Au sein d’une entreprise, les salariés disposent de droits qui leur apportent un accès à l’information, les protègent et favorisent leur bien-être. Ces droits peuvent être consultés par voie d’affichage. Ces affiches sont des documents obligatoires que tout employeur se doit de mettre en place et de rendre accessible.
Mais qu’est ce qu’une affiche obligatoire ? Quels sont les affichages obligatoires en entreprise ?
Dans un premier temps, nous vous proposons de définir “l’affiche obligatoire”. Puis, nous vous présenterons les documents obligatoires ainsi que leur rôle.
Sommaire de l'article:
Qu’est ce qu’une affiche obligatoire ?
Définition
Le code du travail impose aux dirigeants d’entreprises d’afficher des informations importantes destinées aux salariés. Ces affiches obligatoires participent à la sécurité des salariés et ont un rôle informatif primordial.
Le Code du travail et le Code pénal prévoient des peines pour les dirigeants qui ne respectent pas cette obligation.
A quoi sert l’affichage obligatoire ?
La loi décrète que chaque dirigeant d’entreprise se doit de veiller à la sécurité et à la santé de ses salariés.
Les affiches obligatoires jouent plusieurs rôles auprès des salariés :
- Prendre connaissance des différentes règles au sein de l’entreprise
- Connaître leurs droits
- Être informés sur la sécurité et les procédures à suivre
- Veiller à leur santé et à celle d’autrui.
Important : les informations affichées doivent être tenues à jour régulièrement.
Où sont affichés les documents obligatoires dans une entreprise ?
Les affiches obligatoires doivent prendre place dans un endroit stratégique où les salariés pourront en prendre connaissance librement et facilement.
Il peut s’agir, par exemple, de la cafétéria, d’une salle de réunion ou du hall d’entrée de l’entreprise.
De plus, il est possible et même conseillé aux dirigeants d’ajouter ces informations sur d’autres canaux comme l’intranet de l’entreprise.
Quand faut ils les afficher ?
L’affichage obligatoire de document dans une entreprise concerne toutes les entreprises dès le 1er salarié.
Si le Code du Travail prévoit des modifications, l’employeur doit se tenir informé et avertir l’ensemble de ses salariés.
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Qu’elles sont les affichages obligatoires en entreprise ?
Le nombre d’affiches obligatoires est variable selon la taille de la structure. Les employeurs doivent présenter environ 16 documents obligatoires aux employés.
Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive de ces documents obligatoires ainsi que leurs rôles.
En effet, dans certains secteurs d’activités (par exemple celui du bâtiment ou de la restauration) des obligations d’affichages peuvent être ajoutées.
Les documents liées à la santé et la sécurité du salarié
Les coordonnées de l’inspecteur du travail, du médecin du travail et des secours
L’employeur doit afficher :
- L’adresse et le numéro de téléphone du médecin du travail compétent
- Les différents numéros des services de secours d’urgence (Pompier, police, SAMU…)
- Les coordonnés de l’inspection du travail ainsi que ceux de l’inspecteur du travail compétent.
- Les consignes de sécurités et d’incendie
- Les noms des personnes chargées de gérer le matériel et les évacuations en cas d’urgence (incendie).
Les horaires de travail, les repos et les congés
L’employeur doit afficher :
- L’heure de début et l’heure de fin d’une journée de travail
- Les temps de pause accordés
- Les temps de repos hebdomadaires
- La période de prise de congés payés
L’interdiction de fumer et de vapoter
Depuis le 1er octobre 2017, l’interdiction de vapoter au sein d’un entreprise est entrée en vigueur. En plus de l’affiche “interdiction de fumer” au sein des locaux, l’employeur doit ajouter celle de l’interdiction de vapoter.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels
L’employeur doit rendre accessible et consultable l’inventaire des risques.
Cet inventaire comprend les résultats des évaluations des risques concernant la santé et la sécurité des salariés.
Ce document permet aux salariés de prendre connaissance des éventuels risques afin de les minimiser.
Il est obligatoire d’apporter une mise à jour annuelle du document unique.
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La lutte contre le harcèlement et les discriminations
L’employeur doit afficher :
- Les textes du Code Pénal réprimant le harcèlement moral et sexuel
- Les textes du Code Pénal réprimant la discrimination à l’embauche
- Les textes relatifs à l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes
Les nouvelles obligations depuis janvier 2019
Depuis la loi Avenir professionnel, à compter du 1er janvier 2019, de nouvelles obligations d’affichage sur le lieu de travail sont entrées en vigueur.
De ce fait, l’employeur doit afficher toutes les informations relatives au harcèlement sexuel.
L’employeur doit informer et mettre à disposition les textes relatifs au harcèlement sexuel ainsi que les sanctions encourues par l’auteur.
L’employeur doit afficher :
- Les coordonnées du Défenseur des droits
- Les coordonnées du référent “harcèlement sexuel” RH. Ce référent est désigné dans les entreprises d’au moins 250 salariés
- Les coordonnées du référent chargé de la lutte contre le harcèlement sexuel au sein du CSE
Mise en place du CSE. Ce qui change en 2020 !
Au 1er janvier 2020, la mise en place du CSE devient obligatoire pour toutes les entreprises occupant plus de 11 salariés et répondant aux critères définis par le Code du travail.
Cette nouvelle représentativité des représentants du personnel, entraîne la suppression des DP, du CE et du CHSCT tels que nous les connaissions.
À présent, il n’y a plus qu’une seule et même entité qui occupera les trois fonctions précédentes, le CSE.
De ce fait, l’une des obligations de l’employeur disparaît, il s’agit de celle qui consiste à afficher la liste des membres du CHSCT. Cette liste disparaît puisque le rôle et les fonctions de l’ancien CHSCT sont, désormais, remplis par des membres du CSE.
En fonction de l’effectif dans une entreprise, d’autres documents obligatoires s’ajoutent à la liste.
Entreprise de plus de 11 salariés, l’employeur doit afficher :
- Le document relatif à l’élection des représentants du personnel
Entreprise de plus de 50 salariés, l’employeur doit afficher :
- Le règlement intérieur stipulant les règles d’hygiène, de sécurité, de discipline, de sanctions, des droits de la défense et de prévention du harcèlement sexuel ou moral
Attention à ne pas confondre affichage et mise en place. Si l’employeur n’est pas tenu d’afficher le règlement intérieur dans les entreprises de moins de 50 salariés, cela ne le dispense pas de sa rédaction et de sa mise en place.
Le décret du 20 octobre 2017
Le décret du 20 octobre 2017 permet de simplifier les obligations d’affichages au sein d’une entreprise.
Certains documents ne sont plus soumis à une obligation d’affichage mais peuvent désormais être communiqués par différents moyens, généralement par voie dématérialisée.
Ils doivent être accessibles à tous les salariés.
Quels sont ces documents ?
- La convention collective et les accords applicables dans l’entreprise
- Les textes relatifs au harcèlement moral, harcèlement sexuel
- Les textes relatifs à l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes
- Les textes relatifs à la lutte contre la discrimination à l’embauche.
- Le règlement intérieur
- L’ordre des départs en congés
- Les référents en matière de lutte contre le harcèlement sexuel
Quel est le format des affiches obligatoires ?
Les documents obligatoires peuvent être au format papier. Il existe des sites spécialisés où il est possible de télécharger ces documents pré-remplis.
Une fois imprimé, le responsable termine de remplir les champs libres.
Avec la dématérialisation, certains documents peuvent être stockés sur l’intranet de l’entreprise ou diffusés aux salariés sous forme de notes de service.
Les responsables peuvent aussi choisir l’option de l’affichage plastifié et modifiable afin de permettre les éventuelles mises à jour .
Ces affiches ont, généralement, un format A4 ou un format 50×70.
Il est important d’informer les salariés de l’emplacement de l’ensemble des documents obligatoires et de les avertir des éventuelles mises à jour.
Ces documents concernent aussi les personnes en formation et les stagiaires.
