Election du CSE : comment l’organiser ? Calculer les effectifs ? Quelles étapes ?

Depuis quelques mois, les élections professionnelles sont d’actualité, ceci en raison des ordonnances Macron du 22 septembre 2017 qui imposent aux entreprises de se doter d’un Comité Social Economique (CSE) le 1^er janvier 2020 au pus tard.

Dans la présente note, nous nous attacherons à décrire les étapes essentielles pour organiser des élections CSE.

Rappel : qu’est-ce que le CSE ?

Le Conseil Social et Economique (CSE) et une instance unique du personnel qui fusionne à la fois les DP, CE, et CSHCT. Ces dernières instances n’existeront plus au 1^er janvier 2020.

Quelles sont ses missions ?

Dans une entreprise comprise entre 11 et 49 salariés, le CSE aura les mêmes attributions que les DP, à savoir notamment, la réclamation individuelle des salariés et collectives relatives aux salaires, à l’application du code du travail, et des dispositions légales, telles que celles relatives à la protection sociale, aux conventions et accords applicables dans l’entreprise.

Dans une entreprise de plus de 300 salariés, le CSE aura les mêmes attributions que le CE et le CHSCT, à savoir assurer l’expression collective, s’assurer de la bonne marche de l’entreprise, être consulté sur les consultations récurrentes (orientations stratégiques, situation économique, politique sociale de l’entreprise.) et ponctuelles (sujet important modifiant de façon importante l’organisation du travail, les conditions de travail ou bien visant à réduire les effectifs de l’entreprise tel que la mise en place du télétravail par exemple).

Dans les entreprises de plus de 300 salariés, le CSE doit obligatoirement avoir une commission de santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).

Lire également:

• Quel est le rôle du secrétaire du CSE ?
• Comment calculer le budget du CSE ?
• Licenciement d’un membre du CSE: quelle procédure ?

Quand organiser l’élection du CSE ?

Pour les entreprises dépourvues d’instances représentatives du personnel (IRP), la mise en place d’un CSE est obligatoire lorsque l’entreprise atteint un seuil d’effectif de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Pour les entreprises déjà pourvues d’IRP et ayant toujours un seuil d’effectif de 11 salariés, les élections se déroulent tous les 4 ans, ou bien tous les 3 à 2 ans si un accord d’entreprise le prévoit.

Depuis les ordonnances Macron du 22 septembre 2017, nous sommes actuellement en période transitoire pour la mise en place du CSE. En effet, la mise en place se fait selon la fin des mandats des anciens IRP (CE, DP, CHSCT). Elle doit obligatoirement se faire avant le 1^er janvier 2020.

Comment calculer les effectifs du CSE à faire élire ?

Dans un premier temps, il est indispensable de déterminer si l’élection se fait au niveau de l’entreprise, d’un établissement distinct ou bien d’une unité économique et sociale (UES). Puis, il sera important de calculer les effectifs à faire élire.

Faisons dans un premier temps le point sur la manière de calculer les effectifs du CSE. Ensuite, nous ferons un point sur la manière d’informer les salariés et inviter les organisations syndicales à négocier.

Les salariés à prendre en compte

En principe, tous les salariés font partie de l’effectif, sans restriction sur l’ancienneté au sein de l’entreprise, ni sur le temps de travail. Ainsi, sont à prendre en compte :

• Les salariés en CDI,
• Les salariés en CDD sauf les contrats de remplacement,
• Les travailleurs temporaires,
• Les salariés mis à disposition présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillant depuis au moins un an (sauf les contrats de remplacement),
• Et les salariés à temps partiel, au prorata de leurs horaires contractuels.

Le calcul de l’effectif prend bien en compte les salariés mis à disposition et les salariés en contrat d’intérim, mais ces derniers ne sont pas éligibles. Ils restent néanmoins électeurs. 

Les salariés à ne pas prendre en compte

Certains collaborateurs ne doivent pas être comptabilisés lors du calcul de l’effectif de l’entreprise. Il s’agit : 

• Des mandataires sociaux,
• Des salariés en CDD, travailleurs temporaires ou salariés mis à disposition et assurant un remplacement pour congé maternité, d’adoption ou parental d’éducation,
• Des apprentis, 
• Des salariés titulaires d’un contrat unique d’insertion ou d’un contrat d’accompagnement à l’emploi (CUI-CAE),
• Des salariés en contrat de professionnalisation, 
• Et des stagiaires. 

Méthode de calcul des effectifs

Le décompte de l’effectif doit se faire au prorata des temps de travail. Le calcul va permettre de déterminer ce que l’on nomme les équivalents temps plein (ETP). 

Comment prendre en compte les temps partiels ?

Exemple : une entreprise qui emploie 3 salariés à temps partiel. Les deux premiers effectuent 28 heures par semaine, et le troisième 20 heures. On effectue alors le calcul suivant : 

Somme totale des horaires du contrat de travail divisée par la durée légale ou conventionnelle du travail au sein de l’entreprise, sur une base hebdomadaire. 

(28 h + 28 h + 20 h) / 35 h 

76 h / 35 h = 2,17 

Cette entreprise doit comptabiliser 2,17 salariés dans son effectif pour les salariés à temps partiel. 

Temps partiel et CDD 

Dans le cas où un salarié en CDD serait à temps partiel, le temps de présence au cours des douze derniers mois doit être intégré au calcul.  

Exemple : une entreprise qui emploie 3 salariés en CDD à temps partiel. Les premiers ont chacun travaillé 6 mois à raison de 28 heures par semaine, et le troisième est resté 4 mois en travaillant 20 heures par semaine. On réalise alors le calcul suivant : 

(Temps passé en mois au sein de l’entreprise divisé par 12) multiplié par (somme totale des horaires du contrat de travail divisée par la durée légale ou conventionnelle du travail au sein de l’entreprise, sur une base hebdomadaire.) 

• Pour le salarié 1 : (6 mois / 12) x (28 h / 35) = 0,4 
• Pour le salarié 2 : contrat identique au premier = 0,4 
• Pour le salarié 3 : (4 mois / 12) x (20 h / 35) = 0,19 

Cette entreprise doit comptabiliser 0,99 salariés dans son effectif pour les salariés à temps partiel en CDD. 

Comment se déroule les élections professionnelles du CSE ?

Les élections professionnelles du CSE se déroule en 4 grandes étapes que nous allons détailler dans les prochains paragraphes qui constituent cet article:

• L’information des salariés
• L’invitation à la négociation des organisations syndicales
• La négociation du l’accord préélectoral
• L’organisation du vote en lui-même

Etape 1: informer les salariés

L’information sur l’organisation des élections doit avoir lieu par tout moyen permettant de déterminer la date certaine de cette information » et préciser la date envisagée pour le 1^er tour.

Ce 1^er tour doit se tenir en principe au plus tard le 90^ème jour suivant la diffusion de cette information, que ce soit une première mise en place du CSE ou un renouvellement de l’instance.

En cas de carence de l’employeur, une organisation syndicale ou un salarié peut demander que des élections soient organisées. Dans ce cas, l’employeur est tenu de les organiser dans un délai d’un mois.

Etape 2: inviter les organisations syndicales à négocier

L’employeur doit inviter, par courrier, les organisations syndicales intéressées à voter le protocole préélectoral (PAP) et à établir les listes de candidatures :

• Au plus tard 15 jours avant la date de la 1^ère réunion de négociation,
• Dans les 2 mois avant l’expiration du mandat des élus en place.

Dans les entreprises de moins de 20 salariés, l’employeur n’est tenu d’inviter les organisations syndicales que si un candidat se présente. Attention, cela ne signifie pas que si aucun candidat ne se présente il n’est pas tenu d’organiser les élections.

Etape 3: négocier un accord préélectoral (PAP)

L’accord préélectoral vise à régir le déroulement des élections professionnelles et fixera notamment, les conditions d’éligibilité, de candidature, l’établissement des listes électorales et de candidatures, le déroulement des élections le jour J. Nous allons traiter quelques thèmes de négociation dans le présent point.

Nombre d’élu

Le nombre d’élu varie en fonction de l’effectif de l’entreprise comme détaillé dans le tableau situé en fin d’article. Il est à noter que le protocole peut prévoir un nombre supérieur ou bien une répartition individuelle supérieure en respectant le nombre global légal.

Détermination des collèges électoraux

Le collège est un groupe de salariés votant en commun pour élire leur propre représentant, ils sont souvent regroupés par catégorie socioprofessionnelle : Cadres, Agent de Maîtrise, Ouvriers, Employés, Journalistes, VRP etc…

Parfois, en fonction de la présence d’un nombre importants de salariés dans une catégorie socioprofessionnelle, la Loi imposera de créer un collège qui leur sont propre, ce sera le cas du collège cadre par exemple.

Généralement le PAP fixe généralement le nombre et la composition des collèges. En cas de désaccord, c’est l’Administration qui tranche.

Répartition du personnel et des sièges dans les collèges

La répartition du personnel et des sièges dans les collèges se fait par accord conclu selon les conditions de la double majorité, à savoir la majorité des organisations syndicales partie à la négociation et la majorité des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

En cas de désaccord, c’est l’Administration qui tranche.

Eligibilité : Qui sont les salariés qui peuvent se porter candidat ?

Sont éligibles les électeurs :

• Agés de 18 ans au moins,
• Ayant travaillé dans l’entreprise depuis au moins un an,
• Qui ne sont pas le conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur et allié au même degré de l’employeur,
• Qui n’ont eu aucune condamnation interdisant d’être électeur et candidat.

Electorat : qui sont les salariés qui peuvent voter ?

Pour être électeur, il suffit de remplir les 3 critères suivants :

• Être salarié de l’entreprise depuis au moins 3 mois à la date du scrutin,
• Avoir 16 ans révolu le jour du scrutin,
• Jouir de ses droits civiques.

Quid des salariés mis à disposition ? ou multi entreprise ?

Les salariés travaillant simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises. En pratique, ils doivent choisir dans quelle entreprise ils souhaitent se porter candidat.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice mais ils peuvent être électeurs s’ils sont présents durant 12 mois consécutifs au sein de l’entreprise utilisatrice.

Ils doivent faire savoir dans quelle entreprise ils veulent voter.

En pratique, il convient de contacter le service RH de l’entreprise prêteuse afin de demander aux salariés dans quelle entreprise ils souhaitent voter.

L’exclusion de l’électorat et de l’éligibilité du personnel assimilé à l’employeur

Sont exclus de l’électorat et de l’éligibilité les « salariés dirigeants » assimilés à l’employeur, à savoir ceux qui :

• Exercent de l’autorité,
• Possèdent un écrit établissant l’autorité telle une délégation de pouvoir permettant d’exercer un pouvoir disciplinaire sur le personnel par exemple,
• Président les instances représentatives du personnel.

Etape 4 : Organiser le vote

Afficher les listes électorales et les listes de candidatures

Comment établir la liste de candidats ?

L’établissement de la liste de candidats incombe à l’organisation syndicale ou au salarié qui présente sa liste en vue des élections.

Au 1^er tour, seules les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise peuvent présenter une liste, on parle de monopole syndical.

Au 2^nd tour, les candidats libres, c’est-à-dire sans étiquette syndicale peuvent aussi présenter leur liste.

Les listes doivent respecter les critères suivants :

• Distinctes pour chaque collège électoral,
• Séparées pour les titulaires et les suppléants,
• Avoir une représentation équilibrée des femmes et des hommes et inscrire les candidats de façon alternée selon leur sexe.

Dépôt et publicité des listes

Il est recommandé de traiter la question dans l’accord préélectoral. A défaut d’accord, les listes peuvent être envoyées par courrier avec accusé de réception, lettre remise en mains propres ou oralement. Il est conseillé de prévoir un écrit pour conserver une trace en cas de contestation.

En pratique, les listes de candidatures sont affichées et les organisations syndicales en envoie une copie à l’Inspecteur du travail.

Etablissement de la liste électorale

L’établissement de la liste électorale est à la charge de l’employeur et afficher au sein de l’entreprise. Doit y figurer le nom, prénom, date d’entrée collège du salarié.

Prévoir le matériel de vote et le personnel       

Pour le jour du vote, il convient de prévoir :

• Des bulletins et enveloppes distincts par collège et qualité (Titulaire/Suppléant) de façon suffisante, de même taille, sans signe distinctif. En pratique, il est possible de demander à un imprimeur de les faire,

• Des urnes par collège et qualité (Titulaire, Suppléant), un isoloir qui doit être un endroit obligatoirement fermé pour permettre au salarié de voter secrètement. A noter que les toilettes peuvent constituer un isoloir ! En pratique, il est possible de demander à la mairie de prêter les isoloirs et les urnes.
• Un bureau de vote par collège qui veillera au bon déroulement des élections, procèdera au dépouillement, dressera les PV et proclamera les résultats. La composition du bureau est généralement prévue dans le PAP, à défaut, la Loi prévoit qu’il soit composé de 2 salariés plus âgé, et du salarié le plus jeune, le Président étant le plus âgé des 3.

En pratique, le jour des élections, l’employeur, les candidats et les DS seront présent le jour du vote et au moment de la proclamation des résultats.

Il est à noter que le vote par correspondance est possible, il convient de l’encadrer dans le PAP.

Le vote électronique est également envisageable, dans ce cas, il doit être mise en place via un accord d’entreprise, à défaut par décision de l’employeur. Dans ce cas le PAP doit mentionner le prestataire choisi, les détails du fonctionnement du système et le déroulement des opérations électorales.

Dépouillement et proclamation des résultats

Le dépouillement se déroulent à la fin de la journée de vote dont les horaires sont généralement déterminés par le PAP.

Les résultats sont proclamés par le Président du bureau de vote.

En pratique, le site officiel du gouvernement peut aider au calcul des seuils d’effectif, à procéder aux calculs du dépouillement et à la rédaction des PV.

Quelques questions pratiques sur l’élection du CSE

Comment les salariés intéressés doivent-il se déclarer candidat ?

Ceci est généralement prévu par le PAP dans lequel est précisé les modalités de dépôt de candidature et la période durant laquelle le dépôt peut avoir lieu.

Cela peut être par exemple, une remise de la liste des candidats par mail ou par écrit remis en main propre.

Est-il possible d’organiser des élections sans organisation syndicale ?

Oui, il est possible de le faire mais il est obligatoire d’organiser un premier tour réservé uniquement aux candidats avec étiquette syndicale, c’est-à-dire des candidats se présentant sur une liste syndicale.

Si aucun candidat ne se présente, il y aura carence de candidat au 1^er tour.

Que se passe-t-il s’il n’y a pas de candidat ? Pas assez de candidats ?

L’absence de candidature ou un nombre insuffisant de candidat au 1er tour, conduit à effectuer un 2nd tour. En revanche, s’il n’y a toujours pas de candidat au second tour, il y aura carence de CSE.

Ainsi, il y aura carence si :

• Aucun candidat ne s’est présenté aux deux tours,
• Le quorum n’a pas été atteint au 1er tour et qu’il n’y a pas de candidat au second tour.

Dans ces deux derniers cas, à l’issue du 2^ème tour, l’employeur établit un procès-verbal de carence totale, porté à la connaissance des salariés par tout moyen et à adresser dans les 15 jours à l’inspecteur du travail et au centre de traitement des élections professionnelles dont l’adresse est : CTEP – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9