Paie

Pourquoi externaliser la paie ? Est-ce rentable ?

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Est-ce rentable d’externaliser la paie ? Dans quel cas est-ce intéressant d’externaliser la paie des salariés d’une entreprise ? Culture RH fait le point sur l’externalisation des bulletins de salaire.

Ces dernières années, de nombreuses solutions d’externalisation de la paie ont émergées, du traditionnel cabinet comptable au cabinet spécialisé d’externalisation de la paie.

Mais pourquoi externaliser la paie ? Pour quelles types de structure ? Quels sont les avantages à faire produire la paie par un prestataire ?

Nous vous proposons dans cet article de faire le point sur les raisons pour lesquelles une entreprise externalise la paie de ses salariés.

Externaliser la paie en fonction du type de structure

En fonction de l’effectif de l’entreprise, les besoins et les raisons pour lesquelles une entreprise externalise sa paie ne sont pas les mêmes.

Vous avez embauché votre 1er salarié ou vous êtes une TPE de moins de 10 salariés

Dans les petites structures de moins de 10 salariés, la paie est en général effectuée, quand elle n’est pas externalisée par un cabinet comptable, par le dirigeant de l’entreprise.

En effet, l’effectif n’est pas encore assez important pour embaucher un(e) responsable RH pour réaliser les paies.

Un dirigeant d’entreprise a t-il les compétences nécessaires pour produire les paies de ses salariés en toute sécurité ?

Avec une règlementation de plus en plus complexe en constante évolution, la production de la paie est devenu un véritable métier d’expertise qui ne peut pas s’improviser sans une formation préalable et l’expérience.

En effet, de nombreuses règles sont venues complexifier la production de la paie. On peut citer notamment :

  • Le calcul du maintien de salaire légal et conventionnel
  • La diversité des primes et indemnités conventionnelles
  • Les règles complexes du régime fiscal et social de la rémunération du travail
  • Les calculs complexes des exonérations et allègements de cotisations ( réduction Fillon, taux réduit d’Assurance Maladie, taux réduit d’allocation familiale, …)
  • La paie des contrats particuliers ( dirigeant, apprentissage, expatriés, frontaliers, …)

Est-ce rentable pour si peu de salariés ?

Selon notre étude, nous constatons que pour moins de 10 salariés, il est plus rentable pour l’entreprise d’externaliser la paie de ses salariés.

La production de la paie en toute sécurité nécessiterait au dirigeant de l’entreprise de se former aux techniques de paie et d’investir dans un logiciel de paieet des outils de veilles sociales.

Par ailleurs, le temps passé à produire les paies, missions qui peuvent être très chronophages, même avec très peu de salariés, est du temps en moins pour développer son entreprise.

Se consacrer à 100% à son entreprise

Le dirigeant d’une TPE de mois de 10 salariés a généralement plusieurs casquettes, gestionnaire de l’entreprise, manager, commercial, …

Pour développer son entreprise, il doit pouvoir se consacrer à 100% à celle-ci. Ainsi, la production de la paie de ses salariés pourrait être unfrein au développement de son entreprise.

Vous avez franchi le seuil des 10 salariés

Vous avez franchi la barre fatidique des 10 salariés, c’est une étape importante dans la vie d’une TPE. C’est généralement le moment d’embaucher un(e) assistante(e) de direction pour suppléer le dirigeant dans la gestion quotidienne de l’entreprise.

Se pose également la question de la paie. Est-il le moment de la produire en interne si elle est externalisée (généralement par un cabinet comptable) ? Quelles sont les options ?

Un(e) assistant(e) de direction a t-il/elle les compétences pour produire les paies ?

Après l’embauche d’un(e) assistant(e) de direction, le dirigeant de l’entreprise peut tout naturellement lui attribuer cette mission pensant qu’il/elle est en capacité de l’assumer. La paie est un métier à part entière qui nécessite une expertise concernant les techniques de paie et le calcul des cotisations sociales mais également en droit social, droit vivant qui évolue constamment.

Une assistant(e) de direction aura très rarement cette compétence, des coûts supplémentaires de formation qui peuvent être conséquents seront donc à envisager, sans compter les frais de fonctionnement qui sont également à prendre en considération (logiciel, outils de veille sociale, …)

Risques financiers importants

Faire produire la paie à une personne ne disposant pas des compétences nécessaires peut avoir des impacts graves sur l’entreprise.

Ainsi, des erreurs de paie peuvent avoir des conséquences très importantes sur la santé financière de l’entreprise en cas de condamnation prudhommale ou redressement Urssaf pouvant aller jusqu’au dépôt de bilan.

Par ailleurs, en cas de production de la paie par un prestataire extérieur, la responsabilité incombe au prestataire en cas de condamnation prudhommale ou redressement Urssaf, des assurances professionnelles étant prévues à cet effet.

Vous êtes une entreprise de plus de 100 salariés

Vous avez franchi la barre des 100 salariés, votre entreprise est en plein développement. Il est l’heure de songer à développer une véritable stratégie RH et recruter un(e) responsable Ressources Humaines qui sera en mesure de gérer tous les différents domaines liés aux salariés de l’entreprise soit le recrutement, la formation, la relation avec les instances représentatives du personnel, la gestion administrative et bien entendu la paie.

Si votre paie était jusque là externalisée, vous songez peut être à désormais la réaliser en interne. Mais est-ce une bonne idée ?

La paie, une activité chronophage

Développer une véritable stratégie en Ressource Humaines ne se fait pas en un jour. La personne chargée des Ressources Humaines aura de nombreux outils à mettre en place afin de développer cette stratégie.

La gestion de la paie risque de lui faire perdre beaucoup de temps, de par ces différentes tâches très chronophages (saisie des éléments de paie, contrôle de la paie, déclarations sociales, solde de tout compte, …).

La paie, une compétence qui se paye

Recruter une personne maitrisant les techniques de paie mais également les autres domaines des Ressources Humaines, profil rare qui plus est, coutera plus cher à l’entreprise qu’un(e) responsable Ressources Humaines généraliste.

Pour un(e) gestionnaire de paie expérimenté(e), l’expérience étant indispensable dans ce type de structure, il faut compter un salaire entre 35K et 40K euros brut annuel auquel il convient de rajouter les cotisations patronales (environ 40%).

Vous êtes une PME de plus de 250 salariés

Les PME de plus de 250 salariés ont généralement un service Ressources Humaines qui commence à se structurer avec d’une part une ou plusieurs collaborateurs dédiées à la paie et l’administration du personnel et d’autre part une ou plusieurs collaborateurs dédiées à la formation, le recrutement, …

Alors pourquoi certaines entreprises de plus de 250 salariés prennent la décision d’externaliser leurs paies ?

Attention aux coûts cachés

D’un premier abord, il est plus rentable pour une entreprise de cette taille de produire ses paies en interne mais attention aux coûts cachés d’un service paie.

En effet, les aléas d’un service paie peuvent impacter fortement le budget du service, ce qui n’est pas le cas avec l’externalisation de la paie dont la tarification est fixe et définie à la signature du contrat. On peut citer notamment :

  • Un départ de la société qui nécessiterait un recrutement et donc des frais supplémentaires
  • Des besoins de formations ponctuels afin d’entretenir les compétences du service paie
  • Une évolution importante de la législation nécessitant une formation complémentaire et des paramétrages importants du logiciel

A noter que le métier de gestionnaire de paie connait un fort taux de turn-over du fait dune offre importante sur le marché du travail et de la nécessité du gestionnaire de paie d’appréhender la paie dans d’autres entreprises avec l’exploitation d’autres accords et conventions collectives afin d’enrichir son expérience.

Maitriser les couts

Dans le cas d’une paie externalisée, le coût de la paie est fixe en fonction du nombre de bulletins produits.

Ainsi, les évènements variables qui peuvent intervenir (nouvelle législation, départ d’un collaborateur paie du cabinet, …) n’ont pas d’impact sur le prix facturé au client. La cout de la paie peut être plus facilement budgété.

Vous êtes une grande entreprise

Une grande entreprise dispose généralement des ressources nécessaires pour produire la paie de ses salariés en interne. Toutefois certaines grandes entreprises font le choix de l’externalisation.

La complexité des grandes entreprises

Les grandes entreprise ont souvent une organisation très complexe et notamment dans le cas de croissance par rachat.

Dans ces structures, il y a souvent plusieurs conventions collectives applicables et des règles de paie et accords collectifs différents en fonction de l’historique des collaborateurs dans l’entreprise.

Dans un service paie désorganisé, la paie peut devenir très problématique. Pour s’exonérer de cette problématique, certains dirigeants font donc le choix de l’externalisation malgré un cout important.

Un fort taux de turn-over

Les services paie des grandes entreprises connaissent un taux de turn-over plus important que les entreprises à taille humaine en raison de plusieurs facteurs :

  • Mode d’organisation en tâches scindées (arrêt maladie, saisie des EVP, cotisations sociales, …) créant un désintérêt du poste de travail
  • Manque de polyvalence
  • Manque de flexibilité
  • Pas ou peu de contact avec les salariés

Dans ce type de structure, la dimension humaine du métier de gestionnaire de paie est souvent négligée, d’où un taux de turn-over plus important des gestionnaires de paie impliquant un cout supplémentaire pour l’entreprise.

Impact d’une mauvaise gestion des paies sur le climat social

Des erreurs récurrentes sur la paie des salariés impactent le climat social dans l’entreprise créant une défiance des salariés envers le service Ressources Humaines et la direction. Par ailleurs, des conflits peuvent intervenir entre la direction et les instances représentatives du personnel, ce qui ne facilite pas la cohabitation entre les deux parties.

Ce paramètre est d’autant plus important en cette période de crise économique provoquée par la crise sanitaire du Covid-19 où certaines entreprises fortement impactées par la crise sanitaire ne peuvent pas se permettre d’être polluées pour ce type de problématique.

Les 5 questions à se poser pour faire son choix

La paie en interne est-elle rentable pour mon entreprise ?

Jusqu’à 10 salariés, l’externalisation de la paie est généralement rentable pour l’entreprise.

Au delà, il faut également prendre en compte les coûts cachés qui peuvent difficilement être anticipés et les risques financiers. Après l’analyse de la rentabilité du projet, le choix de l’externalisation peut être envisagé.

Quelles sont mes priorités ?

La production de la paie en interne est-elle une priorité dans l’entreprise ou vaut-il mieux réserver son temps à développer son entreprise et/ou sa stratégie RH ? Dans le second cas , l’externalisation de la paie est peut être la solution.

Ai-je les compétences nécessaires dans l’entreprise pour la réalisation des paies en toute sécurité ?

L’entreprise dispose t-elle des compétences nécessaires pour réaliser la paie des salariés sans risque financier pour l’entreprise ?

Si la réponse est non, un recrutement doit être envisagé. Une troisième option s’offre à vous, l’externalisation de la paie par un prestataire spécialisé.

Ai-je besoin de budgéter avec précision le cout de la paie ?

Si le coût de la paie doit être budgété avec précision sans écart ou imprévu , il est alors intéressant de s’intéresser à l’externalisation de la paie.

La paie est-elle une problématique dans mon entreprise ?

Si la paie est une problématique dans l’entreprise, si des erreurs de paie vous sont remontées par les salariés et les instances représentatives, si les salariés ressentent une défiance voire une aversion envers le service Ressources Humaines et la Direction, si les problématiques liées à la paie freinent vos négociations avec les instances représentatives du personnel, alors l’externalisation de la paie peut permettre d’apaiser les tensions.

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A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.