Parmi les logiciels RH qui sont importants, le logiciel de signature électronique est un incontournable pour faire signer vos documents à distance.
C’est idéal pour réussir l’onboarding de vos collaborateurs en leur envoyant leur contrat de travail en amont par exemple, ou pour collaborer sur des documents officiels avec des salariés en télétravail ou intervenant à distance.
Mais quels sont les meilleurs logiciels de signature électronique qui sont accessibles pour une TPE, une PME, ou une grande entreprise ? Décryptage.
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DocuSign, l’application de signature numérique simple d’utilisation
Le logiciel de signature électronique Docusign permet de signer et d’archiver vos documents officiels en quelques clics. DocuSign s’est imposé comme le logiciel de signature électronique n°1 dans le monde pour toutes les entreprises, des TPE/PME aux multinationales.
Parmi les fonctionnalités proposées, on retrouve : l’authentification des signataires par SMS, l’envoie des documents par liens, la notification des signataires par e-mail ou SMS, la prise en charge de tous les documents au format PDF ou Word. Vous pourrez utiliser des modèles partagés et un branding personnalisé de votre interface de signature de documents.
Pour les entreprises, le forfait Standard s’élève à 23 euros par mois et par utilisateur.
PandaDoc, le logiciel de signature électronique aux nombreuses fonctionnalités
PandaDoc propose de nombreuses fonctionnalités pour son logiciel de signature électronique et notamment :
- les importations de documents et signatures électroniques illimitées
- des modèles de documents
- un suivi et des notifications en temps réel des signatures
- Un éditeur de documents par glisser-déposer avec contenu multimédia
- Des analyses de documents
- Une assistance par e-mail et messagerie 24 h/24, 7 j/7
Le Forfait Essentiels est disponible à partir de 19 dollars par utilisateur et par mois.
Yousign, le leader européen de la signature électronique
Yousign est le leader européen de la signature électronique conforme aux exigences légales. Avec plus de 15 000 clients en France, le logiciel se distingue par son expérience utilisateur d’excellent niveau. Les solutions de signature en ligne sont conformes eIDAS, fiables et sécurisées. L’outil propose de nombreuses fonctionnalités : authentification par SMS, ajouts d’approbateurs, modèles de contrats, possibilité d’envoie en masse.
Pour les entreprises qui veulent des fonctionnalités avancées avec un nombre illimité de signatures, il faudra compte 25 euros par mois et par utilisateur.
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Xodo Sign, l’ancienne application de signature numérique Eversign
XodoSign est conçu comme une solution de signature électronique idéale pour les entreprises réticentes à partager leurs documents de manière électronique. Elle promet une sécurité renforcée avec un cryptage SSL de 256 bits, en mettant l’accent sur la confidentialité et l’intégrité des documents nécessitant une signature.
Le logiciel Xodo Sign se distingue également par la facilité avec laquelle il peut s’intégrer aux outils existants des entreprises : la solution est compatible avec différents types d’appareils et systèmes d’exploitation.
Le logiciel de signature électronique offre des fonctionnalités telles qu’une intégration facilitée, la préservation de la confidentialité et l’intégrité des documents, ce qui fait de Xodo Sign une option sécurisée et adaptée aux exigences des entreprises en matière de signature électronique.
Le plan XODO Pro démarre à 9 dollars 99 par mois pour un utilisateur.
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Dropbox Sign, le logiciel de signature électronique simple et intuitif
Avec Dropbox Sign, vous pouvez créez une expérience de signature intégrée et personnalisée aux couleurs de votre marque grâce à l’API de signature électronique la plus facile à implémenter d’après le comparatif réalisé par G2.
Le logiciel de signature électronique propose de nombreuses fonctionnalités avancées telles que des modèles de documents, des rappels automatiques envers les signataires, la certification des signatures, l’authentification par SMS, ou encore l’envoie en masse de documents à signer.
Le forfait Standard pour les petites équipes débute à 24 euros par utilisateur et par mois.
Edusign, le logiciel de signature électronique dédié à la formation
Edusign est une solution de signature électronique dédiée aux organismes de formation et aux établissements de l’éducation. Avec cette application, les étudiants et apprenants peuvent signer simplement leurs feuilles d’émargement et de présence aux cours.
Le logiciel de signature numérique propose aussi des modèles de questionnaires de satisfaction à envoyer aux étudiants en fin de formation. Pour ce qui est de la signature numérique, vous pouvez signer vos documents de plusieurs manières incluant des options telles que le chiffrement et la valeur légale des certificats électroniques.
Pour un organisme de formation, la formule standard s’élève à 59 euros par mois pour 3 administrateurs et un nombre de signataires illimité.
Docage, la signature électronique made in France
Avec Docage, le logiciel de signature électronique français, vos documents sont signés, certifiés et horodatés avec un horodatage qualifié eIDAS et ont une valeur juridique reconnue en Europe et aux Etats-Unis.
Les fonctionnalités sont nombreuses : double authentification Email/SMS, signature certifiée, archivage des documents pendant 10 ans, gestion des droits d’accès. Vous pouvez également éditer des documents et effectuer des relances automatiques de signatures.
Docage vous coûtera 4 euros 90 par utilisateur et par mois.
Conga Sign, le logiciel de signature numérique pour les Sales
Conga est un logiciel de signature numérique spécifiquement dédié aux équipes de vente. Que ce soit pour signer un devis, un contrat ou pour valider la livraison, vous pouvez vous appuyer sur cet outil qui s’adapte parfaitement au cycle de vente. Conga Sign est conçu pour les utilisateurs de Saleforces. Vous capturez facilement des e signatures à chaque étape de la vente.
Pour avoir accès aux tarifs du logiciel, il vous faudra demander une démo sur le site internet.
Oneflow, la signature numérique multimodale
Avec Oneflow, vous avez le choix entre différents modes de signature électronique :
- la signature électronique simple ;
- la vérification par SMS ;
- la signature manuscrite ;
- l’identification électronique (adES)
Oneflow propose de nombreuses fonctionnalités telles que les contrats numériques, des templates de contrats et des rappels de signature personnalisés.
Pour avoir accès au forfait Essentiel, il faudra compter 17 euros par mois et par utilisateur.
Quels sont les différents types de signatures électroniques ?
Selon le guide de sélection du niveau des signatures électroniques, il existe quatre niveaux de signature numériques :
- le niveau « simple » : il représente un niveau de sécurité faible et l’identité du signataire peut être difficilement garantie.
- le niveau avancé : les signatures répondent à des exigences spécifiques et doivent, en principe, permettre d’identifier le signataire.
- le niveau avancé : il repose sur un certificat qualifié.
- le niveau qualifié : elle est équivalente à une signature manuscrite et est reconnue dans tous les Etats membres du l’UE.
| Type de Signature Électronique | Description | Utilisations typiques |
|---|---|---|
| Signature Électronique Simple | Niveau de base qui offre un accès facile et une utilisation courante sans garanties fortes sur l’identité du signataire ou la non-répudiation. | Utilisée pour des documents sans risque substantiel de litige ou sans exigences légales strictes. |
| Signature Électronique Avancée | Nécessite des moyens permettant d’identifier le signataire et garantit que les données liées à la signature sont sous son contrôle unique. | Conseillée pour des documents nécessitant une identification fiable du signataire, mais sans audit tiers. |
| Signature Électronique Avancée Reposant sur un Certificat Qualifié | Offre une identification plus fiable du signataire grâce à l’utilisation d’un certificat qualifié, auditée par une autorité indépendante. | Appropriée pour des documents importants où l’identification du signataire doit être irréfutable. |
| Signature Électronique Qualifiée | Le plus haut niveau de sécurité, considéré comme équivalent à une signature manuscrite, reconnu dans tous les États membres de l’UE. | Recommandée pour des transactions à haut risque ou ayant une portée européenne, offrant une présomption de fiabilité. |
Comment choisir le bon niveau de signature électronique pour mes documents RH ?
Pour choisir le niveau approprié de signature électronique pour un document RH, il est crucial de réaliser une analyse des risques détaillée, en prenant en compte plusieurs facteurs décisifs. D’abord, il faut évaluer la portée du document (nationale, européenne, internationale) et son type (contrat, avenant, courrier RH, feuilles de présences).
Ces éléments permettent d’identifier les exigences de reconnaissance extra-nationale et les contraintes réglementaires spécifiques.
Ensuite, il est nécessaire de prendre en compte les obligations légales associées au document. Par exemple, certains documents RH, comme les contrats de travail, peuvent nécessiter légalement une signature de niveau avancé ou qualifié pour être conformes aux réglementations sectorielles ou nationales.
Le troisième facteur à évaluer est la probabilité et la gravité d’un litige potentiel associé au document signé. Plus la probabilité et la gravité d’un litige sont élevées, plus il est prudent de choisir un niveau de signature offrant une force probante élevée, comme la signature électronique qualifiée, qui assure l’identité du signataire et l’intégrité des données de manière irréfutable.
Enfin, il faut considérer la fiabilité de l’environnement de signature électronique et la nécessité de systèmes permettant de générer des preuves complémentaires en cas de litige. En somme, la sélection du niveau de signature doit être guidée par une évaluation minutieuse des risques, des exigences légales et de la nature des documents à signer, pour assurer à la fois conformité et sécurité dans les transactions électroniques.
Pour la plupart des documents RH, un niveau de signature électronique avancé s’impose donc.
A retenir
Dans un monde du travail de plus en plus digitalisé, et face à l’essor du télétravail, le choix d’un logiciel de signature électronique adapté est crucial pour optimiser les processus de gestion des ressources humaines.
Ce guide a exploré une gamme de solutions RH, de DocuSign à Oneflow, mettant en évidence leur accessibilité et leurs fonctionnalités spécifiques qui répondent aux besoins variés des TPE, PME et grandes entreprises.
Chaque logiciel offre des fonctionnalités et des avantages spécifiques, qu’il s’agisse de la simplicité d’utilisation, des options de personnalisation, ou de la conformité avec les normes légales les plus strictes, telles que celles imposées par le règlement eIDAS.
Lors de la sélection d’un logiciel de signature électronique, vous devez considérer non seulement les fonctionnalités techniques mais aussi les implications légales et sécuritaires associées aux différents niveaux de signature.
Le service RH doit, en collaboration avec la DSI et la direction juridique, effectuer une analyse rigoureuse des risques liés à chaque type de document RH pour choisir la solution la plus appropriée.
En fin de compte, l’adoption d’un logiciel de signature électronique doit viser à améliorer l’efficacité, renforcer la sécurité des documents et assurer une expérience utilisateur optimale tout en respectant les cadres réglementaires en vigueur.
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