La certification Qualiopi marque un grand changement pour les organismes de formation. Pour répondre aux exigences qualité, ces derniers étaient jusque-là soumis au référencement Datadock : un système déclaratif assez simple à mettre en œuvre et gratuit.
La loi du 5 septembre 2018 change la donne. En effet, elle met en place une nouvelle certification : Qualiopi. Un référentiel unique qui remplace les 53 labels et normes existantes (afnor, ISQ-OPQF, etc.), reconnu par tous les financeurs et d’une exigence supérieure à Datadock.
Mais contrairement à ce dernier, la certification Qualiopi est payante. Outre le prix de l’audit lui-même, il faut également prendre en compte celui d’un éventuel accompagnement. La certification nécessite en effet un long travail de préparation, pour lequel le conseil d’un cabinet spécialisé peut faire gagner beaucoup de temps.
Alors combien coûte une certification Qualiopi ? Les dépenses liées à la préparation sont facultatives. Par contre, celles concernant l’audit lui-même sont obligatoires.
Pour tout savoir sur l’accompagnement à la certification Qualiopi, lisez également notre article dédié.
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Rappel : la certification Qualiopi, c’est quoi ?
La certification Qualiopi remplace progressivement le référencement Datadock, qui ne sera plus valable à compter du 31 décembre 2021.
Elle permet aux organismes de formation :
- D’attester d’un niveau de qualité unique et reconnu par tous les financeurs
- De bénéficier des fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle (financements Pôle Emploi, OPCO, etc.)
Même si elle n’est pas obligatoire, l’enjeu est donc important. Elle concerne aussi bien les formateurs indépendants que les grands centres de formations, exerçant des activités de :
- Formateurs (actions de formation)
- Bilans de compétence
- Validation des acquis de l’expérience
- Apprentissage (CFA)
Coût de l’accompagnement (facultatif)
Il est possible de préparer l’audit seul. Mais le processus est long, parfois complexe. Il requiert du temps et une bonne organisation. Un accompagnement adapté à vos besoins peut donc être intéressant. Tour d’horizon des différentes possibilités et de leurs coûts.
Accompagnement pour préparer l’audit
Qu’est ce que c’est ?
Il s’agit de la phase principale de préparation de l’audit. Elle peut durer plusieurs mois, à raison de plusieurs heures de travail par semaine pour le dirigeant de l’organisme de formation.
Le conseil par un cabinet spécialisé Qualiopi permet donc de gagner du temps et de l’efficacité. Son intervention sera fonction des besoins de l’entreprise et de ses caractéristiques. L’accompagnement sera ainsi plus ou moins poussé selon :
- Le degré d’implication personnelle du responsable de la structure
- Le nombre de catégorie d’actions à certifier. Le nombre d’indicateurs sera ainsi doublé si l’organisme propose des actions de formations et de bilans de compétence. Cela augmente donc la durée (et le coût) de l’accompagnement.
- Une certification CNEFOP déjà existante. Dans ce cas, l’entreprise auditée bénéficie d’un audit allégé, et donc également d’une préparation plus courte.
Coût
Il existe deux typologies de prestations pour être accompagné:
- Des packs dédiés à la certification Qualiopi qui vous livrent l’ensemble des documents nécessaires / à personnaliser / pour avoir un dossier complet à présenter lors de l’audit. Ce genre de pack est généralement disponible au tarif de 300 à 400€ HT et ils sont destinés aux personnes qui n’ont pas les moyens d’avoir un expert dédié pour leur projet et qui ont la possibilité de passer un peu de temps à personnaliser les documents.
- L’accompagnement sur mesure par un expert en qualité de la formation. Les tarifs varient entre 80 et 150 € HT/heure, sachant qu’il faut compter de 5h à 21 heures d’accompagnement, avec du travail entre les séances. La moyenne se situe à 1000 € HT pour 10h de conseil. Ce type de prestation est plutôt destiné aux organismes de formation qui sont déjà installés et qui souhaitent déléguer / externaliser la mise en conformité de leur activité pour resté concentré sur le business.
À ce prix, il est parfois nécessaire de rajouter l’utilisation d’un logiciel spécifique permettant de gagner beaucoup de temps. Il est souvent proposé par le cabinet d’accompagnement. Son coût est inclus dans votre devis ou facturé à part (de 270 € à 670 € HT).
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Se former à la préparation de l’audit
Qu’est ce que c’est ?
Certains spécialistes Qualiopi sont également des organismes de formation. Ainsi, ils peuvent aussi intervenir dans le cadre d’une formation professionnelle, éventuellement finançable par votre OPCO.
Attention toutefois, il ne s’agit donc pas ici d’une mission de conseil et d’accompagnement. Une fois formé, il appartient à l’organisme de formation de préparer son audit de manière autonome.
Coût
Le coût d’une formation se situe entre 700 € et 2500 € HT ( pour une durée de 7h à 21h). La moyenne est d’environ 1600 € HT pour 14 heures de formation.
Diagnostic préalable
Qu’est ce que c’est ?
Le diagnostic, également facultatif, intervient avant de commencer le travail de préparation, que ce soit avec un cabinet ou seul.
Il permet d’avoir un état de lieux, écrit et détaillé, indiquant les points conformes et non conformes pour chaque indicateur. Il fait donc gagner beaucoup de temps pour la mise en conformité de l’entreprise.
Coût
Le tarif est de 600 à 1200 € HT / jour.
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Audit à blanc (ou pré-audit)
Qu’est ce que c’est ?
Le travail de préparation est terminé mais vous appréhendez le jour de l’audit ? Le pré-audit peut alors vous permettre de vous rassurer et de vous mettre en condition. Le prestataire vous remettra ensuite un rapport écrit avec des commentaires sur tous vos indicateurs ou uniquement ceux non conforme (à préciser lors du devis).
Coût
Un pré-audit coûte de 600 à 1200 € HT/jour. Ce prix sera fonction de vos spécificités : audit de plusieurs sites, plusieurs catégories d’action, etc.
A savoir. Votre consultant peut également être présent le jour de l’audit final (sous réserve de l’accord du certificateur). Il pourra vous aider ponctuellement mais ne pourra pas répondre aux questions de l’auditeur à votre place. Dans ce cas, il faut alors prévoir sa rémunération pour la journée soit 500 à 1000 € HT.
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Coût de l’audit (obligatoire)
L’audit est obligatoire pour obtenir la certification Qualiopi. Outre l’audit initial, il faut également anticiper les dépenses de l’audit de surveillance et de renouvellement.
Audit initial
L’audit est réalisé par un cabinet certificateur accrédité par le COFRAC. La liste est publiée par le ministère du travail et compte actuellement 27 organismes (Afnor, Dekra, Qualibat…).
Les tarifs sont librement fixés par chaque structure. Il faut compter de 950 € à 1400 € HT/jour.
Pensez à vérifier si certains coûts sont inclus ou en supplément comme : les frais de dossier, frais de déplacement, frais de report ou d’annulation, etc.
Combien de temps dure l’audit ? Pour évaluer le nombre de jour nécessaire, vous pouvez consulter ce tableau présent dans l’arrêté du 6 juin 2019.
Audit de surveillance
Il est également obligatoire et doit être organisé entre le 14ème et le 22ème mois après l’audit initial.
Son coût correspond à la moitié de celui de l’audit initial.
Audit de renouvellement
La certification Qualiopi est valable 3 ans. L’audit de renouvellement se déroule dans les mêmes conditions que l’audit initial : accompagnement, durée, coût…
Le coût global de préparation et de certification doit donc être anticipé et prévu tous les 3 ans.
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