Formation

Accompagnement certification Qualiopi : comment ça marche ?

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Vous envisagez de vous faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi mais vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement d’un accompagnement ? Culture RH vous livre toutes les clés d’un bon accompagnement !

L’enjeu de la certification Qualiopi est important. Elle permet aux clients des organismes de formation de bénéficier des financements publics et mutualisés de la formation (Pôle emploi, OPCO, etc.). 

A cela s’ajoute une contrainte de temps. En effet, la précédente obligation (référencement Datadock) ne sera plus valable le 31 décembre 2021. Le temps est donc compté pour les organismes qui n’ont pas encore lancé la démarche.

Mais la certification est exigeante. Elle nécessite un audit dont la préparation peut demander plusieurs mois de travail pour l’organisme de formation. Pour gagner en temps et en efficacité, ce dernier peut se faire aider par un cabinet spécialisé. Cet accompagnement a néanmoins un coût important, surtout pour les petites structures.

Alors, accompagnement ou pas ? Pour prendre la bonne décision, je vous propose de détailler d’abord les avantages de l’accompagnement, avant d’en indiquer les différents coûts.

Vous pouvez également lire notre article dédié au coût de la certification Qualiopi.

Quelques rappels sur la certification Qualiopi

La certification Qualiopi concerne 4 catégories de prestataires, exerçant les activités suivantes :

  • Actions de formation
  • Bilans de compétence
  • Validation des acquis de l’expérience (VAE)
  • Apprentissage (CFA)

Peu importe la taille de la structure. Qualiopi s’adresse aux formateurs indépendants comme aux grands groupes.

La certification est délivrée par un organisme indépendant et accrédité, au cours d’un audit dans les locaux du prestataire de formation. Il s’agit d’un véritable audit qualité, nécessitant le respect de critères, d’indicateurs, et la production des preuves correspondantes.

Cette démarche est donc complexe et très chronophage. Elle nécessite plusieurs mois de préparation pour le dirigeant de l’organisme de formation. Heureusement, ce dernier peut être accompagné dans cette démarche par un cabinet spécialisé de son choix.

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Pourquoi se faire accompagner ?

Le conseil par un cabinet extérieur est intéressant pour gagner du temps et de l’efficacité, en particulier si vous n’avez jamais réalisé d’audits.

Vous ne connaissez pas les audits qualité ou les audits de normes

Les audits qualité ou les audits de normes sont fréquents dans certaines activités, par exemple dans l’industrie. Or, les responsables de centres de formation n’ont pas forcément cette expérience. Pour beaucoup, c’est donc une procédure et une démarche totalement nouvelle.

En outre, rappelons que le référencement Datadock qui prévalait jusqu’à présent, était une procédure déclarative, plus simple dans son déroulement et moins exigeante.

La certification Qualiopi va en effet beaucoup plus loin avec :

  • 7 critères (au lieu de 6 dans Datadock)
  • 32 indicateurs (au lieu de 21)
  • La nécessité d’apporter des preuves à chaque indicateur

Vous manquez de temps

Le dirigeant (ou le responsable pédagogique ou qualité) doit être présent à l’audit et il a la responsabilité de sa préparation. En effet, il faut maitriser parfaitement les procédures qualité, pouvoir les expliquer, les défendre, les prouver. Cette tâche ne peut donc pas être déléguée à du personnel administratif.

L’audit de certification peut se préparer seul. Mais cette solution nécessite une bonne organisation, de la motivation, une maitrise du vocabulaire pédagogique et…du temps ! La préparation d’un audit Qualiopi peut prendre plusieurs heures par semaine, sur 3 mois minimum.

Un accompagnement par un prestataire spécialiste Qualiopi permet de gagner en temps et en efficacité. Son rôle sera défini en fonction des besoins, du budget disponible et du degré d’implication du dirigeant. Moins ce dernier s’implique dans la préparation, plus l’accompagnement sera poussé et le coût important.

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Combien ça coûte ?

Le coût dépend de l’accompagnement souhaité. Voici les principaux services proposés par les consultants et cabinets spécialisés Qualiopi.

Pour tout savoir, vous pouvez également lire notre article dédié au coût de l’accompagnement à la certification Qualiopi.

Formation à l’audit de certification

Certains cabinets d’accompagnement Qualiopi sont également organismes de formation. Ils peuvent alors vous proposer une formation sur ce thème. Si elle respecte les conditions de prise en charge de votre OPCO, elle peut donc être financée par vos fonds de formation.

Par contre, il ne s’agit pas d’un accompagnement. Le prestataire vous forme, à vous ensuite de mettre en œuvre ces connaissances pour préparer votre certification. Vérifiez donc bien en amont que cela correspond à vos besoins.

Il faut compter en moyenne 14h de formation, soit environ 1600 € HT. Les tarifs se situent entre 700 et 2500 € HT pour 7 à 21 heures de formation .

Accompagnement individualisé de préparation à l’audit

Il s’agit ici d’une prestation de conseil, qui n’est donc pas finançable par votre OPCO.

Le tarif dépendra du nombre d’heures et donc de votre degré d’implication personnelle. Le coût est de 80 à 150 € HT/ heure, pour des durées comprises entre 5 à 21 heures. La  moyenne se situe aux alentours des 1000 € HT pour 10h d’accompagnement.

À ce tarif s’ajoute parfois le prix d’utilisation d’un outil spécifique que peut vous proposer le prestataire. En effet, il est facile de perdre du temps et de l’énergie entre les 7 critères, les 32 indicateurs et les 4 catégories (formation, bilan de compétence, VAE, CFA). L’outil permet une bonne structuration de la préparation selon la logique Qualiopi. Son utilisation est parfois incluse dans votre accompagnement ou bien facturée en supplément. Dans ce cas, sont coût est de 270 à 670 € HT.

Cas particuliers :

  • Vous êtes déjà certifié CNEFOP ? L’audit est alors réduit à une demi-journée (au lieu d’une journée) ce qui diminue également la durée d’accompagnement nécessaire.
  • Vous avez plusieurs catégories d’actions de développement des compétences ? Le nombre d’indicateurs est augmenté, ce qui allonge également la durée d’accompagnement. C’est le cas par exemple si vous avez à la fois une activité de formateur et de bilans de compétence.

Diagnostic préalable

Avant de commencer la préparation elle même, que ce soit seul ou avec un cabinet, vous souhaitez peut être connaitre l’état de votre situation actuelle concernant les attendus Qualiopi ? 

Vous pouvez alors demander un diagnostic préalable. Il vous permettra de recevoir un rapport écrit détaillant les différents points de l’audit, avec l’indication de leur conformité ou non-conformité. Ce diagnostic peut faire gagner beaucoup de temps pour la suite de la mise en conformité, surtout si vous faites la préparation seul. Le coût est de 600 à 1200 € HT/jour.

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Audit à blanc (ou pré-audit)

Vous appréhendez le jour de l’audit ? Pour vous “entrainer” en conditions réelles vous pouvez réaliser un audit à blanc. Cette prestation est proposée par certains cabinets d’accompagnement Qualiopi ou directement par les organismes certificateurs. 

Le tarif est de 600 à 1200 € HT/jour. Comme l’audit lui même, la durée variera en fonction de votre situation : plusieurs sites à auditer, multi-catégorie d’actions, taille de l’entreprise, etc.

Présence d’un consultant le jour de l’audit.

Votre consultant peut être présent le jour de l’audit. Le certificateur doit néanmoins avoir donné son accord.

Par contre, vous restez le seul interlocuteur de l’auditeur. Le consultant ne pourra pas répondre à d’éventuelles questions à votre place. Il pourra néanmoins intervenir de manière ponctuelle, comme contester certaines conclusions le cas échéant. Il faut compter de 500 à 1000 € HT pour la journée.

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A propos de l'auteur

Céline Le Friant

De formation juridique, j’ai pu évoluer en entreprise sur des postes de juriste en droit social, responsable paie, puis responsable RH. Forte de ces 13 années d’expérience, je travaille aujourd’hui à mon compte en tant que responsable RH et juriste en droit social à temps partagé. J’aide les entreprises à retrouver la sérénité dans la gestion de leurs salariés en intervenant de manière ponctuelle ou régulière, en fonction des besoins.
Je propose également des missions de sous-traitance en droit social pour des cabinets d’experts comptables et d’avocats.