarié sous CDD ?

Oui, cela est possible. Pour les CDD la procédure sera la même que pour un CDI, il n’y a donc pas de différence.

Combien de temps un avertissement reste-t-il dans le dossier du salarié ?

Une sanction disciplinaire reste dans le dossier du salarié 3 ans.

Passé ce délai, l’employeur ne pourra pas invoquer l’avertissement pour l’appui d’une autre sanction disciplinaire suite à un nouveau fait fautif réalisé par le salarié.

Le salarié peut-il contester un avertissement ?

Le salarié pourra contester l’avertissement par courrier adressé à son employeur dans un 1^er temps puis ensuite devant le conseil des prud’hommes s’il souhaite aller plus loin.

Est-il possible de notifier un avertissement à  un salarié protégé ?

La protection du salarié protégé n’empêche pas la notification d’une avertissement et l’autorisation de l’inspecteur du travail n’est pas requise.