Parmi les logiciels RH essentiels, le logiciel de signature électronique est indispensable pour faire signer des documents à distance.
Il est particulièrement utile pour l’onboarding des nouveaux collaborateurs, en leur envoyant leur contrat de travail avant leur arrivée, ou pour faciliter la collaboration sur des documents officiels avec des salariés en télétravail ou basés à distance. Il permet aussi de gagner du temps en réduisant les échanges papier et en accélérant le traitement administratif.
Quels sont les meilleurs logiciels de signature électronique adaptés aux TPE, PME et grandes entreprises ? Tour d’horizon des 10 meilleurs sur le marché !
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DocuSign, l’application de signature numérique simple d’utilisation
Le logiciel de signature électronique Docusign permet de signer et d’archiver vos documents officiels en quelques clics. DocuSign s’est imposé comme le logiciel de signature électronique n°1 dans le monde pour toutes les entreprises, des TPE/PME aux multinationales.
Parmi les fonctionnalités proposées, on retrouve : l’authentification des signataires par SMS, l’envoie des documents par liens, la notification des signataires par e-mail ou SMS, la prise en charge de tous les documents au format PDF ou Word. Vous pourrez utiliser des modèles partagés et un branding personnalisé de votre interface de signature de documents.
Pour les entreprises, le forfait Standard s’élève à 23 euros par mois et par utilisateur.
PandaDoc, le logiciel de signature électronique aux nombreuses fonctionnalités
PandaDoc propose de nombreuses fonctionnalités pour son logiciel de signature électronique et notamment :
- les importations de documents et signatures électroniques illimitées
- des modèles de documents
- un suivi et des notifications en temps réel des signatures
- Un éditeur de documents par glisser-déposer avec contenu multimédia
- Des analyses de documents
- Une assistance par e-mail et messagerie 24 h/24, 7 j/7
Le Forfait Essentiels est disponible à partir de 19 dollars par utilisateur et par mois.
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Edusign, le logiciel de signature électronique dédié à la formation
Edusign est une solution de signature électronique conçue pour les organismes de formation et les établissements d’enseignement. Grâce à cette application, les étudiants et apprenants peuvent signer facilement leurs feuilles de présence et d’émargement aux cours.
Le logiciel propose également des modèles de questionnaires de satisfaction à envoyer aux participants à la fin de leur formation. Côté signature numérique, plusieurs options sont disponibles, incluant le chiffrement des documents et la conformité aux exigences légales des certificats électroniques.
Pour les organismes de formation, la formule standard est disponible à 59 euros par mois et inclut trois administrateurs ainsi qu’un nombre illimité de signataires.
Xodo Sign, l’ancienne application de signature numérique Eversign
XodoSign est conçu comme une solution de signature électronique idéale pour les entreprises réticentes à partager leurs documents de manière électronique. Elle promet une sécurité renforcée avec un cryptage SSL de 256 bits, en mettant l’accent sur la confidentialité et l’intégrité des documents nécessitant une signature.
Le logiciel Xodo Sign se distingue également par la facilité avec laquelle il peut s’intégrer aux outils existants des entreprises : la solution est compatible avec différents types d’appareils et systèmes d’exploitation.
Le logiciel de signature électronique offre des fonctionnalités telles qu’une intégration facilitée, la préservation de la confidentialité et l’intégrité des documents, ce qui fait de Xodo Sign une option sécurisée et adaptée aux exigences des entreprises en matière de signature électronique.
Le plan XODO Pro démarre à 9 dollars 99 par mois pour un utilisateur.
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Conga Sign, le logiciel de signature numérique pour les Sales
Conga est un logiciel de signature numérique spécifiquement dédié aux équipes de vente. Que ce soit pour signer un devis, un contrat ou pour valider la livraison, vous pouvez vous appuyer sur cet outil qui s’adapte parfaitement au cycle de vente. Conga Sign est conçu pour les utilisateurs de Saleforces. Vous capturez facilement des e signatures à chaque étape de la vente.
Pour avoir accès aux tarifs du logiciel, il vous faudra demander une démo sur le site internet.
Dropbox Sign, le logiciel de signature électronique simple et intuitif
Avec Dropbox Sign, vous pouvez créez une expérience de signature intégrée et personnalisée aux couleurs de votre marque grâce à l’API de signature électronique la plus facile à implémenter d’après le comparatif réalisé par G2.
Le logiciel de signature électronique propose de nombreuses fonctionnalités avancées telles que des modèles de documents, des rappels automatiques envers les signataires, la certification des signatures, l’authentification par SMS, ou encore l’envoie en masse de documents à signer.
Le forfait Standard pour les petites équipes débute à 24 euros par utilisateur et par mois.
Docage, la signature électronique made in France
Avec Docage, le logiciel de signature électronique français, vos documents sont signés, certifiés et horodatés avec un horodatage qualifié eIDAS et ont une valeur juridique reconnue en Europe et aux Etats-Unis.
Les fonctionnalités sont nombreuses : double authentification Email/SMS, signature certifiée, archivage des documents pendant 10 ans, gestion des droits d’accès. Vous pouvez également éditer des documents et effectuer des relances automatiques de signatures.
Docage vous coûtera 4 euros 90 par utilisateur et par mois.
Yousign, le leader européen de la signature électronique
Yousign est le leader européen de la signature électronique conforme aux normes légales. Avec plus de 15 000 clients en France, le logiciel se distingue par une expérience utilisateur de qualité. Ses solutions de signature en ligne respectent les exigences du règlement eIDAS, offrant ainsi une grande fiabilité et sécurité. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, on retrouve l’authentification par SMS, l’ajout d’approbateurs, des modèles de contrats et la possibilité d’envoi en masse.
Pour les entreprises nécessitant des fonctionnalités avancées et un nombre illimité de signatures, l’abonnement est de 25 euros par mois et par utilisateur.
Oneflow, la signature numérique multimodale
Avec Oneflow, vous avez le choix entre différents modes de signature électronique :
- la signature électronique simple ;
- la vérification par SMS ;
- la signature manuscrite ;
- l’identification électronique (adES)
Oneflow propose de nombreuses fonctionnalités telles que les contrats numériques, des templates de contrats et des rappels de signature personnalisés.
Pour avoir accès au forfait Essentiel, il faudra compter 17 euros par mois et par utilisateur.
Quels sont les différents types de signatures électroniques ?
Selon le guide de sélection du niveau des signatures électroniques, il existe quatre niveaux de signature numériques :
- le niveau « simple » : il représente un niveau de sécurité faible et l’identité du signataire peut être difficilement garantie.
- le niveau avancé : les signatures répondent à des exigences spécifiques et doivent, en principe, permettre d’identifier le signataire.
- le niveau avancé : il repose sur un certificat qualifié.
- le niveau qualifié : elle est équivalente à une signature manuscrite et est reconnue dans tous les Etats membres du l’UE.
| Type de Signature Électronique | Description | Utilisations typiques |
|---|---|---|
| Signature Électronique Simple | Niveau de base qui offre un accès facile et une utilisation courante sans garanties fortes sur l’identité du signataire ou la non-répudiation. | Utilisée pour des documents sans risque substantiel de litige ou sans exigences légales strictes. |
| Signature Électronique Avancée | Nécessite des moyens permettant d’identifier le signataire et garantit que les données liées à la signature sont sous son contrôle unique. | Conseillée pour des documents nécessitant une identification fiable du signataire, mais sans audit tiers. |
| Signature Électronique Avancée Reposant sur un Certificat Qualifié | Offre une identification plus fiable du signataire grâce à l’utilisation d’un certificat qualifié, auditée par une autorité indépendante. | Appropriée pour des documents importants où l’identification du signataire doit être irréfutable. |
| Signature Électronique Qualifiée | Le plus haut niveau de sécurité, considéré comme équivalent à une signature manuscrite, reconnu dans tous les États membres de l’UE. | Recommandée pour des transactions à haut risque ou ayant une portée européenne, offrant une présomption de fiabilité. |
Comment choisir le bon niveau de signature électronique pour mes documents RH ?
Pour déterminer le niveau de signature électronique adapté à un document RH, il est essentiel d’évaluer plusieurs critères clés.
Tout d’abord, il convient d’analyser la portée du document, qu’elle soit nationale, européenne ou internationale, ainsi que sa nature (contrat, avenant, courrier RH, feuilles de présence). Ces éléments permettent d’identifier les exigences de reconnaissance juridique et les contraintes réglementaires applicables.
Il est aussi important de vérifier les obligations légales associées. Certains documents, comme les contrats de travail, peuvent nécessiter une signature de niveau avancé ou qualifié pour garantir leur conformité aux réglementations en vigueur.
Un autre aspect à considérer est le risque de litige. Plus la probabilité ou la gravité d’un contentieux est élevée, plus il est judicieux d’opter pour une signature offrant une forte valeur probante, comme la signature électronique qualifiée, qui garantit l’identité du signataire et l’intégrité des données.
Enfin, la fiabilité de l’environnement de signature joue un rôle clé. Il est recommandé d’opter pour une solution capable de générer des preuves solides en cas de contestation. Le choix du niveau de signature doit donc être fondé sur une analyse précise des risques, des obligations légales et des enjeux liés à chaque document.
Dans la plupart des cas, une signature électronique avancée constitue la meilleure option pour les documents RH.
A retenir
Avec la digitalisation croissante du travail et le développement du télétravail, choisir un logiciel de signature électronique adapté est essentiel pour optimiser la gestion des ressources humaines.
Ce guide a passé en revue plusieurs solutions RH, de DocuSign à Oneflow, en mettant en avant leurs spécificités et leur accessibilité pour les TPE, PME et grandes entreprises.
Chaque outil se distingue par ses fonctionnalités et ses avantages, qu’il s’agisse de la facilité d’utilisation, des options de personnalisation ou encore du respect des normes légales les plus exigeantes, comme le règlement eIDAS.
Pour bien choisir, il est important de prendre en compte non seulement les aspects techniques du logiciel, mais aussi les exigences légales et sécuritaires liées aux différents niveaux de signature.
Le service RH, en collaboration avec la DSI et la direction juridique, doit analyser les risques associés à chaque type de document RH afin d’opter pour la solution la plus appropriée.
L’objectif est d’améliorer l’efficacité, de sécuriser les documents et d’offrir une expérience fluide aux utilisateurs tout en garantissant le respect des réglementations en vigueur.
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