Qualiopi-Datadock : quelles différences ?

Qualiopi-Datadock : quelles différences ?
La rédac' Culture RH

Quelles sont les différences en Datadock et Qualiopi ? Est-ce seulement une question de critères et d’indicateurs ? Est-ce que cela implique des coûts supplémentaires ? Quel est l’impact pour les organismes de formation ? Pour les entreprise ? Culture RH fait le point !

Quelles sont les différences entre Datadock & Qualiopi ?

Une catégorie de prestataires concernés en plus pour Qualiopi

Datadock concerne 3 catégories de prestataires de développement des compétences : les organismes de formation, les centres de bilans de compétences, les structures d’accompagnement à la VAE (Validation des Acquis de l’Existence).

Outre ces 3 mêmes catégories, Qualiopi a ajouté les centres d’apprentissages (CFA). On arrive donc à 4 catégories de Prestataires d’Actions de développement des Compétences (PAC) au total.

Un plus grand nombre de critères Qualiopi

Datadock avait listé 6 grands critères (thèmes généraux) et Qualiopi en a ajouté un 7ème.

Les 6 critères de Datadock portaient sur :

  1. Les objectifs des prestations,
  2. Les modalités d’accueil, évaluation, accompagnement, suivi,
  3. Les moyens pédagogiques et techniques ,
  4. La qualification des formateurs,
  5. L’information des publics,
  6. La satisfaction des clients et l’amélioration continue.

Qualiopi a repris a repris ces mêmes critères, les a classés dans un ordre différent et en a ajouté un 7ème sur l’environnement socio-économique, le handicap et la sous-traitance (critère 6).

Dans les grandes lignes, on peut comparer les critères en les décalant d’un cran. Soit : critère 1 Datadock = critère 2 Qualiopi, critère 2 Datadock = critère 3 Qualiopi, critère 3 Datadock = critère 4 Qualiopi, critère 4 Datadock = critère 5 Qualiopi, critère 6 Datadock = critère 7 Qualiopi, Seul le critère 5 Datadock ne suit pas cette logique, puisqu’il correspond au critère 1 Qualiopi.

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Un plus grand nombre d’indicateurs pour Qualiopi

Dans les 2 cas, chaque critère comporte un nombre variable d’indicateurs (sujets auquel répondre précisément).

Datadock avait détaillé ses 6 critères en 21 indicateurs. Qualiopi a retiré 3 indicateurs de Datadock (les références des clients, la contractualisation avec les financeurs (OPCO, Pôle Emploi, …), la description de son marché), en a regroupé 2 et en a ajouté 16 nouveaux, pour arriver à un total de 32 indicateurs.

Dans ces 16 nouveaux indicateurs, 10 sont spécifiques et concernent les formations certifiantes (RNCP, RS), l’alternance, la formation en situation de travail, l’apprentissage. Les 6 autres nouveaux indicateurs s’appliquent à tous les prestataires de développement des compétences et concernent la prévention des abandons, 3 types de veille, l’inclusion des stagiaires avec tous types de handicaps et la qualité des formateurs sous-traitants.

Également, Qualiopi va plus loin sur certains indicateurs de Datadock, tels la diffusion au public des résultats et des programmes et modalités, l’analyse du besoin, les objectifs opérationnels, l’évaluation de l’atteinte des objectifs, la coordination des intervenants, la qualification du personnel, l’évaluation des compétences des formateurs indépendants, le traitement des difficultés et la mise en œuvre des améliorations.

En résumé, on peut estimer que Datadock correspond à 50% du niveau demandé par Qualiopi.

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Une logique de numérotation des indicateurs simplifiée par Qualiopi

Pour Datadock, chaque indicateur gardait la référence au critère auquel il était rattaché. Ainsi, leur numérotation démarre de 1.1 jusque 6.3. Par exemple : indicateur 1.2 = indicateur 2 du critère 1.

Tandis que Qualiopi libère les indicateurs de leurs critères et les numérote de 1 jusque 32. Dans ce même exemple, on parlera de l’indicateur 2, tout simplement.

Qualiopi, une validation réalisée par des tierces parties et reconnue par tous les financeurs.

L’enregistrement au Datadock était validé par les financeurs eux-mêmes, puisque le GIE2OF qui gérait leur plateforme était constitué des OPCA, Fongecif, certaines régions,… soit 43 membres ou partenaires.

Ce système reposait donc sur un principe de juge et partie. Également, certains financeurs estimaient ce niveau insuffisant et exigeaient donc des niveaux de qualité complémentaires (Agefiph pour les stagiaires avec handicap, certaines Régions,…)

Afin d’apporter une plus grande indépendance et transparence dans la validation des niveaux de qualité, Qualiopi est donc une certification, délivrée par des organismes certificateurs privés, sans aucun lien avec les financeurs.

A ce jour, sous l’autorité de France Compétences elle-même dépendant du Ministère du Travail, le COFRAC a autorisé 27 organismes certificateurs et procède à leur accréditation (par exemple : Afnor, Bureau Veritas, AB, SGS-ICS, ICPF-PSI, OPQF, …).

Enfin, Qualiopi est reconnu par tous les financeurs, ce qui devrait simplifier la tâche administrative des prestataires de développement des compétences certifiés.

Un enregistrement pour Datadock et une certification pour Qualiopi

Lorsqu’un prestataire de développement des compétences (PAC) est « Datadocké », cela signifie que le GIE des financeurs (GIE2OF) a validé l’ensemble des indicateurs de sa déclaration. On peut également parler de PAC « enregistré » au Datadock.

Il devient ainsi « référençable » auprès des financeurs, puis « référencé » s’il réussit à figurer dans le catalogue de référence d’un des financeurs (selon sa procédure de référencement interne)

La différence est fondamentale avec Qualiopi, car il ne s’agit plus d’enregistrement ou de référencement, mais d’une certification délivrée par des organismes certificateurs, non financeurs. Ce PAC devient donc « certifié Qualiopi ».

Une validation sur place et concentrée pour l’audit Qualiopi

La démarche de validation de Datadock consistait à déposer entre 25 à 30 documents sur une plateforme en ligne, avec un texte court d’accompagnement.

Le dépôt pouvait se faire à son propre rythme, de façon décousue, indicateur par indicateur, jusqu’à l’envoi final complet, qui était l’élément déclencheur pour la validation globale.

La démarche de validation de Qualiopi est radicalement différente, puisqu’elle se déroule sur une journée (en moyenne), lors de laquelle un auditeur se déplace sur le(s) site(s) du PAC.

La validation s’effectue donc de façon très concentrée, sur un temps limité. Également, il ne s’agit pas de produire uniquement des documents, mais d’échanger également verbalement avec un auditeur

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Qualiopi demande des preuves.

Pour chaque indicateur, Datadock avait listé des documents spécifiques, dont des descriptifs ou attestations à produire sous une forme uniquement déclarative. Par exemple : « attestation d’avoir une CVthèque mise à jour des formateurs » – indicateur 5.1.

En revanche, l’auditeur Qualiopi ne s’intéressera pas à des documents déclaratifs, mais uniquement aux preuves de mise en place des procédures. Pour cela, le prestataire de développement des compétences a une plus grande liberté dans les documents à fournir.

Il est libre de lui soumettre, soit les exemples de preuves qui sont proposés dans le « Guide de lecture » du RNQ édité par le Ministère du Travail – DGEFP, soit d’autres preuves si elles y répondent.

Par exemple, sur ce même sujet, il peut fournir tous les CV des formateurs avec une date de mise à jour récente, ainsi que la copie de leurs diplômes en lien avec la matière qu’ils délivrent et prouver qu’ils sont dans une démarche de développement de leurs compétences ad hoc – indicateur 21 (en partie).

Le travail préparatoire pour Qualiopi est réalisé par une personne ayant des responsabilités

Outre les structures composées d’une seule personne, la préparation à Datadock était souvent déléguée à du personnel administratif, puisqu’il fallait fournir des attestations, des descriptifs et des modèles de documents qui étaient généralement déjà correctement utilisés si le prestataire de développement des compétences respectait la réglementation sur la formation professionnelle. Cette préparation se déroulait généralement sur 3 semaines minimum.

En revanche, le travail préparatoire à Qualiopi est généralement piloté par un responsable qualité, voire le dirigeant, car cette certification nécessite de remettre à plat toutes ses pratiques qualité, afin de s’assurer qu’elles sont bien formalisées, partagées, appliquées et prouvables.

Également, ce travail entraînera probablement des améliorations à mettre en place, avec une obligation de prise de décision. Cette préparation, nécessitant une coordination des équipes, se déroule généralement sur 3 mois minimum.

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L’auditeur Qualiopi réalise un échantillonnage des dossiers de formation à étudier

Sur la plateforme Datadock, le prestataire de développement des compétences sélectionnait lui-même le dossier de formation qui répondait aux indicateurs demandés.

Pour Qualiopi, le PAC commencera par montrer quelques dossiers qu’il aura sélectionnés, que l’auditeur complétera par un échantillonnage aléatoire dans la liste des dossiers de formation, afin de s’assurer que ces procédures sont bien appliquées de façon exhaustive.

En revanche, puisqu’il s’agit d’un audit initial (situation au jour J) et non pas un contrôle de la Direccte ou de Datadock (avec rétroactivité jusque 3 ans), c’est le PAC qui définit la date à partir de laquelle il estime que ses dossiers sont conformes afin que l’échantillonnage en tienne compte.

Qualiopi est payant pour l’établissement qui fait la démarche de certification

Datadock était gratuit pour les prestataires de développement des compétences. En effet, la plateforme et les personnes chargées des validations étaient financées par le GIE2OF, dont les ressources provenaient des OPCA et Fongecif, c’est-à-dire des cotisations des entreprises pour la formation professionnelle et des fonds publics mutualisés.

Le coût de Qualiopi ne pèse pas sur les finances publiques ni celles des entreprises, car il est financé uniquement par le PAC qui fait cette démarche volontaire de certification.

En effet, nécessitant de faire appel à des structures privées indépendantes et sans parti-pris, avec le déplacement d’un auditeur pendant environ une journée et une validation centralisée en comité, cette prestation lui est facturée en totalité.

Un délai de réponse quasiment immédiat pour Qualiopi

Après avoir déposé ses documents sur la plateforme Datadock, le prestataire de développement des compétences devait attendre de 3 à 6 semaines pour obtenir sa validation globale (enregistrement).

En cas d’indicateur non-conforme, un mail du GIE2OF en expliquait la raison et le PAC pouvait redéposer de nouveaux éléments, jusqu’à validation définitive.

Tout au long de l’audit Qualiopi et lors de la réunion de clôture à la fin, l’auditeur indique quels sont les indicateurs conformes et non-conformes, avec l’approbation du PAC, qui sait donc immédiatement s’il est certifiable ou pas.

Ensuite, sur la base de son rapport, l’avis de l’auditeur est confirmé ou modifié par le comité de validation du certificateur, qui remettra la certification officielle dans un délai de 15 à 30 jours.

Une certification Qualiopi valable pendant 3 ans, renouvelables.

Lors de sa mise en application en 2015, l’enregistrement à Datadock n’indiquait pas de durée de validité. Son échéance a ensuite été fixée au 31 décembre 2020, puis repoussée au 31 décembre 2021, suite à la situation sanitaire.

Certaines rumeurs font état d’un report à nouveau en 2022, mais cela est vivement démenti par le Ministère du Travail. A ce jour, il ne s’agit donc que d’espoirs pour certains…

La certification Qualiopi est valable 3 ans, à partir du jour de la délivrance de la certification. A titre exceptionnel suite à la situation sanitaire, sa durée initiale a été fixée à 4 ans pour tous les prestataires de développement des compétences qui avaient été certifiés en 2020.

Il faudra  donc ensuite la recommencer en totalité tous les 3 ans. A mi-parcours (entre le 14ème et le 22ème mois), un audit de surveillance doit être prévu, d’une durée de ½ jour en moyenne.

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